Appropriazione indebita – che fare?
Possono essere indizio di irregolarità:*
- Restituzione della posta.
- Un insolito incremento delle nuove operazioni o perdite straordinarie.
- Documentazione incompleta delle scritture contabili.
- Dimissioni improvvise di un collaboratore.
- Un collaboratore prende raramente le ferie o ne fruisce per periodi molto brevi.
- Un collaboratore ha hobby molto costosi o uno standard di vita molto alto.
- Un collaboratore ha rapporti insolitamente assidui con i clienti.
In caso di emergenza, si consiglia di osservare i seguenti punti*:
1. Il danno si è verificato, ma non vi è ancora un sospettato
- Innanzitutto assicuratevi che non possa verificarsi un altro danno di questo tipo.
- Non accontentatevi, tuttavia, di chiudere semplicemente una «falla nella sicurezza». Le misure che impediscono lo stesso danno non sono sufficienti.
- Analizzate attentamente come sono andati i fatti. In tal modo potete probabilmente restringere la cerchia dei possibili autori.
- Un autore che non sia stato individuato troverà nuove opportunità per danneggiare l’azienda e può comprometterne la stessa esistenza. Effettuate quindi un’attenta ispezione.
- In parallelo, in singoli casi può essere consigliabile fare esaminare i fatti a un revisore esterno indipendente (revisore dei conti, consulente fiscale, agenzia d’investigazioni economiche). Saremo lieti di assistervi nella ricerca di un revisore esterno.
- Coinvolgete la polizia. Gli accertamenti del pubblico ministero e della polizia giudiziaria contribuiscono spesso a chiarire i fatti.
2. Il danno si è verificato, vi è un sospettato oppure l’autore è già stato individuato
- Decidete come procedere con l’ufficio legale o l’avvocato.
- Fate esaminare i fatti all’ufficio revisione o altri collaboratori di fiducia che non possano aver niente a che fare con il caso.
- Raccogliete le prove e mettetele al sicuro.
- Interrogate i sospettati e i testimoni e verbalizzatene le dichiarazioni.
- Per impedire un possibile occultamento, tenete i documenti lontani dai sospettati.
- Ponete al sicuro i documenti, le chiavi, le tessere aziendali del sospettato.
- Cancellate o modificate i codici di sicurezza e le password.
- Verificate se sia opportuno esonerare temporaneamente il sospettato dal lavoro o trasferirlo a un altro posto di lavoro.
- Se non è possibile individuare il sospettato o provarne la colpevolezza, sporgete denuncia.
- Verificate se nel contratto di lavoro vi sono termini perentori da osservare nel caso in cui sia rivendicato il diritto al risarcimento danni nei confronti dell’autore.
- Richiedete all’autore un riconoscimento del debito per iscritto in cui dichiara il proprio obbligo di risarcimento danni per atti illeciti e dolosi con l’indicazione di una cifra precisa.
- Chiedete a un notaio di registrare la dichiarazione in un certificato di debito, assoggettando il debitore all’esecuzione forzata immediata.
3. Tutelate i vostri diritti nella misura ammessa dalla legge
- Compensate le vostre pretese risarcitorie con il credito salariale residuo.
- Verificate se i beni patrimoniali sottratti possano essere sequestrati.
- Chiedete che vi vengano ceduti gli averi in banca, l’assicurazione sulla vita, le rendite e altri diritti nei confronti di terzi, che vi vengano concessi diritti cautelativi su immobili e che vi vengano trasferiti eventuali veicoli. Potete richiedere i beni patrimoniali dell’autore come garanzia fino all’importo pignorabile ammesso.
- Richiedete eventualmente assistenza legale per sequestrare o pignorare i beni patrimoniali dell’autore, ad esempio tramite sequestro o provvedimento cautelare.
- Verificate i diritti di regresso nei confronti dei terzi che abbiano contribuito a causare il danno.
- Risolvete il rapporto di lavoro senza preavviso per evitare ulteriori danni.
* N.B.: questa checklist elenca le nostre proposte per le misure preventive. Non sono direttive vincolanti. Siete naturalmente liberi di intervenire in altro modo.