Các khoản phải thu là gì?

Cập nhật ngày 28 tháng 07 năm 2026

“Các khoản phải thu” (AR) là số tiền còn phải thu phát sinh sau một giao dịch trong đó bên mua chưa thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ mà họ đã nhận. Hãy cùng xem xét kỹ hơn khái niệm AR và ý nghĩa thực tế của nó đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa.

“Các khoản phải thu” (thường được viết tắt là AR hoặc A/R) là số tiền doanh nghiệp có quyền thu phát sinh từ một giao dịch kinh doanh trong đó bên mua chưa thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ mà họ đã nhận.

”Các khoản phải thu thường phát sinh từ hóa đơn bán hàng do bên bán lập. Trên hóa đơn sẽ quy định rõ các điều kiện thanh toán (như thời hạn thanh toán, lịch thanh toán từng đợt, chiết khấu khi thanh toán sớm, v.v.) mà theo đó khoản tiền phải được thanh toán. Những điều kiện này được gọi chung là “ điều khoản thanh toán”.

Dư nợ mà doanh nghiệp có quyền thu dưới hình thức AR được ghi nhận trên Bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp như tài sản ngắn hạn. Quá trình các khoản phải thu bắt đầu từ thời điểm hóa đơn được phát hành và kết thúc khi khoản tiền được thu hồi. Các doanh nghiệp hoạt động hiệu quả quản lý quá trình này một cách chặt chẽ nhằm cung cấp điều khoản thanh toán hấp dẫn cho khách hàng, đồng thời vẫn duy trì vốn lưu động ở trạng thái lành mạnh.

Quy trình quản lý các khoản phải thu bắt đầu từ việc bán sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ. Nếu giao dịch không được thanh toán ngay, bên bán sẽ cấp hạn mức tín dụng cho khách hàng, dựa trên thỏa thuận rằng khoản thanh toán sẽ được thực hiện vào một thời điểm sau đó.

Tiếp theo, bên bán sẽ lập hóa đơn — một chứng từ có ngày tháng và có tính pháp lý dùng để ghi lại giao dịch cũng như thiết lập các điều khoản thanh toán. Hóa đơn thường được tạo điện tử và được in ra hoặc gửi qua email cho cả hai bên.

Các điều khoản thanh toán quy định ngày đến hạn thanh toán và bất kỳ lựa chọn nào khác đã được thống nhất tại thời điểm giao dịch. Các điều khoản thanh toán phổ biến bao gồm Thanh toán khi nhận hàng, (Thanh toán ngay khi nhận hàng hoặc dịch vụ), Hạn mức tín dụng (Tín dụng được gia hạn và các khoản thanh toán được thực hiện theo từng kỳ định sẵn), và Net 30, 60 hoặc 90 ngày (Thanh toán đến hạn trong số ngày cụ thể kể từ ngày ghi trên hóa đơn.).

Sau khi hóa đơn kèm theo các điều khoản thanh toán được phát hành, khoản tín dụng cần phải được theo dõi nhằm bảo đảm việc thanh toán diễn ra đúng hạn. Trong điều kiện lý tưởng, mọi hóa đơn đều sẽ được thanh toán phù hợp với các điều khỏa thanh toán đã thỏa thuận. Tuy nhiên, trên thực tế, doanh nghiệp đều hiểu rằng điều này không phải lúc nào cũng xảy ra. Khi phát sinh tình trạng chậm thanh toán, doanh nghiệp có thể cần khởi động các biện pháp thu hồi nợ. 

Việc thực hiện “phân tích tuổi nợ” các khoản phải thu sẽ giúp doanh nghiệp xác định các khoản thanh toán quá hạn. Doanh nghiệp có thể gửi thông báo hoặc nhắc nợ đến những khách hàng chưa thanh toán hóa đơn trong thời hạn đã cam kết. Trong một số trường hợp điều khoản thanh toán có thể được đàm phán lại.

Tuy nhiên, ngay cả khi áp dụng hệ thống quản lý công nợ nghiêm ngặt nhất, vẫn có những hóa đơn không thể thu hồi. Nguyên nhân có thể do mất khả năng thanh toán, phá sản hoặc sự tắc trách của bên mua. Khi doanh nghiệp đã sử dụng hết mọi biện pháp thu hồi nợ và không còn coi đó là khoản nợ có thể thu hồi được, khoản nợ phải được ghi giảm và xử lý như “ nợ xấu.” 

