Mantenere buoni rapporti con i clienti è fondamentale ma non sempre facile, soprattutto quando si verificano ritardi nei pagamenti. Anche alle migliori aziende può capitare di non essere puntuali, ma ricorda: devi fare tutto il possibile per evitare che il ritardo si trasformi in un mancato pagamento, perché questo comporterebbe la rottura dei rapporti, facendoti perdere tempo e denaro. Ecco alcuni consigli su come comportarsi in queste situazioni.
1. Keep calm e sii costruttivo
Innanzitutto, non mettere troppa pressione. Anche se le tue preoccupazioni sono comprensibili, le richieste martellanti rischiano di portare a uno scontro, soprattutto se la situazione non dipende totalmente dal tuo cliente.
Adotta quindi un atteggiamento costruttivo, ad esempio facendo una telefonata a settimana o proponendo diverse soluzioni di pagamento per saldare il debito. Allo stesso tempo, non essere troppo comprensivo o il cliente potrebbe approfittarsene.
Infine, attenzione a minacciare procedimenti giudiziari: pensa sempre all’impatto che questo potrebbe avere sulla relazione a lungo termine con il cliente.
2. Comunica in modo aperto e onesto
La mancanza di comunicazione è spesso la causa principale delle tensioni legate ai pagamenti. Cerca quindi di mantenere un atteggiamento trasparente durante tutte le fasi di contatto.
Ad esempio, sapevi che una delle cause più comuni dei ritardi di pagamento per le aziende è la gestione non efficace del flusso di cassa? Questa situazione spesso viene nascosta dalle imprese che la vivono, che per evitare di confrontarsi con i fornitori ignorano i solleciti e si sottraggono il più possibile alle chiamate.
È molto importante invece essere chiari su questo punto e documentare ogni scambio con il cliente. A questo scopo, ricorda sempre di:
- Inviare una mail dopo ogni conversazione telefonica
- Spiegare nel dettaglio quanto avete concordato durante la conversazione
- Certificare e creare una copia di ogni e-mail in modo da costruire un archivio
3. Mettiti nei panni del cliente
Se vuoi trovare una soluzione, devi capire per quale motivo il tuo cliente è in ritardo con i pagamenti. Non è detto che sia colpa sua: spesso entrano in gioco fattori esterni e imprevedibili. Ad esempio, il tuo cliente potrebbe avere a sua volta difficoltà a farsi pagare dai suoi fornitori.
Come puoi vedere, i ritardi nei pagamenti non devono necessariamente comportare un danno finanziario per la tua azienda, né portare alla fine di un rapporto commerciale. L’importante è mantenere un equilibrio tra le finanze della tua azienda e la relazione con i clienti.
4. Rivolgiti ad un intermediario
Infine, rivolgersi a un soggetto terzo che non ha legami emotivi con la situazione è un’ottima idea per arrivare a una soluzione. In questo modo non solo potrai ottenere risultati migliori in meno tempo, ma eviterai anche lunghe e dispendiose cause legali.
Un intermediario come Euler Hermes dedica tempo e attenzione all’ascolto del cliente, aiutandolo a individuare la vera fonte del problema. Gli esperti di recupero crediti vogliono prima di tutto arrivare a una soluzione condivisa e questo approccio convince i clienti a collaborare, perché capiscono che è anche nel loro interesse.
In questo modo, spesso si arriva a soluzioni “Win-Win” mettendo in chiaro le dispute e le controversie che hanno generato il ritardo del pagamento e riprogrammando insieme un nuovo piano comune.
