如果客戶無法付款該如何應對？

尋找、獲得並維繫客戶是每個企業都會面臨的挑戰。極少有企業能幸運到客戶多到門外排隊。但是，您能保證客戶在您努力完成訂單之後會付款嗎？您如何確保客戶按時付款？

遭遇應收帳款無法收回——無論是第一次，最近一次，還是最嚴重的一次經驗——都會讓您感到難以承受。拒付給公司造成的傷害永遠不會在一夜之間得到解決。恢復樂觀和重建信任是一項持續性的挑戰。

帳款無法收回帶來的負面影響實際上會疊加在一起，從多個方面傷害到您的公司。即使忽略一個數額相對較小發票也會傷害到您的公司獲利底線——尤其是如果您的公司依賴及時付款來給付費用，或如果您過分依賴少量客戶的交易，這也就是常說的「集中風險」。

那麼，如果客戶拖欠帳款如何應對呢？

知道從何處著手即是核心所在。

在與某個特定的客戶進行了幾年的合作之後，您可能會覺得關係很好，您可以信任您的客戶，所以覺得這些問題不會影響到您。您可能認為，客戶組織規模大，它必然會支付您發票以保護它的聲譽。也許這個客戶已經向您保證預算到位，沒有拖欠的風險。您的銷售團隊可能已經對您客戶的信用記錄進行了檢查，並確信客戶的財務狀況良好。這些指標當然都很重要，但即便如此，如果應收帳款仍然無法收回，您也不必過於驚訝。

若要從源頭上避免壞帳，首先需瞭解壞帳是如何產生的。首先試著問問您自己以下問題：

• 您是否有機制來防止損失或限制您的風險？
• 您簽署合約了嗎？
• 您是否描述了交易内容以及付款條件？

通過回答這些問題並採取積極主動的態度，您可以減少壞帳發生的可能性。遵循現金流最佳實踐，您就可以開始降低您的應收帳款風險。

當您的客戶沒有付款，尤其是當它成為您已經信任的客戶時，感覺總是很糟的。您要如何才能說服它們付款？從以下的四個步驟開始，並記住發展與客戶的關係是最重要的。與客戶進行坦誠的溝通最終可以將您從高昂的法律費用和繁冗的開庭期中解救出來。

1. 聯絡客戶

第一步是與客戶取得聯絡。有時，打電話或重新開具發票就足以保證付款。如果這不奏效，就禮貌地解釋不給付款可能導致的後果——可能是停止對它們服務，或者向信用評級機構報告他們的過失。根據情況，您也可以考慮提出接受分期付款，以保證短期內可以收回貨款和增加現金流。

2. 評估未付發票的利息或逾期罰款

因為您向客戶提供了放帳條件，所以您可以在發票未得到支付時收取逾期罰款或利息。但是收取逾期罰款或利息不能在沒有通知客戶的情況下發生。因此，在原始的銷售合約中最好有一個逾期罰款政策，並將其作為原始銷售協議的一部分。在每張發票上都附上逾期罰款或利息政策的提示。這樣做可以很好地激勵客戶按時付款。

一旦發票逾期，通過信件聯絡客戶，重申您的逾期罰款或利息政策，並提供一份逾期發票的副本。在這封信中，您可以選擇提供一個付款計劃和相關參數，而不是要收取費用。這些參數應包括付款的具體次數、每次付款的金額和付款時間表。此外，鑒於有了逾期付款的付款計劃，在這個付款計劃完成以及逾期款項付清之前，對於其他後續的銷售業務，您明智的做法是採取貨到付款。

現金流問題在任何企業中都可能發生。您收取逾期罰款時要小心。如果一個好客戶突然無法支付發票，嘗試瞭解它們的處境，通過商定的付款計劃收取欠款，並保持良好的關係是非常值得的。請記住，在某些情況下，在發票逾期的時候收取逾期罰款或利息可能會對客戶關係造成傷害，不僅會導致拒付，還會導致失去客戶。

3. 發一封正式的債務催收信

有時候，您打電話提醒客戶有逾期未付的發票，或者提供一個付款計劃來代替累積利息或逾期罰款，但沒有得到回應。在這些情況下，是時候準備並發出正式的債務催收信了。 

債務催收信的目的有兩個：您想要取回欠您的款項，同時建立證據，證明您在決定採取法律行動之前已經使用了良好的協議與客戶聯絡，討論逾期未付的金額。請務必通過帶有回執的掛號信發送債務催收信。這樣可以證明您的債務催收信已經被收到了。

您的第一封債務催收信應該包括發票的詳細信息，並體現您之前與客戶溝通的努力。這封債務催收信也應該通知到您的客戶，未付的發票將在一個特定的日期後轉交給催收公司。如果這封債務催收信在兩周內沒有得到回應，您應該再發出最後的債務催收信。它應當展現您之前與客戶溝通的努力，並告知它們債務將被轉交給催收公司或將採取法律行動收回未付賬款。

4. 求助於催收公司

好的做法：如果您無法成功地聯絡到客戶，您可以考慮求助於催收公司。這有助於騰出員工的時間從事其他工作，並將催收工作委派給催收公司。這可能是小額付款的最佳解決方案，因為您通常不必拿出錢來，催收公司只會收取未付款項的一部分。對於較大的拖欠付款，提起訴訟是可行的。和您的律師談談如何在合適的地區進行訴訟；您可能不需要訴訟代理人，但在訴訟前獲取法律建議是個好主意。

