Zahlungsverzug: Was ist das und was kann ich tun, wenn mein Kunde in Zahlungsverzug kommt?

Sie liefern Ihre Ware oder erbringen Ihre Dienstleistung und stellen Ihrem Kunden eine Rechnung. Doch die Bezahlung lässt auf sich warten. Wann genau kommt ein Schuldner in Zahlungsverzug – und was kann ich dann tun? Wir beantworten die wichtigsten Fragen.

Kunden, die ihre Rechnungen nicht bezahlen, sind mehr als nur ein Ärgernis. Schließlich entstehen durch Außenstände Kosten und Zinsverluste. Im schlimmsten Fall droht sogar ein kompletter Forderungsausfall. Wann genau aber besteht ein Zahlungsverzug, und was kann ich tun, wenn es so weit kommt?

Generell gilt: In Zahlungsverzug gerät ein Schuldner, wenn er die fällige Zahlung trotz Mahnung rechtswidrig und schuldhaft verzögert oder seiner Zahlungsverpflichtung insgesamt nicht nachkommt oder nicht mehr nachkommen kann.

Die Grundvoraussetzung für einen Zahlungsverzug ist, dass ein Anspruch auf eine Zahlung besteht, und dass dieser Anspruch fällig ist. Die Voraussetzungen dafür regeln die Paragraphen §280 und §286 des BGB:

• Die Leistung muss dem Schuldner möglich sein (der Gesetzgeber geht dabei davon aus, dass die Leistung einer Geldschuld grundsätzlich immer möglich ist)
• Der Anspruch wurde durch den Gläubiger angemahnt oder eine Mahnung ist nicht erforderlich
• Es muss ein Verschulden durch den Schuldner vorliegen. Dies ist regelmäßig der Fall, wenn der Schuldner nicht in der Lage ist, die geforderte Zahlung vorzunehmen, oder die Zahlung aus anderen Gründen unrechtmäßig verweigert.

Ein Zahlungsverzug liegt dann vor, wenn ein Schuldner seine Schulden trotz Fälligkeit und Mahnung nicht begleicht (siehe § 286 Abs. 1 BGB). Der Eintritt eines Zahlungsverzugs setzt also grundsätzlich eine Mahnung voraus.

Es gibt aber Fälle, in denen ein Zahlungsverzug auch ohne Mahnung eintritt. Diese Fälle sind gesetzlich geregelt (und zwar in § 286 Abs. 2 BGB). Die Erhebung einer Zahlungsklage oder die Zustellung eines Mahnbescheids im (gerichtlichen) Mahnverfahren stehen dabei einer Mahnung gleich.

Ein Schuldner kommt auch ohne Mahnung in Zahlungsverzug, wenn für die Zahlung eine Zeit unmittelbar oder mittelbar nach dem Kalender bestimmt ist (durch Vertrag, Gesetz oder Urteil). Es genügen also Fälligkeitsvereinbarungen, die der Schuldner eindeutig aus dem Kalender entnehmen kann (zum Beispiel „5. April 20XX“, „42. Kalenderwoche“, „Mitte des Monats X“).

Ansonsten bestimmt das Gesetz, dass ein Schuldner spätestens dann in Verzug kommt, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufforderung bezahlt. Der Gläubiger kann den Schuldner auch schon vor Ablauf der 30-Tage-Frist in Verzug setzen, hierzu bedarf es jedoch einer Mahnung.

Um einen Schuldner in Zahlungsverzug zu setzen, ist grundsätzlich nur eine Mahnung erforderlich (mit Ausnahme der oben genannten Fälle, bei denen ein Schuldner auch ohne Mahnung in Zahlungsverzug gerät). Es gibt keine vorgeschriebene Anzahl von Mahnungen, bis zu drei Mahnungen sind jedoch üblich. Tipp: Mahnungen nie als „1. Mahnung“ oder „2. Mahnung“ kennzeichnen! Denn dann ist für den Schuldner ersichtlich, dass offenbar noch mehr Mahnungen folgen, bevor ihm Konsequenzen drohen, und das könnte seine Zahlungsmoral verringern.

Auch müssen Sie sich als Gläubiger darüber im Klaren sein, dass jede weitere Mahnung ein mögliches Eintreiben der Zahlung weiter hinauszögert. Befindet sich Ihr Schuldner in generellen Zahlungsschwierigkeiten, erhöht sich damit auch das Risiko eines kompletten Ausfalls Ihrer Forderung, z.B. weil der Schuldner pleite ist.

Ein effektives und konsequentes Mahnwesen ist also für jedes Unternehmen unverzichtbar. 

Bleiben Ihre Mahnungen ohne Erfolg, können Sie ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten oder Klage gegen den Schuldner erheben. Das gerichtliche Mahnverfahren wird unabhängig von der Forderungshöhe beim Amtsgericht durchgeführt. Mahnbescheide gibt es im Schreibwarenhandel oder per Online-Antrag.

Besonderheiten gelten für die grenzüberschreitende Forderungsdurchsetzung. In den meisten Fällen empfiehlt es sich, anwaltlichen Rat einzuholen. Innerhalb der EU gibt es durch das Europäische Mahnverfahren und das Europäische Verfahren für geringfügige Forderungen gewisse Erleichterungen (ausgenommen Dänemark).

Viele Unternehmen übergeben den Einzug von Forderungen daher an erfahrene Profis. Auch Allianz Trade bietet einen – hochseriösen und erfahrenen – Inkasso-Service an, der mit Fingerspitzengefühl sicherstellt, dass die Beziehung zu Ihren säumigen Kunden nicht belastet wird.

Sobald ein Zahlungsverzug eingetreten ist, hat der Gläubiger einen gesetzlichen Anspruch auf die Zahlung von Verzugszinsen seitens des Schuldners. Die Höhe der Verzugszinsen ist im BGB gegenüber Unternehmen auf maximal 9 Prozent über dem Basiszinssatz begrenzt. Der Basiszinssatz wird jeweils zum 1. Januar und 1. Juli von der Bundesbank festgelegt (dort können Sie ihn auch erfragen).

Außerdem hat der Gläubiger bei Zahlungsverzug einen Anspruch auf Ersatz für den sogenannten Verzugsschaden. Das können zum Beispiel höhere Zinsen sein, wenn eine Zwischenfinanzierung durch eine Bank erforderlich gewesen ist, oder die Kosten des Mahnverfahrens.

Bezahlt ein Schuldner seine Rechnung nicht, weil er insolvent oder pleite ist, hilft in der Regel nur noch der Gang zum Insolvenzverwalter. In diesem Fall bleibt Ihnen nur die Hoffnung, aus der Insolvenzmasse noch bedient zu werden.

Es gibt jedoch auch eine Möglichkeit, sich gegen Forderungsausfälle abzusichern: Eine Warenkreditversicherung (auch: Kreditversicherung, Kreditausfallversicherung oder Forderungsausfallversicherung) schützt Unternehmen vor unbezahlten Rechnungen bzw. offenen Forderungen. Sie ersetzt Forderungsausfälle, die Ihnen für gelieferte Güter und erbrachte Dienstleistungen entstanden sind, und sichert so den Cashflow Ihres Unternehmens und sorgt damit für sichere Zahlungsströme.