Allianz

Trade
KONTAKT OSS
Søk

Gjør jobben, send fakturaen, motta pengene

Sjekkliste: Dette skal stå på en faktura

Det å sende en faktura til en kunde for betaling av en vare eller et stykke godt utført arbeid, føles godt for enhver bedrift, og kanskje spesielt for små bedrifter.

Det å se at pengene dukker opp på bedriftens konto er selvsagt en enda bedre følelse. Men det føles slett ikke noe godt når pengene ikke dukker opp.

Det kan være mange grunner til at en betaling ikke gjennomføres i tide, men i en del tilfeller skyldes uteblivende betalinger feil på fakturaen heller enn uvilje fra kunden sin side. Derfor er det viktig at du har full kontroll på hva fakturaen skal inneholde og hvem fakturaen skal sendes til.

Unngå klassiske faktureringsfeil

En av de klassiske feilene er å sende fakturaen til feil person. Det er uheldig av flere grunner:


For det første kan det se ut som om du ikke har kontroll på bedriften, hvilket ser uprofesjonelt ut. Det kan i beste fall bety en forsinket betaling, ettersom fakturaen sirkulerer i systemet til kunden din, og i verste fall kan konsekvensen bli at du mister kunden.

En annen vanlig feil er at man oppgir galt faktura- eller varenummer, eller at varene ikke stemmer med prisen.

"B2B-bedrifter tar det ofte som en selvfølge at kunden er fortrolig med fakturaer, og derfor er de ikke så nøye med å passe på at opplysningene er helt tydelige og presise. Da gjør de oftere noen av de klassiske feilene, som feil i navnet eller betalingsfristen. Jeg har også opplevd at det har vært feil i bankopplysningene, og da er det så klart vanskelig for kunden å betale regningen. Så sørg for at fakturaen ikke inneholder feil og at all den riktige informasjonen er tatt med, så du unngår at du selv gjør det vanskelig å motta betaling,"
forklarer Heikki Näreaho, Key Account Manager i
Allianz Trade.

Dette er viktig å huske på når du fakturerer
 

  • Sørg for at fakturaen din er fullstendig og at alle opplysningene er riktige – kundens navn, beskrivelsen av det du har levert, fakturanummer og dato, valutaenheten og momsbeløpet. Og kanskje det aller viktigste: Kontroller at du oppgir riktig fakturaadresse og person.

  • Hvis du sender fakturaer på e-post, bør du be om en kvittering på at kunden har mottatt fakturaen. Da oppdager du raskere eventuelle feil i e-postadressen, og kunden kan ikke senere påstå at de ikke har mottatt fakturaen i tide.

Sjekkliste  – dette skal stå på en faktura:
 

  • Utstedelsesdato for fakturaen (fakturadato)
  • Et entydig fakturanummer, med utgangspunkt i én eller flere serier
  • Organisasjonsnummeret ditt
  • Bedriftens navn og adresse
  • Kjøpers/kontaktpersonens navn og adresse
  • Varens eller tjenestens omfang og art
  • Dato for salg, eller datoen tjenesten ble utført eller avsluttet
  • Relevant mva-sats
  • Mva-beløp som skal betales (eventuelt informasjon om at salget er fritatt for mva.)
  • Forfallsdato (siste frist for betaling av fakturaen)
  • Valutaenhet (hvis det er snakk om handel med kunder i utlandet)
  • Bankopplysninger, som IBAN-nummer, kontonummer, registreringsnummer samt bankens navn

“Både før du selger varene eller tjenestene dine og når du skal sende dem en faktura, er det viktig at du kjenner kundene dine. Sørg for at du vet mer om kundene dine enn bare adressen og navnet deres. Da minimerer du risikoen for misforståelser og feil som kan resultere i at du får pengene dine for sent, eller i verste fall at du ikke får pengene dine i det hele tatt.”
Heikki Näreaho
Key Account Manager, Allianz Trade