Wie spielt Inkasso mit unserer Warenkreditversicherung zusammen?
Wenn ein Kunde gleichzeitig eine Warenkreditversicherung bei uns abgeschlossen hat, arbeiten wir Hand in Hand mit unserer Schadenabteilung und helfen dem Kunden, seine Obliegenheiten im Blick zu haben.
Ein Praxisbeispiel: Unser Inkassoaußendienst findet ein leeres Grundstück oder einen überfüllten Briefkasten vor. Das ist mit Blick auf die Warenkreditversicherung ebenfalls ein „Erfolg“, denn dann können wir unserer Schadenabteilung Bescheid geben, dass die Beitreibung der offenen Forderung aussichtslos ist. Dann kann die Schadenprüfung vorgezogen werden, und der Kunde kommt schneller an seine Entschädigungsleistung.
Dieses Zusammenspiel soll dem Kunden schnellstmöglich seine offene Forderung und dadurch Liquidität zurückführen. Entweder erhält der Kunde sein Geld durch unseren erfolgreichen Forderungseinzug (was sich auch positiv auf die Schadenquote auswirkt und seine Prämie „schont“), oder aber der Versicherungsfall tritt ein und der Kunde wird von uns entschädigt.
Auch nach Eintreten des Versicherungsfalls bearbeiten wir übrigens die Forderung weiter im Regress mit Kostenübernahme durch Allianz Trade. Der Kunde profitiert also weiterhin von eingehenden Zahlungen!
Was erwartet der Kunde von unserem Inkasso?
In erster Linie – ganz einfach gesagt – sein Geld: Grundsätzlich wird von uns das schnelle, problemlose Beitreiben der offenen Forderung erwartet.
Darüber hinaus spielt sicherlich auch Seriosität eine Rolle. Immerhin treten wir unter der Marke Allianz auf, und das ist für uns natürlich auch eine Verpflichtung. Kompetenz und Professionalität stehen bei uns an erster Stelle.
Was macht ein gutes Inkasso aus?
Zum einen ist Geschwindigkeit wichtig – im Inlands-Geschäft (also in Deutschland) geben wir uns maximal (!) 30 Tage Zeit für die vorgerichtliche Phase. Denn je jünger die Forderung, desto höher die Erfolgsaussichten, sie beizutreiben. Hierbei nutzen wir vor allem den schriftlichen und telefonischen Kommunikationsweg, was mich zum nächsten Erfolgsfaktor führt: dem Schuldnerkontakt: Das Herzstück unserer Arbeit ist die Telefonie. Durch das „persönliche Gespräch“ und die richtigen Fragetechniken können unsere erfahrenen Kollegen sich schnell einen Eindruck zu den Rahmenbedingen und potentiellen Erfolgsaussichten machen. Zum Beispiel:
- Sind das Unternehmen und vor allem verantwortliche Personen für uns als Inkassodienstleister überhaupt erreichbar oder wird gar nicht reagiert?
- Hält man sich an erste Zusagen zur Klärung und/oder Zahlungsversprechen?
- Wie sind die internen Abläufe und mit welcher Transparenz wird mit uns kommuniziert?
Das sind alles wichtige Informationen, und durch die dazugehörigen Zwischentöne können wir oft schon nach dem ersten Telefonat ein gutes Gespür für den Fall entwickeln.
Allianz Trade Collections hat eine hohe Erfolgsquote – woran liegt das und was genau tun wir dafür?
Drei Faktoren sind hier aus unserer Sicht entscheidend. Erstens unser Außendienst: In besonders schwierigen Fällen (z.B. wenn ein Schuldner per Telefon konsequent nicht erreichbar ist), schalten wir einen von bis zu vier Außendienstmitarbeitern in Deutschland ein. Der Vor-Ort-Schuldnerkontakt ist ein besonderes Asset, welches erheblich zu unserer guten Erfolgsquote beiträgt.
Zweitens hilft uns unser internationales Netzwerk: Mit über 100 Millionen platziertem Forderungsvolumen (im In- und Ausland) verfügen wir über einen sehr breiten Erfahrungsschatz im B2B Inkasso.
Inkasso ist People-Business. Allianz Trade ist mit eigenen Collection-Teams oder Partner Agencies in 160 Ländern vor Ort und kann dadurch Inkasso in der jeweiligen Landessprache des Schuldners und unter den jeweils lokal geltenden Bedingungen und Regularien anbieten. Dabei arbeiten alle Kollegen nach den Allianz Trade Standards.
Und drittens setzen wir bei unseren Mitarbeitenden auf ein umfassendes Trainingskonzept.
Wie werden die Mitarbeitenden denn konkret geschult?
Unsere sachkundige Person (diese ist notwendig, um als Inkassounternehmen in Deutschland tätig zu sein) schult unsere Kollegen Inhouse. Wir haben dafür ein individuelles und auf unsere Bedürfnisse maßgeschneidertes Schulungskonzept entwickelt. Mindestens jährlich bieten wir für alle Mitarbeitenden Auffrischungsschulungen an. Die Schulungen umfassen juristisches Basiswissen ebenso wie inkassospezifisches Fachwissen. Darüber hinaus gibt es für jeden Mitarbeitenden einen 6-monatigen Onboarding-Plan; hier wird dann „on the Job“ weiter trainiert.
Ergänzt wird dies durch externe Trainer, bspw. haben wir für die Kunden- und Schuldnerkommunikation Experten, die uns immer wieder unterstützen. Sie vermitteln Fragetechniken, die zunächst mit erfahrenen Kollegen z.B. in Rollenspielen erprobt werden und dann direkt in der Arbeit zum Einsatz kommen. Gerade in der ersten Phase bekommen unsere Mitarbeitenden auch viel Feedback und Unterstützung aus dem Team und von ihrer Führungskraft.
Zudem haben wir einen „Coach-the-Coach“-Ansatz eingeführt: Kollegen haben sich als interne Coaches für Kunden- oder Schuldnerkommunikation ausgebildet. So sind wir unabhängiger und können durch gegenseitiges Feedback kontinuierlich miteinander und voneinander lernen.
Welche Tipps können wir Unternehmern geben, bevor sie uns einschalten (müssen)?
Ein sorgfältiges Debitorenmanagement ist das A und O. Wenn ein Unternehmen die folgenden Fragen nur vage beantworten kann, dann gibt es hier wahrscheinlich Verbesserungsbedarf:
- Wie wählen Sie aktuell Ihre Geschäftspartner aus?
- Haben Sie diese einem umfangreichen Hintergrund-Check unterzogen?
- Wie ist deren finanzielle Situation – handelt es sich um zuverlässige Partner? (Und nehmen Sie hierzu Bonitätsauskünfte in Anspruch?)
- Was umfasst eine korrekte Rechnungsstellung?
Sollte der „Worst Case“ dann trotzdem eintreten und eine Forderung ausfallen, stehen wir natürlich gerne zur Seite.
