1. Wees waakzaam
Als u iets vreemds opmerkt, wees dan voorzichtig. Open geen verdachte links van bedrijven of mensen die u niet kent. Toon hetzelfde wantrouwen tegenover de websites die u bezoekt.
2. Bel even
Als u een verdachte e-mail ontvangt waarin u om informatie over uw bedrijf wordt gevraagd, bel dan de organisatie in kwestie op om na te gaan of het verzoek gerechtvaardigd is. Uw financiële instelling zal nooit per e-mail contact met u opnemen om persoonlijke of vertrouwelijke informatie op te vragen.
3. Ken uw leveranciers
E-mail mag niet uw enige communicatiemiddel zijn met uw leveranciers en andere partners of medewerkers. Zorg voor andere vormen van contact met hen. Leer hen goed kennen. Zo kunt u een verzoek dat niet past in de gewoonten van een leverancier, sneller identificeren.
4. Wijs betalingslimieten toe
De limieten die worden toegekend aan medewerkers met weinig ervaring moeten lager zijn. Ook al hebt u het druk, probeer geen werk te vermijden door uw medewerkers hogere limieten toe te kennen. Ken passende financiële limieten toe en evalueer deze regelmatig.
5. Pas dubbele goedkeuring toe
Zorg ervoor dat ten minste twee personen de betalingen goedkeuren. Dit tweeledige goedkeuringsmechanisme zal uw bedrijf beschermen. De controle door een tweede persoon maakt het mogelijk fouten of pogingen tot fraude op te sporen die de bedrijven duur kunnen komen te staan.
6. Controleer uw bankrekeningen regelmatig
Als u de activiteit van uw bankrekeningen op de voet volgt, zal elke frauduleuze operatie u onmiddellijk opvallen. Houd er rekening mee dat, zelfs als het beleid van uw financiële instelling eruit bestaat om elk bedrag dat verband houdt met een ongeoorloofde transactie terug te betalen, het tijd kan kosten om incidenten te melden. Als u fraude vermoedt, meld dit dan onmiddellijk bij uw bank.
7. Update uw software
Een verouderde software kan informatie niet voldoende beschermen. Installeer een antivirussoftware en werk deze regelmatig bij, maak back-ups en doe een beroep op externe technologie-experts.
8. Maak uw werknemers bewust
Zorg ervoor dat uw medewerkers de huidige bedreigingen en de tactieken van fraudeurs kennen. Bied hen opleidingen aan over de technieken en het beleid in verband met de fraudebestrijdingscampagne. Herinner de medewerkers regelmatig aan het belang van waakzaamheid. Deze herinneringen zijn een zeer doeltreffend middel om fraude te voorkomen.
9. Voorzie een procedure die in geval van fraude moet worden gevolgd
Zorg voor een te volgen procedure en deel die mee aan alle medewerkers. In geval van fraude worden paniekreacties vermeden en kunnen uw medewerkers rustig, zonder overhaasting en volgens de vastgestelde procedure handelen.
