Sei troppo impegnato a coordinare le attività produttive e hai tralasciato l’aggiornamento e l’organizzazione della contabilità? Un passo falso da evitare a tutti i costi se non vuoi mettere a repentaglio l'esistenza della tua azienda. Tenere una tempestiva e costante attività di controllo dei pagamenti ricevuti e delle spese, anche se può risultare noioso, è la pietra angolare di una sana attività aziendale. Solo attraverso un quadro chiaro della posizione finanziaria, si è in grado di intercettare in tempo segnali di pericolo e mettere in atto una strategia per evitare il peggio.
Se, come abbiamo visto, un flusso di cassa positivo è il presupposto imprescindibile per garantire solidità all'azienda, ci sono una serie di accorgimenti che è meglio adottare per non incorrere in una crisi di liquidità.
Vediamone alcuni:
1. Assicurati di incassare una fattura prima possibile
Il ritardo o il mancato pagamento delle fatture è senza dubbio una delle principali cause che possono determinare per l’impresa, soprattutto se medio-piccola, una crisi di liquidità. Consentire ai clienti di effettuare pagamenti in ritardo è un'abitudine da evitare a ogni costo. In generale, è meglio comunque mettere in chiaro da subito la policy creditizia, magari offrendo uno sconto per il pagamento anticipato e penali per quello tardivo. Una volta avviato un rapporto di lavoro, risulta poi difficile cambiare le regole “in corsa”. Anzi, si corre il rischio di passare addirittura dalla parte del torto.
Un campanello d'allarme da non trascurare sono i clienti che provano costantemente a modificare i termini di pagamento o trovano continue scuse per non saldare i debiti. Se ti trovi in questa situazione, prendi nota dei dettagli della fattura e segui il tuo cliente all'avvicinarsi della data di scadenza, invece di aspettare che sia scaduta.
Inoltre, per non incorrere in cattive sorprese, mai evadere un ordine (soprattutto se di grandi dimensioni) senza aver valutato la solvibilità dei clienti. Raccogliere più informazioni possibili e di qualità sui clienti può permetterti una valutazione in anticipo della loro solvibilità.
2. Ritardi nel saldo delle fatture
Nonostante le precauzioni, può capitare di dover far fronte a ritardi nel saldo delle fatture. L’importante è agire tempestivamente al primo segnale. Tanto più quando si tratta di fatture con importi elevati. Solo così eviterai che il credito si accumuli fino a diventare inesigibile.
Prevedi pertanto una formula standard per inviare una email di sollecito. Se non rispettano la scadenza del pagamento, tieni aperto il dialogo e assicurati che capiscano che non accetti il mancato pagamento.
3. Rischio di concentrazione
Un altro problema legato ai clienti può essere rappresentato dal rischio di concentrazione. Questo vale soprattutto per le aziende che hanno un portafoglio costituito da un numero ridotto di clienti. In questi casi l’insolvenza di pochi nominativi può determinare perdite su crediti di rilievo, con effetti negativi sulla tenuta economico-finanziario dell’impresa e sulla liquidità.
4. Importanza delle previsioni
Se il rendiconto finanziario di un'azienda fornisce una fotografia di come sono gestite le attività di una società, ovvero da dove proviene la liquidità e come viene spesa, in un determinato periodo; la proiezione del flusso di cassa offre agli imprenditori la stima di eventuali afflussi e deflussi di cassa in relazione a spese e investimenti futuri.
Analizzare i due documenti, mettendo a confronto i dati reali con le proiezioni, è un'attività da non tralasciare in quanto fornisce una consapevolezza maggiore delle opportunità e minacce future. Rendiconti e proiezioni sono utili solo se vengono raffrontati ogni mese.
Se differiscono, individuane il motivo e adotta misure per migliorare le tue previsioni finanziarie.
5. Tenere in ordine la contabilità
Questo, come abbiamo accennato, può rappresentare per molti imprenditori un vero e proprio scoglio. Se non riesci a seguire in prima persona gli aspetti amministrativi della tua azienda, o se non puoi permetterti di rivolgersi ad un professionista, puoi acquistare un software per la contabilità. Sul mercato ce ne son numerosi: mettono in ordine fatture e registrano pagamenti. In questo modo, potrai ottenere report periodici su entrate e uscite, che ti consentiranno di monitorare i flussi di cassa la liquidità della tua impresa.
6. Tenere sotto controllo le spese
Un'altra buona regola da seguire per evitare una crisi di liquidità è tenere sotto controllo le spese. Spendere troppo può essere dannoso per la crescita dell'azienda, quanto guadagnare troppo poco. Mai dunque fare il passo più lungo della gamba.
Inoltre, un atteggiamento prudente da adottare su questo fronte, è quello di tenere un fondo cassa per le emergenze. Si pensi, per esempio, al caso di un guasto improvviso di macchinari per la produzione o ad una grossa fattura pagata in ritardo. Avere una "cassa" a cui poter attingere, protegge la tua azienda dall'impatto di spese impreviste.
7. Attenzione alle false aspettative
Se è vero che un atteggiamento positivo sul futuro è importante per raggiungere traguardi ambiziosi e tenere alto il morale del team di lavoro, è altrettanto vero che un eccesso di ottimismo può farci correre inutili pericoli. Soprattutto quando questo atteggiamento finisce distorcere le proiezioni finanziarie. E in particolare quelle sulle vendite, che devono essere quanto più possibile realistiche. Stima eccessiva sul reddito futuro finiscono per creare false aspettative e distorsioni, che nel lungo periodo, possono mettere a rischio l'attività stessa dell'azienda.