Đây là một rủi ro không mong muốn khi doanh nghiệp cấp tín dụng cho khách hàng. Tuy nhiên, với công tác quản lý các khoản phải thu hiệu quả và thận trọng, phần lớn hóa đơn vẫn được thanh toán đầy đủ và đúng hạn. Khi khoản thanh toán được nhận, doanh nghiệp sẽ ghi Có (tức là giảm) khoản phải thu và ghi Nợ (tức là tăng) tài khoản tiền mặt hoặc tiền gửi, do khoản tiền này không còn là nghĩa vụ phải thu nữa.

Việc quản trị chiến lược tín dụng và công nợ đóng vai trò then chốt đối với sức khỏe tài chính của doanh nghiệp. Một trong những cách để đánh giá hiệu quả quản trị này là phân tích mức độ hiệu quả của doanh nghiệp trong việc cấp tín dụng và thu hồi nợ từ khách hàng.

Hệ số vòng quay các khoản phải thu là một công cụ kế toán cơ bản dùng để đo lường mức độ hiệu quả trong công việc quản lý công nợ của doanh nghiệp. Theo Investopedia, chỉ số vòng quay các khoản phải thu “đo lường số lần doanh nghiệp thu hồi được số dư bình quân các khoản phải thu trong một kỳ”. Doanh nghiệp có khả năng thu hồi nợ hiệu quả sẽ có chỉ số vòng quay các khoản phải thu cao hơn so với doanh nghiệp thiếu nguồn lực, kỹ năng hoặc quy trình thu nợ phù hợp. Chỉ số này được tính bằng cách lấy doanh thu bán chịu thuần chia cho số dư bình quân các khoản phải thu:

Chỉ số cao cho thấy quy trình quản lý tín dụng đang vận hành hiệu quả và khách hàng thanh toán đúng hạn. Ngược lại, chỉ số thấp cho thấy doanh nghiệp có thể đã cấp tín dụng cho các khách hàng kém uy tín hoặc không đủ năng lực uy tín, hoặc quy trình thu hồi nợ nội bộ chưa hiệu quả.

Một khái niệm có liên quan chặt chẽ là Số ngày thu nợ bình quân (DSO), chỉ tiêu đo lường số ngày trung bình mà doanh nghiệp cần để thu được tiền từ việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ mà họ bán theo hình thức thanh toán chậm. DSO càng thấp, tốc độ thu tiền càng nhanh. Việc theo dõi chặt chẽ chỉ số DSO giúp doanh nghiệp đánh giá tình trạng tài chính của khách hàng và xác định những khâu trong quy trình cần được cải thiện.

Các khoản phải thu là yếu tố tiêu chuẩn trong hầu hết các giao dịch giữa các doanh nghiệp và cũng xuất hiện trong nhiều giao dịch với khách hàng cá nhân. Ví dụ minh họa như sau:

Một cửa hàng bán lẻ mua máy giặt từ nhà cung cấp với giá €10,000. Máy giặt được giao đến cửa hàng, và nhà cung cấp phát hành hóa đơn €10,000, yêu cầu thanh toán trong vòng 30 ngày. Trong khoảng thời gian 30 ngày này, khi cửa hàng bán lẻ chưa thanh toán hóa đơn nhưng đã nhận hàng: Nhà cung cấp ghi nhận €10,000 là Khoản phải thu. Cửa hàng bán lẻ ghi nhận cùng số tiền là Khoản phải trả. Sau 30 ngày, khi cửa hàng bán lẻ thanh toán cho nhà cung cấp: Nhà cung cấp sẽ giảm khoản phải thu €10,000. Đồng thời tăng tài khoản tiền mặt thêm €10,000, vì khoản nợ đã được thanh toán.

