O que é DSO?
O Dias de Vendas Pendentes (DSO), para uma determinada empresa, é o prazo médio de pagamento de suas faturas comerciais. Em outras palavras, o DSO é o número médio de dias que você leva para receber o pagamento de uma venda.
Por exemplo, se seu DSO for igual a 32, significa que você leva em média 32 dias para receber o pagamento de seus clientes após as vendas.
Se você utiliza crédito comercial com frequência, este é um indicador essencial para avaliar sua capacidade de receber pagamentos em dia. Dada a importância vital do fluxo de caixa para o funcionamento do seu negócio, é claro que é do seu interesse cobrar seus recebíveis pendentes o mais cedo possível. Ao transformar vendas em dinheiro rapidamente, você pode usar ou investir esse dinheiro mais rapidamente.
Você pode calcular o DSO mensalmente, trimestralmente ou anualmente, para todo o seu banco de dados de clientes, mas também para um cliente específico. Isso pode, por exemplo, ajudar a identificar os clientes que demoram mais para pagar.
Como calcular o DSO?
Quer saber como calcular o DSO? A fórmula do DSO funciona da seguinte forma, para um determinado período:
DSO = (contas a receber / vendas totais) * número de dias
Por exemplo, durante o mês de janeiro, a ABC Ltd. vendeu mercadorias no valor de € 50.000, com € 35.000 em contas a receber em seu balanço no final do mês.
Qual é o seu DSO? O cálculo do DSO é: (35.000 / 50.000) * 31 = 22,3 dias. Isso significa que, em média, em janeiro, a ABC Ltd. levou 22 dias para receber o pagamento após a venda.
A fórmula do DSO considera apenas as vendas a crédito. As vendas à vista não são incluídas no cálculo do DSO e podem ser consideradas como se o DSO fosse igual a 0.
DSO ou DPO?
O DPO (Days Payable Outstanding) é o seu indicador espelho: ele permite que você veja quantos dias você leva em média para pagar suas faturas.
DPO = (contas a pagar / custo dos produtos vendidos) * número de dias
Por exemplo, ao longo de 2019, a Star Fresh gastou £ 280.000 em CPV, com £ 30.000 em contas a pagar em seu balanço patrimonial ao final do ano. Seu DSO é: (30.000 / 280.000) * 365 = 39,1 dias. Isso significa que, em média, em 2019, a Star Fresh Ltd levou 39 dias para pagar suas contas e faturas aos seus credores (fornecedores, vendedores, etc.).
Então, ao considerar DSO vs DPO, lembre-se de que DSO é o número médio de dias que seus clientes levam para pagar você, enquanto DPO é o número médio de dias que você leva para pagar seus fornecedores.
Um elemento-chave do seu capital de giro
O DSO permite que você avalie sua capacidade de converter seus recebíveis comerciais em dinheiro. Estes, juntamente com os estoques, constituem o principal elemento do seu capital de giro.
Quanto maior for seu DSO, maior será seu capital de giro e menor será seu fluxo de caixa livre.
Para esse efeito, o DSO é um indicador fundamental da saúde financeira da sua empresa.
O que DSO diz sobre seu negócio?
Calcular o DSO é uma coisa. Saber interpretá-lo é outra. A melhoria do indicador só faz sentido se estiver em linha com a sua estratégia de negócio. Em teoria, uma empresa ou um setor acostumado a vender a prazo terá um DSO maior, quando comparado aqueles que vendem à vista.
Tal como acontece com o capital de giro, a variação do DSO de um período para o outro conta mais do que seu valor absoluto.
Exemplo 1: A Empresa A está acostumada a vender a prazo em seu mercado interno - normalmente em torno de 10 dias - mas agora está expandindo para um país estrangeiro, com um grande cliente que demora mais para pagar as faturas - cerca de um mês. O DSO médio da Empresa A vai subir de 10 para 15 dias.
Exemplo 2: a Empresa B tem uma base de clientes fiéis e regulares e geralmente permite um prazo de pagamento de um mês. Por vários meses, seu DSO se estabilizou em 30 dias.
Nesse caso, é a Empresa A que deve ser particularmente mais cuidadosa, apesar de um DSO mais baixo. Sua capacidade de ser paga em dia e, portanto, seu fluxo de caixa se “deteriorou”.
Financeiramente falando, é sempre bom diminuir o DSO. No entanto, em alguns casos, pode ser mais vantajoso alongar as condições de pagamento para um cliente específico com objetivo de ganhar uma negociação importante. Isso aumentará mecanicamente o DSO, mas não é de todo ruim.
Aliás, é sempre aconselhável comparar seus indicadores com organizações semelhantes: se o seu DSO está bem acima da média das empresas do seu setor ou país, você tem um problema.
Globalmente, os setores com os DSOs mais altos são: construção, eletrônicos e maquinário, com mais de 80 dias em média para receber o pagamento de uma venda - em comparação com uma média geral de 65 dias.
Antes de realizar qualquer empreitada no exterior, também vale verificar o DSO médio do país como base para estabelecer sua estratégia comercial. O DSO médio varia consideravelmente de país para país.
Uma vez que o DSO almejado foi definido, acompanhe seu desempenho com regularidade, especialmente quando começar a trabalhar com novos clientes.
Como melhorar o DSO?
A redução do DSO não está totalmente sob o controle dos departamentos financeiro e contábil da sua empresa. Outras áreas da empresa também influenciam essa métrica. Portanto, reduzir o DSO exige não apenas um esforço concentrado por parte dos executivos financeiros, mas também a cooperação de vários departamentos da empresa. Abaixo, descrevemos seis etapas simples para começar a reduzir os dias de recebimento de contas a receber da sua empresa.
