Из-за неоплаченных счетов в отношениях между клиентом и поставщиком может возникнуть напряженность. Это вредит сотрудничеству и ставит под угрозу их деловые отношения в целом.

Следует избегать определенных ошибок, чтобы просрочка платежей не превратилась в те неоплаченные счета, из-за которых возникают длительные и дорогостоящие судебные разбирательства. Ситуация требует понимания и такта. Лучше использовать посредника, чтобы между клиентом и поставщиком уменьшилась напряженность и сохранились хорошие отношения.

Отсутствие общения между клиентом и поставщиком является основной причиной напряженности, связанной с платежами и неоплаченными счетами. В подавляющем большинстве случаев несвоевременная оплата счета является результатом проблем с денежным потоком у клиента. Однако сами клиенты обычно не расположены к общению на эту тему. Они не хотят, чтобы другие узнали об их проблемах с денежным потоком, и поэтому могут хранить молчание, не отвечая на звонки и письма с напоминанием от поставщиков. Хотя на самом деле им стоило бы вести себя по-другому.

Руководителям всегда бывает неприятно, когда их компания становится должником. Зачастую они оказываются в таком положении, потому что у них нет возможности оплатить счет в соответствии с первоначальными условиями платежа по их заказу.

Проблемы с денежным потоком  могут возникать по широкому кругу причин, связанным, например, с управленческими проблемами или со сложившимися на рынке условиями. Еще одной причиной может стать неоплата счетов клиентом вашего клиента.

Однако также возможно, что покупатель не хочет платить из-за спора по поводу заказа – например, если поставлен не тот товар, или возникли проблемы с качеством. Спор может касаться лишь очень малой части заказа, но некоторые клиенты из-за этого отказываются оплачивать весь заказ. Такие заказчики «идут на принцип». Просрочка платежей по этой причине является способом удержания денежных средств, даже если в этом нет необходимости.

Оспаривание заказа иногда является законным действием, а вот просрочка платежа без уведомления поставщика о проблеме гораздо реже бывает законной. Такая просрочка также становится источником напряженности. Роль коллекторов в этом случае состоит в том, чтобы напомнить о подобающих стандартах коммерческой деятельности и содействовать тем самым оплате счетов.

Если поставщик оказывает слишком сильное давление на клиента, чтобы тот оплатил счет, то это может привести к конфликту. Конечно, такое поведение поставщика понятно – ему ведь необходимо добиться оплаты счетов. Однако никто не любит, когда на него оказывается давление. Для долгосрочных отношений так же вредно грозить клиенту судебным разбирательством.

С другой стороны, попытка использовать эмоциональную связь с клиентом тоже не гарантирует оплату. Поставщик и покупатель зачастую знакомы друг с другом, и это может привести к тому, что покупателю будут предоставлены более длительные сроки оплаты . Но затем покупатель может злоупотребить оказанным доверием и оплатить в первую очередь счета другим поставщикам, с которыми у него отсутствует фактор личных отношений. Когда у клиента накапливается несколько просроченных платежей, то у него часто возникает соблазн рассчитаться прежде всего с последним поставщиком, у которого он только недавно произвел закупку…

Существует общее правило: всегда выставлять счет как можно скорее и просить клиента подтвердить получение. Конечно, предварительно вы должны убедиться, что выставляемый вами счет точен, и все данные в нем верны. Также имеет смысл сохранить квитанцию о получении клиентом счета, чтобы подтвердить, что счет был ему успешно доставлен.

 

Запишите реквизиты счета и свяжитесь с вашим клиентом, когда приблизится срок платежа. Не дожидайтесь возникновения «просрочки». Это особенно касается счетов на большие суммы. Если возможно, познакомьтесь с лицом, ответственным за оплату счетов в компании вашего клиента, поскольку это может способствовать получению ваших денег. По мере приближения крайнего срока оплаты напишите письмо с напоминанием о том, что вы ожидаете своевременной оплаты.

Если клиент все-таки пропустит крайний срок оплаты, то поскорее напомните об этом – лучше всего в письменной форме. Необходимо поддерживать диалог, чтобы клиент уяснил, что неплатеж для вас неприемлем. Вы также можете автоматизировать процесс, чтобы клиенты получали напоминания об их платежных обязательствах в автоматическом режиме. Это увеличит ваши шансы на оплату счетов.

Не забудьте включить следующие пункты в письмо клиенту с напоминанием об оплате:

• Реквизиты обеих компаний (название, адрес)
• Дата вашего письма
• Ключевое контактное лицо в вашей компании
• Реквизиты платежа, номер счета
• Общая сумма задолженности, а также проценты и пени, если вы решите их добавить (но тогда в письме надо будет объяснить, почему появились эти дополнительные суммы)
• Четко напишите, что платеж просрочен, и клиент нарушил условия
• Сошлитесь на ваши предыдущие сообщения
• Добавьте также информацию о последующих шагах, включая дату окончательного платежа и те последствия, которые наступят, если ваш клиент все-таки не заплатит (взыскание долга, судебное разбирательство).

Вы должны хранить информацию о своих счетах в доступном формате, который дает вам четкое представление о просроченных платежах.

Коллектор как посредник не имеет эмоциональных привязанностей и демонстрирует открытость, выслушивая клиента, чтобы решить спор по взаимному согласию. Предпочтительнее вести переговоры вне рамок судебного процесса – это будет способствовать как получению денежных средств по неоплаченным счетам, так и сохранению коммерческих отношений. Клиенты не будут давать посреднику таких же обещаний, как поставщику, которого они лично знают. Как только начинается диалог, они обычно демонстрируют понимание.

Способность слушать, обучать и вызывать доверие облегчает диалог с покупателем, задерживающим оплату. Коллекторы объясняют, что их задача – помочь найти решение. Поэтому они доводят до покупателя позицию поставщика, которые не хочет выступать в качестве банка для своих клиентов.

Коллекторы как нейтральная сторона для клиента могут быстро определить причины возникновения проблем с оплатой, а затем помочь найти решение, которое удовлетворит обе стороны и будет способствовать оплате счетов. Если задержка платежа происходит из-за спора по поводу выполнения заказа, то посредники получают от клиента описание соответствующих недостатков и передают эту информацию поставщику. Если же отсутствие оплаты связано с денежными проблемами у покупателя, то коллекторы предложат изменить в разумных пределах график платежей.