Wie schütze ich mich vor unbezahlten Rechnungen?

Offene Forderungen können für Unternehmen – je nach Anzahl und Höhe – schnell zu einem echten Problem werden. Wir sagen Ihnen, wie Sie sich vor unbezahlten Rechnungen schützen können.

Dass eine Rechnung pünktlich bezahlt wird, ist mittlerweile eher die Ausnahme als die Regel. Noch nie wurden so viele Mahnungen verschickt und Inkassounternehmen beauftragt. Und wenn die gesamte wirtschaftliche Lage schwierig ist (wie z.B. während der COVID-19 Pandemie), verschärft das die Situation noch weiter. Welche Gründe auch immer Ihre Kunden haben, um nicht zu zahlen: Es gibt einige wirksame Mittel, um sich vor den finanziellen Folgen unbezahlter Rechnungen (Experten sprechen von „Forderungsausfall“) zu schützen.

Sie denken, Sie kennen Ihre Geschäftspartner? Ganz bestimmt tun Sie das: Eine persönliche, vertrauensvolle Kundenbeziehung ist schließlich das A und O. Bei umfangreichen Projekten mit größeren Rechnungen sowie bislang unbekannten Neukunden sollten Sie jedoch genauer hinschauen, wie es um die Zahlungsfähigkeit Ihres Gegenübers bestellt ist. Sie können sich in dessen Umfeld umhören, Handwerkskammern und Innungen kontaktieren – oder aber: Siesichern sich weiter ab , mit einer sogenannten „Bonitätsprüfung“. Als „Bonität“ bezeichnet man die Kreditwürdigkeit eines Unternehmens. Eine Bonitätsprüfung ist also eine Art „Frühwarnsystem“, ob Ihr Kunde in finanziellen Schwierigkeiten steckt. Sie besitzen damit eine aktuelle und verlässliche Wissensgrundlage, die Sie vor säumigen Zahlern „warnt“. Hier erhalten Sie dazu weitere Infos!

Schutz vor Forderungsausfall beginnt schon vor der ersten Rechnungsstellung. Achten Sie darauf, dass Ihr Kunde Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen kennt und diese auch schriftlich bestätigt! Damit arbeiten Sie auf der gleichen rechtlichen Grundlage zusammen. Spätestens 10 bis 14 Tage nach Projektabschluss sollten Sie dann die Rechnung gestellt haben. Und: Den gleichen Zeitraum sollten Sie auch als Zahlungsziel ansetzen!

Denken Sie auch daran, dass Ihre Rechnung alle Pflichtangaben enthält. Dazu gehören u.a. Name und Anschrift des Rechnungsempfängers und Ihres Unternehmens, Ihre Finanzamts-Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer.

Sie haben die Möglichkeit, Waren und Produkte unter Vorbehalt zu liefern? Dann sollten Sie diese nutzen! Eine Lieferung unter Vorbehalt heißt im Grundsatz nichts anderes, als dass gelieferte Waren Ihr Eigentum bleiben, bis der Kunde sie vollständig bezahlt hat. Das Thema hat durchaus seine Tücken - denn von einheitlichem und klarem Recht keine Spur. Was ist zum Beispiel, wenn die Ware bereits verarbeitet und vielleicht auch nur teilweise weiterverkauft wurde? Wo bleibt der Eigentumsvorbehalt bei schnell verderblichen Gütern? Lassen Sie sich bei Bedarf hierzu rechtlich beraten.

Verständnis für Zahlungsschwierigkeiten zu haben, ist zwar menschlich, aber es hilft Ihnen als Unternehmer nicht weiter. Anders gesagt: Bei ausbleibenden Zahlungen ist eine Mahnung sehr wichtig! Schon allein deshalb, weil der Kunde spätestens durch die Mahnung nun ganz offiziell in Zahlungsverzug ist und Sie sich damit weitere rechtliche Schritte offenhalten. Hier erfahren Sie, was Sie beim Erstellen von Mahnungen beachten müssen.

Der Kunde zahlt nach einer Mahnung immer noch nicht? Dann haben Sie jetzt mehrere Möglichkeiten: weitere Mahnungen schreiben, ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten oder ein Inkassounternehmen beauftragen, um offene Forderungen bei den Schuldnern einzutreiben. Welche Maßnahme sich bei Ihren Kunden empfiehlt, ist immer eine Frage des Einzelfalls und am Ende Ihre Entscheidung.

Nur weil Ihre Kunden Rechnungen nicht bezahlen, müssen Sie und Ihr Unternehmen nicht in finanzielle Schwierigkeiten geraten. Genau aus diesem Grund gibt es nämlich sogenannte „Warenkreditversicherungen“, kurz: WKV. Diese bieten eine Absicherung gegen Forderungsausfälle: Sind Kunden z.B. insolvent und können Ihre Rechnungen nicht mehr bezahlen, ersetzt die Warenkreditversicherung Forderungsausfälle, die bei Ihnen für gelieferte Güter und Dienstleistungen entstanden sind. Hier erhalten Sie dazu weitere Infos.

Hinweis: Für die Vollständigkeit und Richtigkeit wird keine Haftung übernommen. Holen Sie sich bei Bedarf rechtlichen Rat.