Gewusst wie: Buchhaltung optimieren ist kein Hexenwerk!

Jeder, der sich schon einmal mit Buchführung beschäftigt hat, weiß: Das kann ganz schön Zeit und Nerven kosten! In diesem Artikel bringen wir für Sie das Wichtigste auf den Punkt, was man für eine korrekte Buchhaltung wissen muss.

Kunden glücklich machen, florierende Geschäfte – das steht bei den meisten Unternehmern zurecht im Fokus. Themen wie Buchhaltung sind dagegen bei Chefs oft nicht sonderlich beliebt. Tatsache ist: Wenn es bei der Buchhaltung hakt, kann das schnell gravierende Folgen haben. Umso wichtiger, dass Sie sich schon bei der Einrichtung einen Plan machen, wie das Ganze möglichst einfach und übersichtlich gestaltet werden kann. Auch den aktuellen Gesetzgebungen muss Ihre Buchführung natürlich entsprechen. Die gute Nachricht lautet: Das ist alles gar nicht so kompliziert, wie es auf den ersten Blick erscheint! 

Fehler können immer irgendwo passieren, keine Frage! Bei Problemen mit der Buchhaltung kann das nur leider richtig unangenehm für Ihr Unternehmen werden. Beispiele gefällig? Einige von Ihren Rechnungen werden nicht bezahlt – und Sie merken es nicht. Das kann, wenn es häufiger vorkommt, schnell Ihre Zahlungsfähigkeit einschränken. Oder aber Rechnungen werden aus Versehen doppelt versendet und der Kunde ist nachhaltig verärgert. Das müssen dann die KollegInnen im Kundenservice – oder Sie selbst – ausbaden. Und auch steuerliche Nachteile können sich ergeben: Wenn Sie nicht alle Betriebseinnahmen korrekt erfassen, kann es zu Hinzuschätzungen kommen und ihre Besteuerungsgrundlage vom Finanzamt geschätzt werden.

Diese Beispiele zeigen: Gerade das Thema „Rechnungen“ ist hochsensibel. Hier sollten Sie in Ihrer Buchhaltung 100% korrekt agieren, damit Sie oben genannte Risiken vermeiden. Eine einwandfreie Dokumentation Ihrer Rechnungen ist dafür natürlich die Grundvoraussetzung. Checken Sie zudem regelmäßig Ihre Zahlungseingänge – und vor allem: Werden Sie bei Nichtzahlung aktiv und leiten Sie ein Mahnverfahren ein. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.

Sie sind unsicher, welche Pflichtangaben auf eine Rechnung gehören und wie Sie sich gegen unbezahlte Rechnungen schützen können? Klicken Sie einfach auf die Links und informieren Sie sich schnell und kompakt über diese Themen. 

Für Freiberufler und kleinere Unternehmen kann das Thema Buchhaltung schnell zu einem echten Zeitfresser werden. Oft müssen Massen an Belegen sortiert und kontiert werden und nicht selten entstehen rechtliche Fragen, wie das eine oder andere korrekt verbucht werden muss. Auch das „Reinfuchsen“ in Rechnungs-Softwares dauert natürlich seine Zeit. Kurzum: Wenn sich derartige Fälle häufen, fehlt oft die Zeit für das Wesentliche – die Kunden und der Fokus auf den unternehmerischen Erfolg.

Nicht zu vergessen: Ihre Buchhaltung muss „GOBD-konform“ sein! Das heißt, sie muss den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ entsprechen.

Schon aufgrund dieser rechtlichen Komplexität greifen viele Unternehmen auf die Unterstützung von externen Dienstleistern zurück. Anbieter gibt es hierfür wie Sand am Meer. Kleiner Tipp: Hören Sie sich einfach unter Geschäftspartnern und Freunden um, wer einen zuverlässigen Job macht. Nichts geht schließlich über eine persönliche Empfehlung! Hilfreich wäre es auch, wenn derjenige bereits Kunden aus Ihrem Bereich hat – dann ist er im Zweifel bereits mit einigen „Spezialfällen“ vertraut und findet schnelle Lösungen.

Sie haben sich entschieden, Ihre Buchhaltung selbst in die Hand zu nehmen? Dann haben wir hier fünf wichtige Fragen für Sie, die sich am Anfang stellen sollten:

1. Ist der Anfangsbestand korrekt eingetragen? Denken Sie dabei auch an eventuelle Schuldner und Gläubiger.
2. Sind die Kontaktinformationen aktuell und vollständig? Hier geht es vor allem um Kunden und Lieferanten.
3. Haben Sie alle Waren und Dienstleistungen gelistet? Preis, Beschreibung, Umsatzkategorie, Steuersatz sollten ersichtlich sein.
4. Sind sämtliche Bankverbindungen korrekt hinterlegt? Das spart im Nachgang Ärger und Zeit.
5. Wurden alle Zahlungskonditionen voreingestellt? Wichtig, um später Mehrarbeit zu vermeiden.

Mit einer guten Buchhaltung sorgen Sie vor allem dafür, dass Sie einen Überblick über Ihre gestellten Rechnungen und deren Bezahlung haben. Wenn Sie sich dennoch stärker absichern und vor unbezahlten Rechnungen schützen wollen, helfen wir Ihnen gerne weiter!

Hinweis: Für die Vollständigkeit und Richtigkeit wird keine Haftung übernommen. Holen Sie sich bei Bedarf rechtlichen Rat.