Recomandari Allianz Trade privind verificarea partenerilor de afaceri si masuri de prevenire a fraudei

Avand in vedere faptul ca in Romania fenomenul de frauda economica trece in ultimii ani printr-un proces de maturizare negativa (sumele fraudate per companie fiind in continua crestere), companiile au devenit tot mai constiente de necesitatea gestionarii riguroase a riscului de credit si de importanta utilizarii unor instrumente pentru minimizarea acestuia.

Analizand acest fenomen si riscul fraudelor economice cu care se pot confrunta clientii Allianz Trade, am intocmit prezentul material care contine recomandari privind verificarea partenerilor de afaceri si masuri de prevenire a fraudei economice.

Astfel, cu ocazia initierii/ acceptarii de noi colaborari comerciale si chiar  cu ocazia continuarii unor colaborari deja existente, se recomanda efectuarea de verificari minimale a partenerilor de afaceri, respectiv:

·  datele de identificare complete ale partenerului de afaceri: denumire, adresa sediului social si eventual a punctelor de lucru/sedii secundare, cod unic de inregistrare, numar de inregistrare in Registrul comertului - cu precizarea ca ar putea fi considerata premiza de frauda faptul modificarii repetate a denumirii sau a sediului acesteia, precum si daca adresa societatii este intr-o zona rezidentiala/ zona off-shore/ casuta postala. De asemenea, astfel poate fi verificata si varsta companiei, in conditiile in care cele mai multe firme intra in insolventa in primii ani de activitate;

·  datele de contact complete ale partenerului de afaceri: telefon fix, fax, e-mail, numele administratorului societatii si datele de contact ale acestuia (telefon fix, mobil, fax, e-mail), cu precizarea ca poate da de banuit daca acestea nu sunt valabile/ nu functioneaza si, mai ales, daca acestea se modifica pe parcursul colaborarii comerciale;

·   datele bancare ale societatii, respectiv contul bancar, SWIFT-ul, banca la care este deschis contul, sucursala bancara, orasul si judetul in care este deschis contul bancar, cu precizarea ca nu ar trebui sa se permita modificarea (inclusiv inchiderea unui cont bancar) acestora pe parcursul colaborarii comerciale fara o adresa oficiala, semnata si stampilata de catre partenerul de afaceri.

Precizam ca toate aceste date trebuie solicitate partenerilor de afaceri si corectitudinea/ conformitatea lor poate fi verificata in registrele publice de evidenta a acestor informatii existente inclusiv in format on-line (Oficiul National al Registrului Comertului, Ministerul Finanatelor Publice, BNR, etc).

Totodata aratam si faptul ca in vederea prevenirii posibilelor fraude toate aceste verificari trebuie adancite si detaliate avand in vedere atat specificul si caratecteristicile activitatii economice derulate de parti cat si faptul ca fraudele economice pot fi:

Ø interne - produse de persoane sau cu ajutorul unor persoane din interiorul companiei (prototipul infractorului din interiorul organizatiei este un barbat de 31-40 de ani, cu o vechime de 6 sau mai multi ani la locul de munca si cu studii superioare);

Ø externe - produse de persoane din afara companiei, cu mentiunea ca deseori acestea colaboreaza cu persoane din interiorul organizatiei.

In aceste conditii, prezentam si cateva masuri suplimentare menite sa previna eventualele fraude economice, respectiv:

1.    Verificarea rezultatelor financiare ale partenerului de afaceri (cifra de afaceri, profitul sau pierderile, gradul de indatorare, lichiditatea), cu precizarea ca acestea construiesc o imagine relativ solida despre firma, insa aceste date brute trebuie corelate cu evolutia firmei din ultimii ani sau cu ramura de activitate din care provine, date negative obtinute (faliment, proceduri de executare silita, alte cazuri de recuperare deschise impotriva firmei respective) si datorii catre alte companii;

2.    Verificarea pozitionarii pe piata, apartenenta la un grup si riscul sectorial;

3.    Verificarea actionariatului si managementului societatii, inclusiv verificari cu privire la reputatia acestora, daca detin si ale societati (inclusiv starea acestora: faliment/ functiune, rezultate financiare), daca sunt urmariti penal, relationarile acestora cu alte entitati de pe piata, etc.;

4.    Verificarea incidentelor comerciale de plata si procedurilor legale deschise impotriva firmei, fiind important de stiut daca respectiva societate a fost in incidenta bancara, daca are datorii catre alte companii sau daca este data in judecata de partenerii comerciali pentru neindeplinirea obligatiilor contractuale, daca este executata silit sau sunt formulate cereri de deschidere a procedurii insolventei sau daca chiar a fost deschisa impotriva societatii procedura concordantului preventiv/ insolventei/  falimentului/ dizolvare administrativa etc.;