Một trong những cách doanh nghiệp có thể huy động vốn là bán các hóa đơn chưa được thanh toán để đổi lấy tiền mặt. Quy trình này được gọi là bao thanh toán. Các công ty bao thanh toán sẽ ứng trước cho doanh nghiệp một tỷ lệ nhất định trên giá trị các hóa đơn còn chưa thanh toán và tiếp quản toàn bộ quy trình thu hồi nợ. Sau khi khoản nợ được thu hồi từ khách hàng, công ty bao thanh toán sẽ chuyển lại số tiền còn lại, sau khi khấu trừ các khoản phí. Các khoản phí này thường được tính theo tỷ lệ phần trăm trên giá trị khoản nợ và có thể phát sinh theo số tháng mà khoản nợ chưa thanh toán.

Đây có thể là một phương thức thu hồi nợ tốn kém, nhưng trong nhiều trường hợp, đó lại là giải pháp duy nhất đối với những doanh nghiệp không có đủ chuyên môn hoặc nguồn lực nội bộ để theo đuổi công tác thu nợ, đồng thời cần bù đắp sự thiếu hụt dòng tiền.

Bao thanh toán không nên bị nhầm lẫn với Tài trợ vốn khoản phải thu, chính là một hình thức vay vốn doanh nghiệp. Tài trợ khoản phải thu phát sinh khi doanh nghiệp dùng số tiền mà khách hàng còn nợ mình làm cơ sở để huy động thêm nguồn vốn. Các tổ chức tài chính có thể cấp khoản tài trợ dựa trên giá trị các khoản phải thu của doanh nghiệp. Khi các hóa đơn được khách hàng thanh toán, khoản vay sẽ được hoàn trả.

Sự khác biệt cốt lõi giữa Bao thanh toán và  Tài trợ vốn khoản phải thu chính xác thì vế trước là bán các khoản nợ để đổi lấy một khoản phí, còn vế sau là vay vốn dựa trên tài sản thế chấp là các khoản phải thu của doanh nghiệp đó.

Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, quản trị tài chính hiệu quả đòi hỏi phải cấp tín dụng một cách thận trọng đồng thời thu hồi công nợ một cách chặt chẽ và có hệ thống. Doanh nghiệp cần thiết lập các quy trình quản lý rủi ro và cơ chế giám sát nghiêm ngặt nhằm bảo đảm rằng các hóa đơn có khả năng được thanh toán đúng hạn và giảm thiểu tối đa rủi ro nợ xấu. 

Doanh nghiệp phải cân đối giữa việc đưa ra các điều khoản thanh toán hấp dẫn cho khách hàng và đảm bảo khả năng thu hồi các khoản nợ. Khách hàng thường ưa chuộng các điều khoản thanh toán dài hơn và linh hoạt hơn, tuy nhiên điều này có thể gây áp lực và rủi ro đối với dòng tiền doanh nghiệp. Vì vậy, cần tiến hành phân tích mang tính chiến lược đối với toàn bộ quy trình quản lý các khoản phải thu.

Ngay khi một doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa đi vào hoạt động ổn định, vấn đề cấp tín dụng và quản lý công nợ sẽ nhanh chóng trở thành mối quan tâm trọng yếu. Việc tìm ra điểm cân bằng phù hợp giữa thu hút khách hàng bằng các điều khoản thanh toán linh hoạt và đảm bảo dòng tiền vào doanh nghiệp đều đặn, ổn định là yếu tố then chốt để duy trì sức khỏe tài chính doanh nghiệp.

Khi doanh nghiệp cấp tín dụng cho khách hàng, khoản tiền này được ghi nhận với số dư Nợ trong tài khoản Các khoản phải thu. Khi khách hàng thực hiện thanh toán, tài khoản Các khoản phải thu được ghi Có (giảm). Quy trình quản lý các khoản phải thu thường được thực hiện nội bộ, với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán chuyên dụng và các quy trình tự động hóa. Trong trường hợp quy trình nội bộ không đạt hiệu quả như mong muốn, doanh nghiệp có thể thuê ngoài hoạt động thu hồi nợ thông qua dịch vụ bao thanh toán các khoản phải thu, đổi lại là một khoản phí dịch vụ.

Việc đảm bảo quy trình các khoản phải thu được quản lý và giám sát chặt chẽ là yếu tố then chốt đối với tình trạng tài chính lành mạnh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm về cách Allianz Trade hỗ trợ tối ưu hóa các quy trình này để đạt hiệu quả cao nhất.