1. Soyez vigilant
Soyez prudent si vous remarquez quelque chose d'étrange. N'ouvrez aucun lien suspect provenant d'entreprises ou de personnes que vous ne connaissez pas. Soyez également méfiant lorsque vous visitez certains sites internet.
2. Utilisez votre téléphone
Si vous recevez un email suspect vous demandant des informations sur votre entreprise, appelez pour vérifier si la demande est justifiée. Votre institution financière ne vous contactera jamais par email pour vous demander des renseignements personnels ou confidentiels.
3. Connaissez vos fournisseurs
L’email ne doit pas être votre seul moyen de communication avec vos fournisseurs et autres partenaires ou employés. Organisez d'autres formes de contact avec eux. Apprenez à bien les connaître. Cela vous permettra d'identifier directement une demande qui ne correspond pas aux habitudes d'un fournisseur.
4. Attribuez des limites de paiement
Les limites accordées aux salariés peu expérimentés doivent être plus basses. Même si vous êtes occupé, n'essayez pas de réduire votre charge de travail en assignant des limites plus élevées à vos employés. Attribuez des limites financières adéquates et réévaluez-les régulièrement.
5. Utilisez la double approbation
Assurez-vous que les paiements soient autorisés par au moins deux personnes. Ce mécanisme de double approbation protégera votre entreprise. Le contrôle par une seconde personne permet d'identifier les erreurs ou tentatives de fraude qui peuvent être coûteuses pour les entreprises.
6. Vérifiez régulièrement vos comptes bancaires
Si vous suivez de près l'activité de vos comptes bancaires, vous remarquerez toute opération frauduleuse immédiatement. Gardez à l'esprit que même si la politique de votre institution financière est de rembourser tout montant lié à une transaction non autorisée, le signalement d'incidents peut prendre du temps. Informez immédiatement votre banque si vous soupçonnez une fraude.
7. Mettez vos logiciels à jour
Un logiciel obsolète ne peut pas protéger vos informations correctement Installez un logiciel antivirus et mettez-le à jour régulièrement, créez des copies de sauvegarde et faites appel à des experts technologiques externes.
8. Sensibilisez vos collaborateurs
Assurez-vous que vos employés connaissent les menaces qui existent actuellement et les tactiques utilisées par les fraudeurs. Offrez-leur une formation sur les techniques et politiques liées à la campagne anti-fraude. Rappeler régulièrement aux employés l'importance d'être vigilants. Ces rappels sont un moyen très efficace de prévenir la fraude.
9. Mettez en place une procédure à suivre en cas de fraude
Mettez en place une procédure à suivre et communiquez-la à tous les employés. Cela évitera les réactions de panique en cas de fraude et permettra à vos collaborateurs d'agir sereinement, sans précipitation et selon la procédure établie.
