Negoziare le condizioni di pagamento con i propri clienti è spesso una questione delicata da affrontare e che deve tenere in considerazione diversi elementi. Un’analisi approfondita dei clienti e della loro posizione finanziaria, insieme ai meccanismi di copertura del rischio, sono elementi efficaci per far crescere il tuo business in tranquillità.
Prima di negoziare i termini di pagamento
1. Conosci i tuoi flussi di cassa
Concedere un credito commerciale a un cliente consiste nell'accettare di differire un flusso di cassa: infatti anche se la fattura è stata accettata e la vendita registrata, questa non ha apportato alcuna liquidità alla tua azienda. Devi quindi assicurarti che i tuoi flussi di cassa ti consentano di concedere termini di pagamento ai tuoi clienti.
Questo è il motivo per cui una buona analisi del tuo capitale circolante è essenziale prima di negoziare i termini di credito. L'accumulo di crediti commerciali potrebbe ridurre il flusso di cassa netto o free cash flow e ostacolare le attività e gli investimenti correnti della tua impresa.
Inoltre, è utile verificare se la tua azienda dispone di solide riserve finanziarie sufficienti in caso di complicazioni e ritardi nei pagamenti da parte di un cliente.
Per ulteriori informazioni sulla gestione del flusso di cassa, leggi il nostro ebook Come proteggere il tuo flusso di cassa: una guida per le piccole e medie imprese e dai un'occhiata al nostro articolo con tutti gli elementi che spiegano Come analizzare il cash-flow e creare una proiezione.
2. Valuta l'affidabilità creditizia del tuo cliente
Allo stesso modo, è consigliabile studiare anche la situazione finanziaria del cliente, ad esempio eseguendo controlli di solvibilità, prima di negoziare i termini di pagamento delle fatture, al fine di valutare la sua capacità di pagare alle scadenze pattuite.
Il bilancio della società-cliente può essere utilizzato per stimare la solvibilità a breve e medio termine. In particolare, è importante considerare il flusso di cassa operativo, il denaro generato dalle operazioni correnti nonché il loro rapporto fra debito e risultato operativo, rispetto alla media del settore in cui operano.
Può essere utile acquisire un report commerciale sul cliente, che dettaglia e misura la stabilità finanziaria di un’azienda e della probabilità che paghi in tempo.
Alcune banche e società offrono tra i loro servizi anche questi report.
Oltre agli aspetti finanziari, è fondamentale informarsi e conoscere la reputazione del cliente, la reputazione della sua banca, le sue strategie e se le sue pratiche commerciali sono in linea con quelle della tua azienda.
Negozia i migliori termini di pagamento per la tua attività
Alcuni elementi obiettivi e non finanziari possono essere presi in considerazione per valutare l'affidabilità creditizia del cliente e negoziare termini di pagamento appropriati:
- La dimensione del cliente: un cliente piccolo è spesso più rischioso e costoso da gestire in relazione al volume di affari che rappresenta e alle sue risorse finanziarie.
- La deperibilità della merce: se il prodotto fornito è deperibile o ha una breve durata di conservazione, il suo valore, che in ultima analisi può fungere da garanzia in caso di mancato pagamento, diminuirà rapidamente. In tal caso, sono preferibili termini di pagamento brevi.
Termini chiave di pagamento delle fatture
Le “Condizioni di vendita” sono le clausole che definiscono gli aspetti più importanti dei tuoi contratti: costi, volumi, tempi di consegna, modalità e data di pagamento. Per questo devono essere scritte in modo molto chiaro.
All’interno dei tuoi contratti, la dilazione commerciale si traduce in una linea di credito, che determina le modalità con cui i pagamenti avvengono nel corso del tempo.
La dilazione differisce dai pagamenti anticipati che comportano il pagamento del prezzo pattuito prima della consegna del bene o servizio offerto, e dal pagamento alla consegna, che comporta la corresponsione del prezzo al momento della consegna stessa.
In presenza di una linea di credito commerciale, un cliente può richiedere uno sconto sul prezzo in fattura in caso di pagamento anticipato. Questo meccanismo può creare un circolo virtuoso: incoraggia infatti il cliente a saldare velocemente e costruisce un rapporto migliore sul lungo periodo.
Esempio: ad un cliente è concessa una dilazione in questi termini: 5/10 netto 30: se il pagamento è fatto entro 10 giorni, il cliente può avere uno sconto del 5%. Altrimenti, l’importo totale è dovuto entro 30 giorni.
Puoi anche cercare di ottenere un pagamento anticipato parziale o un deposito cauzionale come garanzia di termini di pagamento più lunghi.
Come garantire un pagamento puntuale
Ci sono diverse leve che possono essere attivate per garantirsi un pagamento puntuale da parte dei clienti:
- Quando è possibile, è fondamentale conoscere la persona responsabile dei pagamenti all’interno dell’azienda-cliente.
- Assicurarsi sempre di fatturare il prima possibile e chiedere al cliente la conferma di ricezione della fattura.
- Prendere nota dei dettagli della fattura e mandare un promemoria al cliente quando la data di scadenza si avvicina, invece di aspettare che sia scaduta, in particolare con fatture di importi elevati.
- Se la scadenza del pagamento non è rispettata, mantieni aperto il dialogo con il cliente e assicurati che capiscano che non accetti il mancato pagamento.
- In caso di ritardi di pagamento agire in modo rapido e deciso. Ad esempio, puoi stabilire un processo automatizzato di promemoria per ricordare ai clienti le loro scadenze
- Se il cliente non riesce a rispettare i termini di pagamento, è possibile richiedere il pagamento di penali e interessi sul debito insoluto. Tuttavia, se la situazione finanziaria del cliente è già peggiorata, questi importi saranno altrettanto difficili da recuperare.
- In ultima istanza, i beni del cliente possono fungere da garanzia. Questa garanzia può essere ottenuta solo al termine di procedimenti legali spesso lunghi e costosi.
Gli ultimi due risarcimenti sono spesso difficili da ottenere in caso di insolvenza di un cliente. Questo è il motivo per cui la sottoscrizione di una polizza di assicurazione del credito commerciale ti consente di coprire in modo efficiente il tuo rischio di credito.
La relazione con il cliente a lungo termine
Dietro gli aspetti tecnici e finanziari della negoziazione dei termini di pagamento c'è una strategia aziendale più completa. Devi chiederti che tipo di relazione vuoi costruire con il tuo cliente a lungo termine.
In caso di fatture non pagate, è necessario mantenere un atteggiamento costruttivo e un buon rapporto con il cliente al fine di placare le tensioni ed evitare che i ritardi di pagamento si trasformino in mancato pagamento.
In conclusione, non esiste una formula magica per negoziare i termini di pagamento perfetti. Ma una conoscenza approfondita della tua situazione finanziaria e di quella del tuo cliente, nonché la definizione di una chiara strategia aziendale, possono aiutarti a definire una solida base per le trattative. Insieme a un’assicurazione del credito commerciale, sarai in grado di controllare la situazione finanziaria della tua azienda e la gestione a lungo termine del tuo portafoglio clienti.
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