Nezaplatenie faktúry, dokonca aj relatívne malej, môže poškodiť vašu spoločnosť. Najmä ak ste obzvlášť závislí od rýchleho prijatia platby alebo od malého počtu klientov. Keď si k tomu pripočítate váš čas a peniaze, ktoré vynaložíte na vymáhanie pohľadávok, je jasné, že nezaplatenie faktúry vás stojí viac, jako je nominálna hodnota faktúry.
Riešením nedobytných pohľadávok je poistenie proti neplateniu, resp. poistenie pohľadávok - ak vám odberateľ nezaplatí, poisťovňa vašu spoločnosť odškodní.
Pozrime sa na dôvody, prečo niekedy dochádza k neplateniu, a na dôsledky pre vašu spoločnosť.
Neuhradené faktúry a dôsledky pre vašu spoločnosť
Tovar alebo služby ste dodali včas a bezodkladne ste klientovi zaslali faktúru. Dátum splatnosti uplynul, ale faktúra stále nebola uhradená, čo môže mať okamžitý vplyv na váš cash flow – a vy sa môžete dostať do problému, že nie ste schopní včas zaplatiť vašim vlastným dodávateľom.
Následne pošlete upomienku na zaplatenie faktúry, no prejde ďalší mesiac a faktúra zostane nezaplatená. Dôsledky pre vašu spoločnosť sú čoraz vážnejšie. Váš cash flow sa môže ešte zhoršiť, navyše teraz musíte vynaložiť viac času a prostriedkov na vymáhanie pohľadávky. Vzťahy s vaším klientom môžu byť napäté. Zvažujete kontaktovať agentúru na vymáhanie pohľadávok. V neposlednom rade môže mať celá situácia vplyv na chod vašej spoločnosti a samotnú morálku v kancelárii.
Ako môže dôjsť k nezaplateniu faktúry?
Neplatenie faktúr nie je problémom len u nových obchodných partnerov. Môže sa vyskytnúť aj u vašich najlepších klientov - tých, s ktorými pravidelne obchodujete už roky a ktorí doteraz dodržiavali zmluvu vrátane dohodnutých platobných podmienok.
Dôvodov môže byť viacero - vaši obchodní partneri môžu sami čeliť problému s oneskorením platieb. Môžu mať problémy s dodávateľským reťazcom, ktorý spomaľuje dodávky komponentov potrebných na výrobu ich produktu. Môžu mať tiež problém s tovarom a službami, ktoré ste im poskytli, a zadržiavajú platbu, kým sa nezrovnalosť vyrieši. Možno im bola zrušená úverová linka, čo obmedzuje ich prevádzkový kapitál. Úlohu pri neplnení záväzkov mohla zohrať aj neočakávaná zmena na trhu, ktorá napríklad výrazne ovplyvnila predajnosť výrobku vášho klienta.
Ako vymáhať nezaplatenú faktúru?
Z dlhodobého hľadiska je nezaplatená faktúra lekciou o tom, aké je dôležité venovať sa riadeniu pohľadávok a pravidelne sledovať bonitu svojich klientov, a to nielen pri nových klientoch, ale aj počas celého obdobia vašej spolupráce.
Keď dôjde k nezaplateniu, je potrebné rýchlo komunikovať s klientmi o ich faktúrach po splatnosti. Keď telefónne hovory a upomienky zostanú bez odpovede, je čas napísať oficiálny list o nezaplatení.
Tento list má dva účely - uhradiť faktúru a tiež udržať si dobré vzťahy s obchodným partnerom. Vzhľadom na to by mal byť váš list o nezaplatení úctivý, stručný a konkrétny.
Ak sú potrebné následné listy, mali by postupne naberať tvrdší tón. Každý list o nezaplatení by však mal byť napísaný na hlavičkovom papieri vašej spoločnosti, mal by obsahovať váš podpis a nasledujúce informácie:
1) Vysvetlite, že píšete o faktúre po splatnosti.
2) V bodoch zhrňte podrobnosti o faktúre po splatnosti vrátane čísla faktúry, sumy, prípadných úrokov alebo poplatkov a opisu pôvodného zostatku - vrátane dátumov a miest.
3) Poďakujte príjemcovi za rýchlu úhradu a navrhnite telefonický rozhovor, v ktorom prediskutujete podmienky.
