Ce sunt facturile litigioase și cum pot fi rezolvate?

Într-o lume ideală, toate tranzacțiile ar fi decontate prompt și integral. Cu toate acestea, realitatea afacerilor este că, ocazional vor apărea întrebări sau dezacorduri. Dacă un client nu este de acord cu o factură și refuză să o achite atunci aceasta devine o factură litigioasă. Modul în care afacerea dvs. tratează facturile contestate poate fi esențial.

Aflați ce puteți face pentru a minimiza șansele ca o să factură fie litigioasă și ce trebuie să faceți atunci când apare acest scenariu.

Ocazional, și din diverse motive, un client poate să nu fie de acord cu o factură și poate refuza să o plătească. Această factură este considerată a fi „contestată” până când situația este rezolvată.

Clienții pot contesta facturile din mai multe motive, inclusiv erori de stabilire a prețurilor, erori de procesare a facturilor, reclamații privind calitatea, lipsa resurselor sau rea-credință. Trebuie să se facă o distincție clară între facturile care sunt contestate de client și cele care pur și simplu nu sunt plătite din diverse motive.

Dacă un client primește un articol greșit sau un număr greșit de articole sau dacă comanda sa este incompletă din orice motiv, acesta poate contesta factura.

Alte motive tipice de litigiu privind o factură includ erori administrative, cum ar fi greșeli de scriere și omisiuni, sau erori contabile , cum ar fi facturarea dublă .

Facturile contestate pot fi costisitoare nu numai din punctul de vedere al întârzierilor în fluxul de numerar, ci și din punctul de vedere al resurselor necesare pentru rezolvarea lor. Prin urmare, sunt esențiale procedurile care să garanteze că facturile contestate pot fi investigate și soluționate cât mai rapid posibil.

Pasul 1: Recunoașteți disputa

Primul pas pe care trebuie să îl faceți atunci când un client contestă o factură este să confirmați situația. Anunțați clientul, în scris, dacă este posibil, că reclamația a fost primită și este în curs de investigare. Acest lucru este esențial pentru succesul procesului de soluționare a litigiilor.

Pasul 2: Investigarea

Odată ce disputa privind plata a fost confirmată, trebuie inițiată o investigație. Examinați toate documentele referitoare la comandă, cum ar fi documentele justificative de livrare, comenzile, avizele de însoțire a mărfii, chitanțele fiscale etc., pentru a stabili o imagine de ansamblu a situației. Examinați orice comunicare suplimentară, inclusiv e-mailurile și înregistrările telefonice, care ar putea arunca o lumină suplimentară asupra litigiului.

Pasul 3: Comunicați

La fel ca în cazul majorității aspectelor legate de un bun serviciu pentru clienți, comunicarea clară este esențială. Reasigurați clientul că solicitarea sa este investigată și că încercați să rezolvați situația. Indicarea duratei probabile a procesului și a datelor de contact sunt modalități eficiente de a construi și menține o relație constructivă cu clienții.

Pasul 4: Oferiți soluții

Litigiile pot fi adesea rezolvate pe cale amiabilă, fără a recurge la acțiuni în justiție, prin angajarea constructivă cu clientul și oferirea de soluții reciproc avantajoase.

Erorile administrative, cum ar fi ofertele incorecte, pot fi adesea rezolvate pur și simplu cu scuze și o factură de înlocuire.

Atunci când litigiul se referă la comenzi deteriorate, întârziate sau incorecte, pot fi găsite soluții adecvate, cum ar fi înlocuiri, servicii suplimentare, schimburi sau reduceri.

În unele cazuri, o rambursare completă poate fi soluția cea mai potrivită și acceptabilă. Un gest de bunăvoință poate fi adecvat pentru clienții deosebit de apreciați sau deranjați.

Etapa 5: Documentați soluția

Odată ce s-a găsit o soluție acceptabilă, este important să documentați și să confirmați acordul, pentru a preveni neînțelegerile viitoare. Ambele părți trebuie să primească înregistrări scrise ale plângerii și ale soluționării acesteia.

Etapa 6: Punerea în aplicare a modificărilor

Odată ce a fost găsită o soluție, este esențial să se ia măsuri prompte pentru a asigura punerea în aplicare a acesteia. Indiferent dacă soluția implică o înlocuire, o rambursare, o corecție sau o reducere, clientul se va simți apreciat dacă vede că situația este rezolvată rapid și cu curtoazie.

Clienții ale căror probleme sunt soluționate în acest mod sunt mai predispuși să revină și să recomande compania dumneavoastră altor persoane.

Facturarea clară este o modalitate de prevenire a neînțelegerilor între dumneavoastră și clienții dumneavoastră. Facturile detaliate și defalcate pot răspunde multor întrebări ale clienților înainte ca acestea să se transforme în reclamații.

Pe lângă faptul că includ toate informațiile obligatorii din punct de vedere legal privind datele de identificare ale societății dvs. și orice taxe aplicabile, transparența în ceea ce privește termenele și condițiile de livrare este o modalitate importantă de a vă asigura că dvs. și clientul aveți o înțelegere comună a tranzacției.

Condițiile de vânzare stabilite în scris, cunoscute și sub denumirea de condiții de plată, sunt o modalitate utilă de a stabili o înțelegere reciprocă a tranzacției și de a preveni dezacordurile ulterioare. Solicitarea ca clienții să semneze și să returneze termenii și condițiile dvs. este o modalitate standard de a vă asigura că aceștia sunt conștienți de problemele legate de livrare, calitate și litigiile legate de facturare.

Un acord cuprinzător va preciza, de asemenea, metodele oficiale de soluționare a litigiilor legate de facturi, inclusiv termenul limită pentru reclamațiile legate de facturi (în multe țări, acesta este de trei săptămâni/21 de zile calendaristice) și perioada de remediere pentru decontarea facturilor neplătite, de obicei un termen de procesare de 30 de zile.

Ocazional, în ciuda procedurilor de prevenire a apariției litigiilor și a încercărilor de a le soluționa pe cale amiabilă, poate fi necesar să apelați la căi legale pentru a soluționa litigiile legate de facturi.

Condițiile contractuale și procedurile interne de soluționare a litigiilor trebuie să stabilească pașii de urmat în cazul în care decideți să acționați în justiție. În cazurile complexe, trebuie solicitată consiliere juridică pentru a vă asigura că sunt respectate clauzele și legile corecte privind facturile în litigiu .

Dreptul contractual reglementează obligațiile stabilite prin condițiile de plată între părțile private, iar dreptul contractual variază în funcție de jurisdicție. Acest drept reglementează, de asemenea, termenul limită pentru contestarea facturii. Cu toate acestea, este destul de obișnuit ca întreprinderile să aibă propriile acorduri juridice cu privire la termenul în care un client contestă o factură.