As relações entre cliente e fornecedor podem se tornar tensas se os pagamentos estiverem atrasados. Essa tensão é prejudicial para negócios frutíferos entre as duas partes, representando uma ameaça a todo o relacionamento comercial.

Para evitar que pagamentos atrasados se transformem em faturas não pagas, culminando em processos legais longos e caros, certos erros devem ser evitados. A situação exige compreensão e tato, e demonstra os benefícios de usar um intermediário para manter boas relações e assim amenizar a tensão entre clientes e fornecedores.

A falta de comunicação entre cliente e fornecedor é a causa raiz da tensão em torno de pagamentos e faturas não pagas. Na grande maioria dos casos, o atraso no pagamento de uma fatura é resultado de problemas de fluxo de caixa do cliente. No entanto, os clientes normalmente adotam uma postura fechada ao sentir algo parecido com vergonha. Eles não querem que seus problemas de fluxo de caixa se tornem conhecimento comum, então "fingem estar mortos" e não atendem ligações ou lembretes dos fornecedores. Mas a postura oposta deveria realmente ser adotada.

Nunca é agradável para a administração ter dívidas. Não é algo que eles escolhem conscientemente. Se se encontrarem nessa situação, geralmente é porque não têm como quitar uma fatura não paga em conformidade com os termos iniciais de pagamento que acompanham o pedido.

Problemas de fluxo de caixa podem ter uma gama extremamente ampla de causas relacionadas a problemas de gestão ou condições de mercado, por exemplo. Outra causa pode ser faturas não pagas por um dos seus próprios clientes.

No entanto, também é possível que o cliente não queira pagar devido a uma disputa sobre o pedido – por exemplo, produtos errados ou problemas de qualidade. A disputa pode envolver uma parte infinitesimal do pedido, mas alguns clientes se recusam a pagar um pedido inteiro no valor de £10.000 devido a uma disputa sobre £100, às vezes resultando em uma fatura não paga. Esses clientes fazem da disputa uma questão de princípio. Atrasar pagamentos por esse motivo também é uma forma de reter recursos em caixa, mesmo quando não há necessariamente necessidade de fazê-lo.

Contestar um pedido às vezes é uma ação legítima, atrasando o pagamento sem informar o fornecedor sobre o problema, muito menos assim. Isso também é fonte de tensão por causa de pagamentos e faturas pendentes. O papel dos cobradores nesse caso é lembrar o credor de padrões comerciais decentes para facilitar a recuperação de faturas não pagas.

Se o fornecedor exercer pressão excessiva sobre o cliente para obter o pagamento de uma fatura, isso provavelmente resultará em um conflito. A atitude é compreensível, pois o fornecedor precisa garantir a recuperação das faturas não pagas para suavizar seu próprio fluxo de caixa, mas ninguém gosta de ser pressionado. Da mesma forma, ameaçar um cliente com processos legais não é saudável para o futuro de longo prazo de um relacionamento.

Por outro lado, explorar uma conexão emocional não é garantia. Fornecedor e cliente frequentemente se conhecem, o que pode levar o primeiro a conceder condições de pagamento mais longas para o segundo. O cliente pode então aproveitar essa confiança para priorizar o pagamento a outros fornecedores com quem a relação é menos segura. Um cliente que sofre com vários pagamentos em atraso de faturas frequentemente é tentado a liquidar o último fornecedor com quem lidou...

Uma regra geral é sempre faturar o quanto antes e pedir ao seu cliente que confirme o recebimento.

É claro que você deve garantir que sua fatura esteja correta e todos os detalhes estejam corretos. Manter o recibo arquivado para comprovar que você entregou a fatura com sucesso é uma boa prática.

Depois, anote os detalhes da fatura e acompanhe seu cliente conforme a data de vencimento se aproximar, em vez de esperar até que ela esteja em atraso, especialmente em casos de faturas de valores altos. Se possível, conheça a pessoa responsável por liquidar faturas no negócio do seu cliente, pois isso pode facilitar o pagamento. À medida que o prazo de pagamento se aproxima, acompanhe com um lembrete amigável de que você espera o pagamento rápido.

Se eles perderem o prazo de pagamento, persiga rapidamente a fatura pendente – de preferência por escrito com uma carta de fatura não paga – mantendo o diálogo e garantindo que eles entendam que você não aceitará o pagamento em dívida. Você também pode estabelecer um processo automático de lembrete para lembrar os clientes da obrigação de pagamento e maximizar suas chances de recuperação de faturas não pagas.

Na sua carta de faturas não pagas, certifique-se de incluir o seguinte:

• Detalhes de ambas as empresas (nome, endereço)
• Data da sua carta
• Contato-chave na sua empresa
• Referências de pagamento, número da fatura
• Total devido + juros ou encargos, caso você decida adicioná-los (explique essas cobranças)
• Explique claramente que o pagamento está atrasado e que o cliente violou os termos
• Consulte comunicações anteriores
• Informações sobre o que acontece a seguir, incluindo a data final do pagamento e as consequências caso seu cliente ainda não pague (cobrança de dívidas, processos judiciais).

Você deve manter as informações sobre suas faturas em um formato acessível que ofereça uma imagem clara dos pagamentos atrasados.

O intermediário não tem vínculos emocionais e demonstra abertura, ouvindo o cliente para encontrar uma solução amigável. A negociação extrajudicial é preferível, tanto para facilitar a recuperação de faturas não pagas quanto para manter uma relação comercial. Os clientes não fazem as mesmas promessas a um intermediário do que fazem a um fornecedor que conhecem. Quando o diálogo começa, geralmente entendem e apreciam a abordagem.

A capacidade de ouvir, educar e incutir confiança são fatores que facilitam o diálogo com um cliente atrasado. Especialistas em cobrança explicam que estão ali para ajudar a encontrar uma solução. Portanto, eles explicam a posição do fornecedor que entregou o pagamento pendente da fatura para que eles possam cobrar, de que não pretendem atuar como banco dos clientes. Os clientes entendem esses argumentos.

Os cobradores, como parte neutra aos olhos do cliente, podem rapidamente identificar a origem do problema de pagamento e então encontrar uma solução que satisfaça ambos os lados e contribua para a recuperação de faturas não pagas. Se o atraso no pagamento for resultado de uma disputa sobre o pedido, eles coletam uma descrição das falhas em questão do cliente e dos aspectos "não contestados" para reportar essas informações ao fornecedor. Se o fluxo de caixa for o problema, eles sugerirão reagendar proporções razoáveis.