Ihre Arbeit ist geleistet – jetzt beginnt das Forderungsmanagement im engeren Sinn. Geld soll fließen, Zahlungsausfälle vermieden werden. Wasserdichte Verträge mit klaren Zahlungsvereinbarungen sind eine gute Voraussetzung für einen reibungslosen Ablauf, aber nicht immer läuft alles rund. In kleineren Unternehmen fehlen dazu oft die personellen Ressourcen, um sich intensiv mit offenen Forderungen zu beschäftigen.
Rechnungen korrekt aufsetzen
Zu einem effektiven Forderungsmanagement gehören prüffähige Rechnungen, die den gültigen gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Empfehlenswert sind Angaben zur Fälligkeit der Zahlung. Hat der Rechnungsempfänger den letzten Tag der Zahlungsfrist verstreichen lassen, befindet er sich im Zahlungsverzug. Wurde keine Frist vereinbart und noch keine Mahnung verschickt, tritt bei Geschäftskunden 30 Tage nach Erhalt der Rechnung der Zahlungsverzug ein.
Fristen nachhalten und mahnen
Die Maßnahmen zum Eintreiben überfälliger Zahlungen beginnen in der Regel mit einem Mahnschreiben. Dieses muss bestimmte Punkte enthalten wie die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, die Höhe der offenen Forderung, das Fälligkeitsdatum und eine neue Zahlungsfrist. Zahlt der Kunde dauerhaft nicht, sollte die Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens beantragt werden.
Der letzte Schritt führt vor Gericht
Am schnellsten und günstigsten ist hier das Mahnverfahren beim Amtsgericht: Es dauert allerdings ca. zwei Monate, bis per Vollstreckungsbescheid der Gerichtsvollzieher beauftragt werden kann. Eine Zahlungsklage, mit der Sie Einwände Ihres Schuldners abwehren, braucht in der Regel sogar mindestens sechs Monate! Übrigens: Auch wenn bei Ihrem Schuldner scheinbar nichts zu holen ist, kann sich die Vollstreckung lohnen – Sie können z. B. seine möglichen Forderungen gegen Dritte oder künftige Steuererstattungen pfänden lassen.
Inhouse oder Outsourcing?
Gerade für kleinere Unternehmen kann es sinnvoll sein, das Eintreiben von Zahlungen einem Unternehmen zu überlassen, das sich darauf spezialisiert hat. Ein Outsourcing kann oft Kosten und Zeit sparen.
Euler Hermes-Kunden haben es leichter
Mit unserem Schutz vor Forderungsausfall übergeben Sie Ihre überfälligen Forderungen einfach an die Euler Hermes Collections GmbH. Wir übernehmen das Mahnen und den Einzug, führen gegebenenfalls für Sie den Versicherungsfall herbei und prüfen Ihren Entschädigungsanspruch.
TIPP: Nutzen Sie Ihr Pfandrecht
Ohne besondere Vereinbarungen kann ein Unternehmer das sogenannte Unternehmerpfandrecht geltend machen. So braucht z. B. eine Werkstatt ein repariertes Fahrzeug erst dann an den Kunden zu übergeben, wenn der die Rechnung bezahlt hat. Sie kann das Auto sogar verkaufen, um an ihr Geld zu kommen.
