Việc văn bản hóa các chính sách và quy trình rõ ràng, cụ thể về người đảm nhận và cách thức thực hiện các trách nhiệm đối với khoản phải thu là yếu tố tiên quyết để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả. Hãy đảm bảo triển khai các biện pháp kiểm soát này xuyên suốt quy trình quản lý công nợ phải thu:
Tiếp nhận Đơn đặt hàng từ khách hàng
Kiểm soát nội bộ đối với các khoản phải thu thường bắt đầu ngay khi nhận được đơn đặt hàng. Khi đó, Doanh nghiệp cần rà soát để:
- Đảm bảo đơn giá, các điều khoản và điều kiện thống nhất với đơn bán hàng và chính sách của công ty về điều khoản tín dụng;
- Đảm bảo đơn hàng đã được phê duyệt bời người có thẩm quyền phía khách hàng ;
- Đánh giá xếp hạng tín dụng của khách hàng trước khi quyết định cấp tín dụng thương mại; và
- Kiểm tra số dư tài khoản hiện tại của khách hàng so với hạn mức tín dụng được phê duyệt.
- Lập đơn bán hàng
Trước khi phát hành đơn bán hàng, cần đảm bảo các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với khoản phải thu đã được thực hiện đầy đủ, bao gồm:
- Kiểm tra các chi tiết trên đơn đặt hàng của khách khớp với thông tin trên đơn bán hàng của công ty; và
- Đảm bảo đơn bán hàng đã được phê duyệt hoặc xác nhận bởi cấp quản lý có thẩm quyền.
Lập Hóa đơn Bán hàng
Hóa đơn bán hàng thể hiện chi tiết hàng hóa hoặc dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng, số tiền khách hàng phải thanh toán và thời hạn thanh toán. Việc kiểm soát chặt chẽ quy trình này bao gồm các bước
- Lập hóa đơn được đánh số thứ tự trên mẫu biểu chứng từ chính thức của công ty;
- Đối chiếu thông tin trên hóa đơn với đơn hàng;
- Đảm bảo tính chính xác của các phép toán trên hóa đơn;
- Xác nhận địa chỉ và thông tin người liên hệ của khách hàng là chính xác; và
- Xuất hóa đơn cho khách hàng đúng thời hạn.
Ghi sổ Nhật ký Bán hàng
Sổ nhật ký bán hàng cung cấp cái nhìn rõ ràng về từng giao dịch bán hàng, chi tiết về hàng hóa/dịch vụ đã bán, khoản tín dụng đã cấp và các khoản thanh toán đã nhận. Việc kiểm soát nội bộ chặt chẽ đối với các khoản phải thu bao gồm các bước sau:
- Sử dụng bản sao hóa đơn để ghi nhận nhanh chóng vào sổ nhật ký bán hàng cho từng giao dịch;
- Đối chiếu các bút toán với hóa đơn gốc để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu;
- Lưu trữ bản sao hóa đơn theo số hóa đơn; và
- Kết chuyển tổng số liệu trên sổ nhật ký bán hàng sang tài khoản kiểm soát các khoản phải thu trong sổ cái.
Ghi sổ Kế toán Khoản phải thu
Sổ kế toán khoản phải thu khách hàng là bản ghi chép tất cả các giao dịch mua bán theo hình thức tín dụng thương mại của doanh nghiệp. Do sổ này ghi nhận mọi giá trị hóa đơn của khách hàng, nó cung cấp cái nhìn rõ ràng về số tiền nợ chưa thanh toán. Việc quản lý sổ kế toán phải thu là một nhiệm vụ tách biệt với việc thu hồi công nợ.
Các thủ tục kiểm soát nội bộ được khuyến nghị cho sổ kế toán khoản phải thu bao gồm:
- Sử dụng bản sao hóa đơn để ghi nhận kịp thời vào sổ kế toán khoản phải thu ngay khi hóa đơn được phát hành;
- Đối chiếu các bút toán với hóa đơn nhằm đảm bảo tính chính xác;
- Lưu trữ các bản sao hóa đơn chưa thanh toán theo ngày lập hóa đơn;
- Thực hiện kiểm tra ngẫu nhiên hoạt động bán hàng của khách hàng để phát hiện dấu hiệu bất thường nào;
- Định kỳ rà soát số dư tín dụng của từng khách hàng;
- Lập báo cáo các khoản phải thu theo thời hạn;
- Rà soát số dư và đánh dấu các khoản nợ lớn, quá hạn;
- Ghi nhận các khoản chiết khấu thanh toán bằng tiền mặt; và
- Đối chiếu sổ cái các khoản phải thu với tài khoản kiểm soát các khoản phải thu trên sổ cái tổng hợp.