5. 對未付發票採取法律行動

如果催收措施未能奏效，未支付的發票仍然拖延，那麼現在是時候尋求法律訴訟了。您可以在小額訴訟庭或民事法院之間做出選擇。小額訴訟庭較為迅速，節省時間和金錢，通常能在短期內解決您的問題。而在民事法院，您將需要聘請律師，案件通常會持續較長時間，最終累積許多法律和訴訟費用。在決定哪個訴訟地區時，您應該尋求法律意見。

6. 關注您的員工

在嚴重的壞帳事件中，您的現金流可能會受到損害，員工士氣也可能受到影響，尤其是如果為了保持競爭力而不得不引入裁員和其他節省成本的措施。在這些情況下，您有利於在員工和管理層之間促進開放而誠實的雙向溝通，談論當前的狀況，解決方案以及如何避免類似問題再次發生。通過確保按時發放工資並讓員工清楚知道何時會收到薪資來保持信任。如果必須尋求融資以確保這些支付，請務必這麼做。如果員工不再信任您，可能會面臨更大的問題，比如員工參與度降低、員工流失和聲譽損失。

一個設計合理的銷售流程應該是追蹤客戶的表現以及客戶在市場上的地位，但在時間緊迫、資訊有限的情況下，這可能很難做到。

另一種情況中，您可能有很多小企業買家，而您沒有時間檢查它們的信用評分，尤其是在月底實現銷售目標有壓力時候。最終，您很可能遇到壞帳或者逾期付款的客戶。

這就是信用管理至關重要的地方。無論您是有一個敬業的團隊，依靠銷售團隊，還是自己做，把工具和流程做到位，追蹤客戶的信用，有助於建立信心，相信今天的銷售將帶來明天的利潤。您可以和您的銀行以及股東分享這個信心。

在您被壞帳所困擾之後，重建流程，為您核心的應收帳款業務建立一個可預測的標準。

每次與客戶合作時，您都要簽訂一份合同，寫出付款時間表，並詳細說明逾期付款的後果。

如果您還沒有採取這些措施，請考慮聘請一位律師草擬公司的標準條款。這些條款應明確規定客戶同意承擔與債務催收有關的所有費用，包括但不限於第三方催收費用、逾期罰款和法律費用。作為標準化流程的一部分，您需要要求客戶在向您公司申請放帳條件時同意這些條款。

實施新政策

如果應收帳款的拖欠已經成為您公司的一個大問題，您可能還需要制定新的政策來保護自己。 

對於這樣的選擇，建立一個明確的、書面的協議是關鍵。雖然這些選擇可以使您免受部分或全部應收帳款遭遇風險的影響，但請記住，它們也可能影響您的競爭優勢。如果您的競爭對手開出放帳條件，而您要求現金付款，您很可能會失去生意。

仔細監控信用

您的信用管理團隊的主要職責是檢查和追蹤您的潛在客戶和現有客戶的信用。信用是多變的，所以這不是「一勞永逸」的任務。相反，您應該有一個明確的系統來追蹤財務健康狀況的變化，特別是出現危機的警告信號。在這個過程中您應該瞭解客戶的相對風險，對較新的、較小的和不太穩定的公司進行更頻繁的檢查。

此外，記錄您的信用政策和程序，以確定如何判斷和追蹤信用。該文件應具體說明數據來源，包括（但不限於）銀行和付款紀錄、信用報告、個別公司的財務報表以及對政治風險和宏觀經濟風險的持續追蹤。

審慎的信用管理是一項艱巨而永無止境的工作；您可能需要考慮通過與有能力的專家合作來確保效率和徹底性。

透過貿易信用保險來保護您的公司

信用管理措施中最有力的一種工具是貿易信用保險。這是確保您收到付款的「保障」。這個產品是為那些被您認為最可靠的客戶、最有信譽的組織或您最長久的客戶辜負您的時候而設計的。

與世界領先的保險公司簽訂貿易信用保險，更像是與全球風險管理專家網絡建立夥伴關係。保險公司提供數據和見解，幫助您選擇合適的客戶發展業務，全年追蹤它們的財務狀況，並在承保買家無法付款的情況下獲得賠償。 

從意想不到的拒付事件所造成的中斷中恢復過來並非易事，尤其是當它對運營和士氣造成重大傷害的情況下。然而，請記住，當您最終挺過來了，您可以把它當作一種警示。

採取保險措施，讓公司更好地為未來的這些事件做好準備。當您開始接受挑戰時，第一步是建立可預測的政策和程序，並結合產業最佳實踐。作為強有力的第二步，您可以考慮與安聯貿易這樣的合作夥伴合作，我們可以提供風險管理方面的指導和信息。這個關係可以幫助您確保下次的拒付事件不會影響到您公司的償付能力。

即使是那些從未遭受重大損失的公司也可能會發現它們對信用風險過於保守了，限制了自己的成長潛力。而那些被拒付傷害過的公司則放大了這個趨勢。投資信用保險單（就算您一直沒有提出索賠）常常可以通過在未來推動安全而大膽的銷售而獲得數倍的回報。