Wist u dat één op vier faillissementen onder bedrijven het gevolg is van onbetaalde facturen? Het is essentieel om uw bedrijf te beschermen tegen achterstallige betalingen en wanbetalingen van klanten. Daarom moet u ervoor zorgen dat u een effeciënt kredietbeleid heeft. Een kredietbeleid heeft betrekking op de processen voor het verlenen van krediet aan uw klanten, het vaststellen van betalingsvoorwaarden om hen in staat te stellen hun facturen op tijd te betalen, en het invorderen van betalingen. Het is als een draaiboek: het verduidelijkt het actieplan in elk soort kredietsituatie, zodat alle werknemers weten wat zij moeten doen en wanneer. Dit levend document evolueert met de grootte en de doelstellingen van het bedrijf.
Debiteurenbeheer
Uw kredietbeleid opstellen
Naarmate een bedrijf groeit en complexer wordt, komt er een moment waarop de ongeschreven regels niet langer efficiënt zijn. Voordat dit gebeurt, is het van groot belang een kredietbeleid uit te stippelen en toe te passen dat het order-to-cash-traject verduidelijkt. Dit document moet de risicobereidheid van de onderneming weerspiegelen en moet rekening houden met de marges, de product/geografie-mix, de cashflow en de financiering.
Uw kredietbeleid moet duidelijk de volgende onderwerpen behandelen:
1. Structuur van de kredietafdeling
Uw document moet een bevoegdheidsmatrix bevatten waarin de rol en de verantwoordelijkheid worden aangegeven van elke werknemer die bij het kredietbeheer betrokken is. Het moet vragen beantwoorden, waaronder:
- Wie keurt kredietlimieten goed en voor welke bedragen?
- Wie keurt speciale voorwaarden en betalingsplannen goed in geval van achterstallige betaling?
- Wat is de rol van het verkoopteam?
2. Know Your Customer-procedure
KYC gaat over het identificeren en het controleren van de identiteit van uw klant bij het openen van een account. In uw kredietbeleid moet de KYC-sectie het sjabloon van een uitgebreid kredietaanvraagformulier bevatten. Daarin moeten de vereiste juridische documenten, de verificatieprocedures, de eigendomsstructuur, de contactgegevens, de bankreferenties, de handelsreferenties, en de details van alle verbonden juridische entiteiten worden vermeld.
3. Kredietrisicobeoordeling van nieuwe klanten
Het verzamelen van financiële informatie is belangrijk, maar het is nog belangrijker te begrijpen hoe het bedrijf werkt, wat zijn positie op de markt is en wat de externe risico's zijn, zoals politieke risico's voor internationale cliënten. U zult moeten bepalen hoe u hun betrouwbaarheid kunt beoordelen en wat een alarmsignaal kan zijn. Een best practice is om voor elke klant in uw portefeuille een risicocategorie toe te passen, per kanaal en van laag tot hoog risicoprofiel.
4. Voorwaarden
Hoe langer de betalingstermijnen, hoe groter het effect op uw kascyclus en op uw potentiële risico. Naast de verwachte betalingstermijn moet dit gedeelte ook de aanvaarde betalingswijzen vermelden. U moet ook aangeven op welke basis een klant kan overstappen van vooruitbetaling naar kredietverlening en voor welk bedrag. Uw kredietlimiet voor elk type klant moet rekening houden met de verwachte betalingstermijnen en -volumes, maar ook met de aankoopcapaciteit van de klant op basis van de kredietbeoordeling.
5. Risico's bewaken en beheren
Hoe vaak evalueert u de klanten en de kredietlimieten voor elke risicocategorie opnieuw? Hoe controleert u uw concentratierisico en de risicoblootstelling van uw belangrijkste klanten? Hoe gaat u om met alarmsignalen die uw klanten vertonen? Hoe beheert u achterstallige of nieuwe bestellingen van klanten met een openstaand saldo? U kunt een procedure voor nalevingsrapportage inbouwen om elk kwartaal de resultaten bij te houden van alle door het management goedgekeurde uitzonderingen die niet in overeenstemming zijn met uw kredietbeleid.
6. Incassoprocedures
Het kredietrisico beheren, betekent ook dat u duidelijke procedures moet hebben, zodat u snel kunt handelen als er iets misloopt. De werknemers moeten weten welke aanpak ze moeten gebruiken om met uw klanten te communiceren, en hoe ze de escalaties en de onderhandelingen over betalingsplannen moeten beheren. Is het duidelijk op welk punt zij het account naar een incassobureau moeten sturen of een gerechtelijke procedure moeten starten?
Bedrijven helpen met hun kredietbeheer
Inlichtingen over het kredietrisico zijn van essentieel belang om de kritieke activa van een onderneming te beschermen: haar handelsvorderingen. Daarvoor is een gedegen marktkennis nodig, met inzicht in de dynamiek op de binnenlandse markt en de exportmarkt.
Samenwerken met een wereldwijde kredietverzekeraar als Euler Hermes biedt expertise van agenten over de hele wereld. We helpen ondernemingen door bescherming te bieden en advies te geven over de beste praktijken inzake kredietbeleid, zodat u zich kunt focussen op de groei van uw bedrijf.
Uw bedrijf beschermen tegen wanbetalingen
Uw bedrijf beschermen is nog nooit zo belangrijk geweest als nu. Zeker in deze crisisperiode bent u nooit veilig voor een wanbetaling of een faillissement van één van uw klanten. Heel vaak leiden slechte betalingen en faillissementen tot een sneeuwbaleffect.
Een kredietverzekering beschermt u tegen risico’s van wanbetaling en faillissement van uw klanten. U kunt een voorspoedige toekomst tegemoet gaan:
Informatie
Wij monitoren de financiële gezondheid van uw klanten
Incasso
Wij zorgen voor de incasso van uw onbetaalde facturen
