Unterschlagung – was tun?
Veruntreuungen werden erfahrungsgemäss häufig durch Kontrollen und Revisionen aufgedeckt, oft aber auch durch gezielte Hinweise und nicht selten nur durch Zufall.
Indizien für Unregelmässigkeiten können sein:*
- Postrückläufe.
- Ungewöhnliche Zunahme des Neugeschäfts oder aussergewöhnliche Verluste.
- Unvollständige Dokumentation von Geschäftsvorfällen.
- Plötzliche Kündigung eines Mitarbeiters.
- Ein Mitarbeiter macht selten oder jeweils nur kurz Urlaub.
- Ein Mitarbeiter pflegt teure Hobbies oder einen auffallend hohen Lebensstandard
- Ein Mitarbeiter pflegt eine ungewöhnlich intensive Beziehung zu Kunden.
Im Ernstfall empfehlen wir, folgende Punkte zu beachten:*
1. Der Schaden ist eingetreten - ein Tatverdächtiger noch nicht ermittelt
- Stellen Sie zunächst sicher, dass kein weiterer Schaden dieser Art entstehen kann.
- Geben Sie sich aber nicht damit zufrieden, eine "Sicherheitslücke" geschlossen zu haben. Massnahmen, die nur den gleichen Schaden verhindern, reichen nicht aus.
- Analysieren Sie den Tatverlauf genau. So können Sie sehr wahrscheinlich schon den Täterkreis einengen.
- Ein unentdeckter Täter findet neue Möglichkeiten, Ihrem Unternehmen zu schaden und kann für Sie existenzbedrohend werden. Veranlassen Sie deshalb eine gründliche Revision.
- Parallel dazu kann sich im Einzelfall empfehlen, den Sachverhalt durch unabhängige externe Prüfer (Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Wirtschaftsdetektei) untersuchen zu lassen. Bei derSuche eines externen Prüfers sind wir Ihnen gern behilflich.
- Schalten Sie die Polizei ein. Die Ermittlungen der Staatsanwaltschaft und der Kriminalpolizei erleichtern häufig die weitere Aufklärung des Sachverhalts.
2. Der Schaden ist eingetreten - es gibt einen Tatverdächtigen oder der Täter steht bereits fest
- Stimmen Sie Ihr weiteres Vorgehen mit Ihrer Rechtsabteilung/ lhrem Rechtsanwalt ab.
- Lassen Sie den Sachverhalt durch Ihre Revision oder andere Mitarbeiter Ihres Vertrauens klären, die mit dem Fall nichts zu tun haben können.
- Sammeln und sichern Sie sämtliches Beweismaterial.
- Befragen Sie Tatverdächtige und Zeugen und protokollieren Sie deren Aussagen.
- Halten Sie Tatverdächtige von Unterlagen fern, damit eine mögliche Verschleierung verhindert wird.
- Sichern Sie sämtliche Unterlagen, Schlüssel, Betriebsausweise des Tatverdächtigen.
- Löschen oder ändern Sie Sicherheitscodes und Pass-Wörter.
- Prüfen Sie, ob es sinnvoll ist, den Tatverdächtigen vorläufig freizustellen oder auf einen anderen Arbeitsplatz zu versetzen.
- Erstatten Sie Strafanzeige, falls der Tatverdächtige nicht ermittelt bzw. überführt werden kann.
- Überprüfen Sie den Arbeitsvertrag, ob Ausschlussfristen zu beachten sind, wenn Sie jetzt Ansprüche auf Schadenersatz gegen den Täter geltend machen.
- Verlangen Sie vom Täter ein schriftliches Schuldanerkenntnis, in dem er seine Schadenersatzpflicht wegen vorsätzlich begangener unerlaubter Handlungen in konkret bezifferter Höhe anerkennt.
- Lassen Sie die Erklärung von einem Notar in einer Schuldurkunde mit Unterwerfung des Schuldners unter die sofortige Zwangsvollstreckung aufnehmen.
3. Sichern Sie Ihre Ansprüche - soweit rechtlich zulässig:
- Rechnen Sie Ihre Schadenersatzansprüche gegen Restlohnforderungen auf.
- Prüfen Sie, ob veruntreute Vermögenswerte sichergestellt werden können.
- Lassen Sie sich Bankguthaben, Lebensversicherungen, Renten oder sonstige Ansprüche gegen Dritte abtreten, Sicherungsrechte an Immobilien einräumen, Kraftfahrzeuge übereignen. Bis zum zulässigen pfändbaren Betrag können Sie Vermögenswerte des Täters als Sicherheit verlangen.
- Nehmen Sie gegebenenfalls gerichtliche Hilfe in Anspruch, um Vermögenswerte des Schadenverursachers, z. B. durch Arrest oder einstweilige Verfügung, zu sichern bzw. zu pfänden.
- Prüfen Sie Regressansprüche gegen Dritte, die an der Schadenverursachung mitgewirkt haben.
- Kündigen Sie das Arbeitsverhältnis fristlos, damit weitere Schäden verhindert werden können.
* Hinweis: Diese Checkliste enthält unsere Vorschläge für präventive Massnahmen. Es handelt sich jedoch nicht um verbindliche Vorgaben. Ihnen steht es selbstverständlich frei, anders zu verfahren.