Negociar as condições de pagamento com os clientes pode, às vezes, ser uma equação difícil de resolver sem comprometer sua situação financeira ou o acordo concluído. Uma análise rigorosa da situação do seu cliente, junto com os mecanismos de cobertura relevantes, pode ajudar você a encontrar o ponto ideal.

Os pontos mais importantes das condições de pagamento são: custo, volume, entrega, forma de pagamento e data. Eles precisam estar absolutamente claros.

No contrato, o crédito pode ser concedido como uma “linha de crédito”, que detalha como o pagamento será programado ao longo do tempo. Isso difere de “pagamento antecipado” (PIA), que envolve o pagamento antes da entrega, ou de “pagamento na entrega” (COD), que significa pagamento imediato no momento da entrega.

No caso de uma linha de crédito, o cliente pode negociar um desconto por pagamento antecipado da fatura ou um abatimento se o pagamento for feito dentro do prazo. Esse mecanismo pode ser altamente positivo: incentiva o cliente a pagar rapidamente e fortalece a fidelidade no longo prazo.

Exemplo: Um cliente recebe crédito com termos de “5/10 net 30”: se o pagamento for feito em até 10 dias, o cliente recebe um desconto de 5%. Caso contrário, o valor integral vence em 30 dias.

Você também pode negociar um pagamento parcial antecipado ou um depósito como contrapartida para prazos de pagamento mais longos.

Conceder crédito ao seu cliente consiste em concordar em adiar um fluxo de dinheiro para o seu tesouro, mesmo que a fatura tenha sido assinada e o faturamento registrado. Portanto, você deve garantir que sua posição de fluxo de caixa permita isso.

Por isso, uma boa análise do seu capital de giro é essencial antes de negociar os termos de crédito. O acúmulo de contas a receber pode reduzir seu fluxo de caixa livre e prejudicar suas operações e investimentos atuais.

Também é útil verificar se sua empresa possui reservas financeiras sólidas suficientes em caso de complicações com um pagador inadequado.

Da mesma forma, é recomendável estudar a situação financeira do seu cliente – por exemplo, realizando checagens de crédito dos clientes – antes de negociar os termos de pagamento da fatura, para avaliar sua capacidade de pagamento no prazo.

As demonstrações financeiras da empresa podem ser usadas para estimar sua solvência no curto e médio prazo. Em particular, você deve analisar o fluxo de caixa operacional deles – o dinheiro gerado pelas operações atuais – assim como a relação dívida/renda, em comparação com a média do setor.

Você também pode solicitar um relatório de crédito, detalhando o histórico de pagamentos do seu cliente com outras empresas. A pontuação de crédito é uma medida da estabilidade financeira de uma empresa e da probabilidade de ela pagar em dia: a pontuação geralmente varia de 1 a 100, sendo 75 uma pontuação excelente.

Alguns bancos e empresas oferecem a produção desses relatórios de crédito ou pontuações de crédito.

Além dos aspectos financeiros, é útil informar-se sobre a reputação do seu cliente, a reputação do banco, as práticas comerciais e o histórico dos principais gestores da empresa antes de definir os termos de pagamento: um crédito comercial também se baseia em uma relação de confiança.

Outros elementos mais objetivos e não financeiros podem ser considerados para avaliar a credibilidade de crédito do seu cliente e negociar condições de pagamento apropriadas:

• O tamanho do cliente: um cliente pequeno costuma ser mais arriscado e caro de gerenciar em relação ao volume de negócios que representa e aos seus recursos financeiros.
• A vida útil dos bens: se o produto fornecido for perecível ou tiver vida útil curta, seu valor colateral – que pode, em última análise, servir como garantia em caso de não pagamento – diminuirá rapidamente. Nesse caso, prazos de pagamento curtos são preferíveis.

“Termos de venda” são as condições básicas e mais importantes de pagamento do seu contrato: custo, volume, entrega, método e data de pagamento. Eles precisam estar absolutamente claros.

No seu contrato, o crédito comercial se materializa em uma “linha de crédito”, que detalha como o pagamento será programado ao longo do tempo. Isso difere do “pagamento antecipado” (PIA), que envolve o pagamento antes da entrega, ou do “pagamento na entrega” (COD), que significa pagamento imediato no momento da entrega.

No caso de uma linha de crédito, o cliente pode negociar um desconto pelo pagamento antecipado da fatura, ou um abatimento se o pagamento for feito dentro do prazo. Esse tipo de mecanismo pode ser altamente virtuoso: incentiva o cliente a pagar rapidamente e gera maior fidelidade no longo prazo.

Exemplo. Um cliente recebe crédito comercial com termos de “5/10 net 30”: se o pagamento for feito em até 10 dias, o cliente recebe um desconto de 5%. Caso contrário, o valor total vence em 30 dias.

Você também pode negociar um pagamento parcial antecipado ou um depósito como contrapartida para prazos de pagamento mais longos.

Existem várias alavancas que você pode ativar para garantir o pagamento em dia:

• Sempre certifique-se de faturar o quanto antes e peça ao cliente para confirmar o recebimento. Anote os detalhes da fatura e acompanhe seu cliente conforme a data de vencimento se aproximar, em vez de esperar até que o vencimento esteja atrasado, especialmente em casos de faturas de valores altos. Se eles perderem o prazo de pagamento, mantenha o diálogo e garanta que entendam que você não aceitará não pagamento.
• Corra atrás do pagamento atrasado rápida e firmemente. Você pode, por exemplo, estabelecer um processo automático de lembrete para lembrar os clientes da obrigação de pagamento.
• Caso o cliente não cumpra os prazos de pagamento, você pode exigir o pagamento de multas e juros sobre dívidas pendentes. No entanto, se a situação financeira do cliente já tiver se deteriorado, as penalidades serão igualmente difíceis de recuperar.
• Como último recurso, os bens do cliente podem servir como uma garantia de salvaguarda. Essa garantia só pode ser obtida ao final de processos judiciais, muitas vezes longos e caros.

As duas últimas compensações costumam ser difíceis de obter no caso de um Insolvência do cliente. É por isso que a assinatura de uma apólice de seguro de crédito permite que você cubra eficientemente seu risco de crédito comercial.

Por trás dos aspectos técnicos e financeiros da negociação dos termos de pagamento está uma estratégia de negócios mais abrangente. Você deve se perguntar que tipo de relacionamento deseja construir com seu cliente a longo prazo.

Um cliente fiel e regular deve ser recompensado: essas contas constituem a base do que sustenta seu negócio, garantem a recorrência dos pedidos e, em última análise, a solidez do seu fluxo de caixa operacional.

Da mesma forma, em caso de faturas não pagas, você precisa manter um bom relacionamento com o cliente e aliviar as tensões para evitar que o pagamento atrasado se transforme em inadimplência.

Em conclusão, não existe uma fórmula mágica para negociar os termos de pagamento perfeitos. Mas um entendimento profundo da sua situação financeira e da do seu cliente, assim como a definição de uma estratégia de negócios clara, pode ajudar a estabelecer uma base sólida para as negociações. Junto com um bom seguro de crédito, você será capaz de controlar a situação financeira da sua empresa e a gestão de longo prazo do seu portfólio de clientes.