1. Reúna dados sobre o status atual do DSO
Qualquer esforço para reduzir o DSO deve começar com a coleta de dados sobre o status atual do DSO de uma empresa e a criação de uma análise de benchmarking que mostre como esse nível de DSO se compara ao de pares e concorrentes. Essa análise não apenas fornece um ponto de partida para o esforço, mas também fornece uma noção de qual índice de DSO é atingível para a empresa. Para comparar o status da sua empresa com o de outras, a pesquisa Hackett oferece alguns dados básicos por setor. Para dados mais detalhados, considere outras pesquisas do setor ou estudos de benchmarking privados.
Executivos de contabilidade e finanças também podem usar esses dados para defender a redução de DSO junto à alta gerência e aos diversos departamentos cuja cooperação é necessária. Ao tornar a redução de DSO uma prioridade estratégica, os executivos podem justificar mais prontamente os recursos que dedicam ao projeto e incorporar métricas de melhoria de DSO aos objetivos de desempenho individuais e aos incentivos daqueles que impulsionam o esforço.
2. Foco no crédito ao cliente
O DSO é frequentemente impulsionado pela capacidade dos seus clientes de pagar suas faturas em dia. Portanto, qualquer esforço para melhorar o DSO deve considerar o risco de crédito do cliente. Um bom primeiro passo é determinar parâmetros apropriados para riscos de crédito aceitáveis do cliente. Uma empresa pode então usar esses critérios para garantir que todos os novos clientes não representem um risco inaceitável de atraso no pagamento ou inadimplência. As empresas também podem estender esses critérios aos clientes existentes, começando por aqueles que têm atrasado o pagamento.
A função de vendas de uma empresa deve estar a par desse foco renovado no risco de crédito do cliente. Os vendedores não querem perder uma venda porque um cliente tem problemas de crédito. Portanto, as empresas podem precisar implementar incentivos e penalidades específicos para garantir que vendedores e gerentes de vendas cumpram os requisitos de crédito do cliente da empresa.
3. Defina as condições de pagamento do cliente
As métricas de DSO são fortemente influenciadas pelos termos de pagamento que uma empresa oferece aos seus clientes. Esses termos de pagamento devem equilibrar cuidadosamente as metas de DSO da própria empresa com as práticas comuns do setor, bem como as necessidades e expectativas dos clientes. Isso significa identificar em que circunstâncias a empresa oferecerá incentivos aos clientes para pagamentos mais rápidos ou exigirá depósitos ou pagamentos antecipados, apoiados por um processo de aprovação claro ao tomar essas decisões.
As faturas devem indicar de forma clara e visível as condições de pagamento para reduzir as chances de confusão sobre a data prevista para o pagamento. A empresa também deve comunicar-se regularmente com os clientes sobre faturas pendentes e como pode facilitar o pagamento. Por exemplo, alguns clientes podem estar migrando para pagamentos eletrônicos ou preferir que seus funcionários utilizem cartões de pagamento para determinadas compras.
4. Observe os processos de faturamento
Processos contábeis lentos ou ineficientes também podem prolongar o DSO. Portanto, aprimorar o DSO geralmente exige foco em garantir que as faturas sejam enviadas no prazo, contenham todas as informações necessárias e estejam livres de erros. Uma revisão completa do processo de faturamento, incluindo a verificação pontual das faturas, pode revelar erros que podem atrasar o pagamento. Cobranças incorretas, faturas que não refletem os descontos acordados ou endereço de correspondência incorreto são apenas alguns exemplos de erros comuns que podem atrasar os pagamentos.
As empresas também devem revisar e atualizar regularmente as políticas sobre quando enviar faturas e garantir que elas sejam seguidas. Considere enviar faturas na assinatura do contrato, na entrega ou em algum outro momento importante. As empresas também devem auditar os processos de faturamento para identificar atrasos ou erros.
5. Gerencie as contas a receber com cuidado
Após o envio das faturas, a empresa deve ter um plano para acompanhar os saldos pendentes e lembrar os clientes sobre as faturas não pagas. Essa comunicação deve se concentrar em identificar quaisquer problemas que estejam impedindo o cliente de pagar a fatura. Em alguns casos, um cliente, que normalmente é forte, pode estar com problemas de fluxo de caixa e pode ser apropriado oferecer um acordo ou plano de pagamento especial.
Se a falta de pagamento persistir, a empresa deve ter uma política e um processo claros para lidar com essas situações e quaisquer disputas que surjam, incluindo diretrizes sobre quando e como escalar a situação, conforme necessário.
6. Mantenha o ritmo
As empresas devem se comprometer a reduzir o DSO e sustentar esse esforço a longo prazo. A redução do DSO frequentemente exige mudanças nos hábitos, bem como nos processos e procedimentos administrativos. Portanto, as empresas precisam garantir que essas mudanças sejam mantidas e que as pessoas não retornem aos antigos métodos de trabalho. Ao conduzir revisões e discussões regulares sobre as métricas de DSO, as empresas podem manter o foco nesses esforços e reforçar sua importância para a empresa.
O seguro de crédito continua sendo uma das soluções mais eficientes para garantir a estabilidade do seu DSO. Com ele, você está coberto no caso de insolvências ou não pagamento. Como resultado, você tem a garantia de que uma potencial dívida inadimplente não terá um impacto negativo no seu capital de giro.
Concluindo, mais do que reduzir seu DSO, é importante mantê-lo sob controle : um DSO crescente é um sinal de que você não está mais no controle do seu processo de faturamento e cobrança de dívidas e que sua saúde financeira está se deteriorando. Portanto, é importante monitorá-lo constantemente e trabalhar para melhorá-lo, mantendo um bom relacionamento com os clientes.
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