Ako sa chrániť pred neplatením faktúr?
Existuje niekoľko riešení, ktoré môžete vo vašej spoločnosti zaviesť na zmiernenie rizika neplatenia alebo na vymáhanie pohľadávok v prípade neplatenia faktúr.
1. Samopoistenie a rezerva na nedobytné pohľadávky - tvorba vlastných finančných rezerv na krytie strát v prípade neplatenia. Z administratívneho hľadiska je to najjednoduchšie riešenie, ale nesiete celé úverové riziko a straty môžu byť v prípade nesplnenia významnej zákazky značné. Na rozdiel od poistenia proti platobnej neschopnosti je vlastné vymáhanie časovo náročné a môže byť nákladné.
2. Akreditív - ide o prísľub banky vášho klienta, že vám zaplatí, keď potvrdíte, že ste riadne splnili svoje záväzky (dodávka, charakter a kvalita dodaného tovaru alebo služieb, dokumentácia atď.). Je to poistka proti nezaplateniu faktúr pre vás aj pre vášho klienta, keďže riziko nezaplatenia prechádza na banku. Tento postup sa však musí obnovovať pri každej transakcii.
3. Faktoring a financovanie faktúr - do hry vstupuje tretia strana, tzv. faktor, ktorá odkúpi pohľadávku so zľavou (zvyčajne 70 až 85 % z celkovej sumy faktúry). Toto môže byť najlepšie riešenie, ako minimalizovať vystavenie sa riziku a čo najrýchlejšie získať hotovosť bez potreby akéhokoľvek zabezpečenia. Tieto zmluvy sú však drahé z hľadiska poplatkov (1 - 4 %) a pokrývajú len časť pohľadávky.
4. Poistenie proti platobnej neschopnosti - nazývané aj poistenie pohľadávok resp. poistenie obchodného úveru - je najkomplexnejším riešením ochrany pred nedobytnými pohľadávkami. Chráni vašu spoločnosť pred nezaplatenými faktúrami tým, že kryje pohľadávky pred neočakávanými obchodnými a politickými rizikami (bankrot odberateľa, zmena dovozných a vývozných predpisov, atď.) počas obdobia 12 mesiacov.
Poistenie pohľadávok je najkomplexnejšie riešenie
Ak vám zákazník nezaplatí, poisťovňa pokryje vašu stratu. Ako ešte môže poistenie pohľadávok vašej spoločnosti pomôcť?
Poistenie proti neplateniu faktúr tiež chráni vaše peňažné toky a pomáha vám efektívnejšie riadiť vaše pohľadávky - napríklad nastaviť schému splátkového kalendára pre nezaplatené faktúry. Mnohé malé firmy jednoducho nemajú silu dosiahnuť tieto výsledky vlastnými silami.
Poistenie pohľadávok podporuje vaše podnikanie aj tým, že:
1. Vašej firme ušetrí veľa času a peňazí. Príkladom je odhad spoločnosti Tide, že malé a stredné podniky v Spojenom kráľovstve v roku 2020 naháňali oneskorené platby v hodnote 50 miliárd GBP, pričom každý podnik mal v priemere päť neuhradených faktúr.
2. Poskytovanie monitoringu a finančných informácií o zákazníkoch a potenciálnych zákazníkoch - napríklad o ich bonite a tiež znalosti trhu. Tieto poznatky sú cennou súčasťou tvorby úspešnej stratégie a pomáhajú vám prijímať informovanejšie rozhodnutia.
3. Podpora expanzie podnikania - poistenie pohľadávok je viac ako len produkt na riadenie rizík. Je to aj obchodný nástroj. Vedomie, že riziko nezaplatenia faktúry je kryté, vám dáva slobodu a možnosť byť konkurencieschopnejší vo vašom podnikaní. Môžete s istotou vstupovať na nové trhy, predkladať svojim potenciálnym zákazníkom konkurencieschopné ponuky a zároveň chrániť svoj cash flow.
4. Podpora financovania - veritelia považujú poistenie pohľadávok za výhodu v rámci procesu rozhodovania o úveroch.
Nezabudnite, že aj keď ste dodržali všetky pravidlá, môžete sa stretnúť s nezaplatenými faktúrami. Riešením môže byť poistenie pohľadávok. Ak chcete získať viac informácií alebo požiadať o cenovú ponuku, kontaktujte nás.