5.    Verificarea statusului fiscal al partenerului de afaceri, respectiv daca acesta este activ/ inactiv din punct de vedere fiscal in conditiile in care tranzactiile efectuate cu un contribuabil declarat inactiv prin ordin al presedintelui ANAF nu sunt luate in considerare de catre autoritatile fiscale (nu se permite exercitarea dreptului de deducere a TVA-ului si a cheltuielii de pe facturile emise de catre companiile declarate inactive, chiar daca aceste facturi sunt platite iar contribuabilul a actionat de buna credinta atunci cand a incheiat relatia cu furnizorul respectiv);

6.    Incheierea de contracte comerciale care sa precizeze in mod concret datele de identificare, datele bancare, datele de contact si de corespondenta ale partilor, obligatiile contractuale ale partilor, produsele/ serviciile furnizate, pretul, termene de livrare/ prestare/ plata etc. Se recomanda ca respectivele contracte sa fie incheiate in scris, sa fie semnate si stampilate in original de catre parti sau comunicate prin mijloace de corespondenta sigure (e-mail securizat prin semnatura electronica, etc.);

7.    Verificarea obiectelor de activitate autorizate detinute de catre partenerul de afaceri, putand da de banuit faptul ca respectivul partener de afaceri solicita livrarea unor produse/ prestarea unor servicii care nu se circumscriu unei activitati economice autorizate de institutiile abilitate (Registrul Comertului, ministere etc.);

8.    Verificarea repetata si din mai multe surse a datelor societatii pentru evitarea furtului de identitate (caracteristic operatiunilor de phishing), respectiv datele de identificare, datele bancare, datele de contact si de corespondenta ale partilor, etc., in special la inceputul unei noi relatii comerciale sau daca respectivele date se modifica pe parcursul derularii relatiei comerciale, avand in vedere ca:

·      adresa de e-mail poate fi falsa – mesajele electronice pot parea ca fiind trimise de compania solicitanta, dar intodeauna trebuie sa se verifice daca nu cumva in numele adresei lipseste o litera sau este inlocuita de alta sau este adaugata sau eliminata o cifra;

·      adresa de internet poate fi falsa – de asemenea este important sa fie verificat URL/web address - daca este autentica, sa nu fie neobisnuit de lunga si sa nu includa caractere speciale sau litere substituite prin numere;

·      contul bancar furnizat poate fi unul care sa nu apartina partenerului de afaceri, motiv pentru care daca exista dubii poate fi solicitata o adresa de confirmare de la banca privind statusul contului bancar, mai ales daca se emit instrumente de plata drept garantie;

·      adresa de livrare a produselor comandate poate fi una falsa - de exemplu daca se solicita livrarea intr-un alt loc decat cel agreat initial sau care nu coincide cu sediul/ punctele de lucru ale partenerului de afaceri.

9.    Verificarea comenzilor urgente/solicitarilor de actiune rapida prin care se solicita efectuarea de livrari rapide/ plati rapide in alte conturi bancare in schimbul nenegocierii pretului sau acordarii de diverse beneficii, discounturi etc., mai ales daca se constata ca modul de adresare este unul impersonal si/sau se constata greseli ortografice/ de sintaxa etc. Verificarea trebuie facuta cu atentie si confirmata din mai multe surse/ modalitati (telefonic, pe e-mail, prin document scris, etc.);

10.  Verificarea facturilor emise de partenerul de afaceri, repectiv acestea sa contina datele de identificare, bancare si de contact corecte ale partilor, sa contina date complete referitoare la produsele/ serviciile prestate, etc. (agreate prin contract/ comenzi), si sa fie insotite de documentele doveditoare: comenzi, avize de insotire, etc. De asemenea, trebuie verificat sa nu existe facturi multiple cu suma, numar, data etc. identice.

In vederea prevenirii si detectarii fraudelor interne (efectuate de catre sau cu ajutorul unei persoane din personalul sau managementul companiei, cazurile putand ajunge la peste 50% din totalul fraudelor economice), o companie ar trebui sa implementeze cateva masuri suplimentare, respectiv:

1.            Implementarea unui cod de etică prin care sa se asigure respectarea legislatiei si a procedurilor aplicabile afacerii, evitarea conflictelor de interese, crearea si mentinerea unui mediu de lucru sigur;

2.            Implementarea  unui sistem de controale interne contabile (preventive, de detectie si de corectie) care sa asigure protectia activelor firmei, mentinerea acuratetii si integritătii inregistrarilor contabile, promovarea eficientei operationale, asigurarea respectării directivelor manageriale.