Ogni azienda che sta pensando a un modello organizzativo più sostenibile e rispettoso dell’ambiente inizia da uno step che può sembrare scontato, ma non lo è: la digitalizzazione archivi, ovvero la dematerializzazione degli archivi cartacei attraverso una digitalizzazione dei documenti cartacei, ammassati finora in quantità smisurate negli archivi.
Una gestione aziendale più sostenibile, quindi, parte da un gesto semplice, ovvero la riduzione (fino all’eliminazione totale) dell’utilizzo della carta dai processi lavorativi. Secondo gli studi di Aragon Research, i costi legati alla carta ma anche alla stampa dei documenti (stampanti, toner, inchiostro, manutenzione dei macchinari) si attestano tra l’1 e il 2% dell’intero fatturato di un’impresa, cifre che potrebbero invece essere destinate ad altri investimenti con un’adeguata gestione documenti in archivio cloud, per esempio.
Limitare l’uso della carta a favore della digitalizzazione dei documenti cartacei può sembrare scoraggiante. Non è semplice abbandonare le abitudini che hanno accompagnato da sempre il processo aziendale, ma abbracciare un paperless document management a lungo termine sarà soddisfacente ed economicamente vantaggioso sotto moltissimi punti di vista. Gli uffici più inondati dalla carta sono in primis quelli dell’amministrazione, delle risorse umane e della logistica ed è proprio da qui che deve partire la rivoluzione ecosostenibile di un’impresa.
Dematerializzazione archivi cartacei: vantaggi
Pensare a un ufficio senza carta può sembrare quasi utopia, ma se poi si fanno i calcoli con i vantaggi che un paperless document management comporta, allora si creeranno i presupposti per ospitare questo cambiamento radicale.
- Un’azienda paperless abbatte i costi non solo economici ma anche in termini spazio-temporali, abbracciando inoltre una politica più ecosostenibile grazie alla riduzione dello spreco di carta.
- La digitalizzazione dei documenti cartacei permette di avere una gestione più competitiva, dinamica e interattiva, riducendo l’errore umano e favorendo aggiornamenti e condivisione dei file in tempo reale, soprattutto grazie a tecnologie come l’archivio cloud.
- La dematerializzazione dei documenti semplifica il lavoro, controllando il workflow della gestione documentale, andando ad impattare anche sul customer service dato che i dipendenti saranno liberi da tutte quelle attività legate all’archiviazione cartacea.
- L’accesso all’archivio digitalizzato può essere profilato secondo ruoli e privilegi definiti dall’azienda.
- Le informazioni e i file sono accessibili da qualsiasi device e in qualsiasi momento e anche apporre una firma digitale può essere un elemento che facilita la riduzione della carta.
- Dematerializzare un documento significa anche favorire la tracciabilità e la rintracciabilità totale e costante dei dati, ma anche la riservatezza, la sicurezza e il valore giuridico dei file e delle informazioni archiviate.
Digitalizzazione archivi aziendali
Il giusto approccio a un paperless document management deve avvenire a partire dai vertici dell’impresa, per poi inglobare gradualmente ogni singola funzione aziendale. La dematerializzazione di archivi cartacei e dei documenti è un processo, infatti, che può intimidire. Pensare a un ufficio in assenza di supporti cartacei sembra quasi impossibile, ma nell’era digitale si è capito che ogni obiettivo è raggiungibile con il giusto strumento. Un’azienda che punta a diventare paperless lo fa perché vuole semplificare la gestione dei documenti negli archivi favorendo la digitalizzazione documentale attraverso un sistema più rapido, economico ed efficiente di quello attualmente in uso.
La dematerializzazione dei documenti, grazie alla digitalizzazione, ha preso piede nelle imprese già nel momento in cui hanno fatto il loro ingresso in azienda i PC: basti pensare che solo per inviare via mail un documento cartaceo bisogna passare per la scansione del documento stesso che viene trasformato in file e successivamente archiviato. Questa digitalizzazione documentale “statica” è ormai obsoleta e per questo si stanno facendo strada processi di digitalizzazione di documenti cartacei più “dinamici”. In questo modo i dati dei documenti acquisiti verranno elaborati in automatico per permettere modifiche, condivisioni, archiviazioni di file e indicizzazione dei documenti per metadati.
Software per la digitalizzazione dei documenti
La digitalizzazione degli archivi è uno degli aspetti più interessanti nel processo di ottimizzazione dei processi aziendali che, però, in Italia ancora è sconosciuto a gran parte del tessuto imprenditoriale, soprattutto se si tratta di PMI. Sebbene possa sembrare un’impresa insormontabile abbandonare la carta per un sistema di archiviazione e consultazione documenti più fluido, in aiuto alle aziende ci sono software sviluppati appositamente per la digitalizzazione dei documenti. In prima battuta bisogna pensare ad eliminare tutto il cartaceo negli archivi, quindi si avvia un processo di digitalizzazione documentale del materiale preesistente per creare un archivio totalmente digitale. Successivamente si passa alla vera e propria svolta, ovvero dotarsi di paperless business systems che creano digitalmente il documento, il quale viene archiviato, monitorato, inviato al cliente attraverso un processo semplice e fluido. La forte svolta aziendale verso la digitalizzazione di archivi cartacei e documenti si è avuta soprattutto di recente, con l’introduzione della fatturazione elettronica, della firma digitale e dell’uso sempre più prioritario della posta elettronica certificata. Grazie a questi sistemi, il documento totalmente digitale acquisisce validità come se fosse stampato e firmato a mano, accessibile a tutte le persone in azienda, intensificando così un modello di lavoro basato sulla logica della collaborazione. Da una piattaforma unica si lavora sull’archivio documenti in totale sicurezza, senza errori né sovrapposizioni per un processo più snello e lineare che coinvolge tutti, dall’amministrazione alla logistica, fino al customer service.