Ako vyjednávať platobné podmienky so zákazníkmi?

Poskytnutie obchodného úveru vášmu klientovi spočíva v súhlase s odložením platieb do vašej pokladne napriek tomu, že je faktúra podpísaná a obrat zaevidovaný. Musíte sa preto ubezpečiť, že to váš cash flow umožňuje.

Preto je pred rokovaním o úverových podmienkach nevyhnutná dobrá analýza vášho prevádzkového kapitálu. Nahromadenie obchodných pohľadávok by mohlo znížiť váš voľný peňažný tok a znehodnotiť vaše súčasné operácie a investície.

Preverte si tiež, či má vaša spoločnosť dostatočné finančné rezervy pre prípad komplikácií s neplatičmi.

Vhodné je tiež preštudovať si finančnú situáciu vášho klienta ešte pred vyjednaním platobných podmienok na faktúre - napríklad kontrolou úverov zákazníka – aby ste mohli posúdiť jeho schopnosť platiť načas.

Finančné výkazy spoločnosti môžete využiť k odhadu ich solventnosti v krátkodobom a strednodobom horizonte. Predovšetkým by ste sa mali pozrieť na ich prevádzkový cash flow - hotovosť generovanú bežnými operáciami - a tiež na pomer dlhov k príjmu v porovnaní s priemernou hodnotou v ich odvetí.

Môžete tiež požiadať o kreditnú správu s podrobnou históriou platieb vášho klienta u iných spoločností. Kreditné skóre je merítkom finančnej stability spoločnosti a pravdepodobnosti, že zaplatí včas: skóre sa zvyčajne pohybuje od 1 do 100, pričom 75 je vynikajúce skóre.

Niektoré banky a spoločnosti ponúkajú vypracovanie takýchto kreditných reportov.

Okrem finančných aspektov je užitočné preveriť si reputáciu vášho klienta, reputáciu jeho banky, jeho obchodné praktiky a pozadie vrcholových manažérov spoločnosti: komerčný úver je tiež založený na dôvere.

Pri hodnotení úverovej bonity vášho klienta a vyjednávaní vhodných platobných podmienok je možné vziať do úvahy ďalšie objektívnejšie a nefinančné prvky:

• Veľkosť klienta: malý klient je často riskantnejší a je nákladnejšie ho riadiť vo vzťahu k objemu obchodu, ktorý predstavuje a k jeho finančným zdrojom.
• Životnosť tovaru: ak dodávaný produkt rýchlo podlieha skaze alebo má krátku trvanlivosť, jeho vedľajšia hodnota - ktorá môže v konečnom dôsledku slúžiť ako záruka v prípade neplatenia – sa rýchlo zníži. V takom prípade sú vhodnejšie krátke platobné podmienky.

„Podmienky predaja“ sú základné a najdôležitejšie podmienky vašej zmluvy: cena, objem, dodanie, spôsob úhrady a dátum. Musia byť jednoznačne jasné.

Obchodný úver sa u vášho kontaktu zhmotní do „úverovej linky“, ktorá podrobne popisuje, ako sú časovo naplánovanie platby. Líši sa od „platby vopred“ (PIA), ktorá predstavuje platbu pred ešte dodaním alebo od „platby na dobierku“ (COD), čo znamená okamžitú platbu pri dodaní.

V prípade úverovej linky môže klient vyjednať zľavu za predčasné zaplatenie faktúry alebo ak je platba vykonaná včas. Tento druh mechanizmu môže byť veľmi silný: povzbudzuje vášho klienta k rýchlej úhrade a dlhodobo buduje lojalitu.

Príklad. Klientovi je poskytnutý obchodný úver s podmienkami „5/10 netto 30“: ak je platba vykonaná do 10 dní, klientovi je poskytnutá zľava 5%. Ak nie, celá suma je splatná do 30 dní.

Môžete sa tiež dohodnúť na čiastočnej platbe vopred alebo na depozite za možnosť dlhších podmienok splatnosti.

K zaisteniu včasnej úhrady môžete aktivovať niekoľko mechanizmov:  

• Vždy sa uistite, že fakturujete čo najskôr a požiadajte svojho klienta o potvrdenie prijatia. Poznamenajte si podrobnosti faktúry a s blížiacim sa termínom splatnosti klienta kontaktujte. Nečakajte, až bude po splatnosti, najmä pri faktúrach s veľkou sumou. Ak nestihnú termín úhrady, pokračujte v dialógu a uistite sa, že chápu, že neakceptujete nezaplatenie.
• Urgujte oneskorené platby rýchlo a dôrazne. Môžete napríklad vytvoriť automatizovaný proces upomienok, ktorý klientom pripomenie ich platobnú povinnosť.
• Ak klient nedodrží termín splatnosti, môžete požadovať zaplatenie pokuty a úrokov z neuhradeného dlhu. Ak sa však finančná situácia klienta už zhoršila, bude bohužiaľ aj tak obtiažne pokuty vymôcť.
• Ako posledná možnosť môžu aktíva klienta slúžiť ako záruka. Túto záruku je ale možné získať až na konci často dlhého a nákladného súdneho konania.

Posledné dve kompenzácie je často obtiažne získať v prípade platobnej neschopnosti zákazníka. Preto vám “predplatné” poistenia pohľadávok umožňuje efektívne pokryť vaše riziko obchodného úveru.

Za technickými a finančnými aspektmi rokovaní o platobných podmienkach stojí komplexnejšia obchodná stratégia. Musíte si položiť otázku, aký vzťahy chcete so zákazníkom dlhodobo budovať.

Verný a stály klient musí byť odmenený: tieto vzťahy tvoria základ toho, čo udržuje vaše podnikanie, zaisťuje opakovanie objednávok a v konečnom dôsledku solídnosť vášho pozitívneho cash flow.

Podobne je v prípade nezaplatených faktúr potrebné udržiavať dobré vzťahy so zákazníkmi a upokojovať napätie, aby sa neskorá platba nestala nedobytnou.

Na záver možno povedať, že neexistuje žiadny magický vzorec na vyjednanie dokonalých platobných podmienok. Dôkladné pochopenie vašej finančnej situácie a situácie vášho klienta, ako aj definícia jasnej obchodnej stratégie vám však môžu pomôcť vytvoriť pevný základ pre rokovania. Spolu s dobrým poistením pohľadávok budete schopní kontrolovať finančnú situáciu vašej spoločnosti a dlhodobo riadiť portfólio vašich klientov.