Um procedimento robusto de controle de crédito é essencial para todo proprietário de negócio, seja grande ou pequeno: um controle eficaz de crédito fará você pagar mais rápido, e isso é bom para o seu negócio. Além disso, ao promover pagamentos em dia, um controle eficaz de crédito pode ajudar você a evitar custos caros para cobrança de dívidas. Mas o que é controle de crédito e como criar um sistema robusto de controle de crédito?

Controle de crédito é um processo de negócios que promove a venda de bens ou serviços ao conceder crédito aos clientes, abrangendo itens como período de crédito, descontos em dinheiro, condições de pagamento, padrões de crédito e política de cobrança de dívidas.

Em geral, o controle de crédito é uma forma de facilitar para seus clientes a compra dos bens ou serviços da sua empresa oferecendo atraentes condições de pagamento, tornando assim a compra em si atraente. Um controle eficiente de crédito pode resultar em aumento das vendas – e dos lucros – para sua empresa.

Mas uma parte importante do controle de crédito também é determinar para quem você pode conceder crédito de forma confiável. Conceder crédito a clientes com histórico ruim pode resultar em não serem pagos pelos bens ou serviços que sua empresa vende.

O controle de crédito é o primeiro passo para garantir que você esteja fazendo negócios com clientes que aceitam suas condições e podem pagar conforme os termos acordados.

Gestão de crédito é o próximo passo: busca evitar pagamentos atrasados ou não pagamento por meio de monitoramento, relatórios e registro de dados. Quanto mais forte for seu controle de crédito, mais suave será seu processo de gestão de crédito.

Os processos de controle de crédito ajudam você a garantir que os termos e políticas de pagamento da sua empresa sejam respeitados. Isso envolve deixar esses termos e ações claros tanto para seus clientes quanto para sua equipe de controle de crédito: explique como você emitirá as faturas e o que fará caso elas vençam. Certifique-se de cobrir estes passos:

• Certifique-se de ter as informações corretas dos clientes: o nome correto e legal dos seus clientes, incluindo a entidade da empresa, endereço correto e, posteriormente, o nome da pessoa para quem você deve enviar a fatura. Deslizes em algo tão básico podem resultar em faturas erradas, pagamentos atrasados e seu processo de controle de crédito desequilibrado no início.
• Certifique-se de submeter os novos clientes à devida diligência rotineira e fazer verificações de crédito: checando finanças, reputação, histórico de negócios e pagamentos, etc. Serviços online como Experian.com ou Duedil.com podem fornecer verificações de crédito úteis para empresas.
• Estabeleça limites de crédito como parte do seu processo de controle de crédito para gerenciar sua exposição ao risco: pergunte a si mesmo qual é o valor máximo em dívida para cada um dos seus clientes e considere se eles pagam regularmente em dia, se seu negócio é cíclico e se suas vendas são regulares ao longo do ano. Para qualquer ajuda, note que alguns provedores, como seguradoras de crédito, podem ajudar a avaliar clientes.
• Realize revisões regulares de controle de crédito para verificar faturas pendentes e atrasadas. Decida quais clientes precisam de acompanhamento. Analise mais a fundo por que uma fatura não foi paga: será que o cliente a deixou passar? Perdeu o controle? Existe alguma disputa sobre a fatura que precisa ser resolvida?

Parte do seu processo de controle de crédito deve incluir quando transferir essas questões para sua equipe de gestão de crédito, para que eles possam conversar com o cliente e considerar várias formas de recuperar pagamentos: oferecendo diferentes métodos de pagamento, incentivos para pagamento antecipado ou alterando as condições de crédito. Você tem muitas opções.

Sua empresa deve ter um procedimento ou política formal e por escrito de controle de crédito – ou seja, uma forma estabelecida ou oficial de fazer algo – para estabelecer práticas robustas, repetíveis e funcionais de controle de crédito.

Colocar esses procedimentos de controle de crédito por escrito pode promover uma cultura de disciplina dentro da sua empresa e garantir que todos sigam as mesmas diretrizes. Esses procedimentos devem incluir regras claras sobre seus termos de crédito, triagem e contato com clientes, processo de faturamento ou processamento de pagamento atrasado.

Seus procedimentos de controle de crédito e gestão de crédito dependem do envolvimento e da conscientização de toda a sua empresa, então pense em comunicar isso amplamente e em treinar sua equipe de vendas, por exemplo, e não apenas o departamento financeiro.

Seu sistema de controle de crédito deve facilitar ao máximo para seus clientes pagarem, então configure vários métodos de pagamento.

A tecnologia tornou possível até mesmo pequenas empresas aceitarem pagamentos online sem precisar configurar e incorrer nos altos custos das contas de banco mercantil. Aumentar o número de caminhos de pagamento para seus clientes pode simplificar seu sistema de controle de crédito e aumentar os pagamentos pontuais.

Como já mencionado acima, certifique-se de que sua equipe de gestão de crédito monitore regularmente a capacidade de crédito dos seus clientes, não apenas dos novos. Em tempos econômicos sensíveis ou em setores sensíveis, revisões trimestrais dos clientes, balanços, fluxo de caixa e faturamento futuro fornecerão uma avaliação em tempo real da sua solvabilidade contínua e alertarão sobre possíveis problemas antes que se tornem crises.

Às vezes, apesar dos seus melhores esforços para controlar o crédito, os clientes não cumprem suas obrigações, e cabe a você e sua equipe encontrar uma solução.

Cartas de controle de crédito podem ajudar você a cobrar pagamentos atrasados, especialmente se você seguir estas dicas:

• Uma semana após o prazo de vencimento: escreva uma primeira carta de controle de crédito como um lembrete gentil, na forma de algumas linhas solicitando pagamento dentro da semana.
• Uma semana após a primeira carta: se a dívida permanecer não paga, use uma linguagem mais firme, solicitando o pagamento até uma data fixa e anexe a fatura.
• Duas semanas após o envio da segunda carta (ou seja, um mês após a data de vencimento original): se a dívida ainda não estiver paga, considere buscar assistência externa – como uma agência de cobrança ou recorrer à sua seguradora de crédito – para garantir o pagamento. Comunique suas intenções ao cliente por e-mail e pelo correio, e esteja preparado para agir conforme suas intenções.
  

Uma carta de controle de crédito não deve conter ameaças vazias. Faz parte do processo geral de controle de crédito da sua empresa, destinado a garantir que os clientes cumpram sua obrigação de pagamento de acordo com os termos que ambos concordaram.

O controle de crédito terceirizado pode ser a opção mais protetora e menos cara para algumas empresas. Isso pode liberar seu tempo e equipe para buscar oportunidades, entrar em novos mercados e fazer ofertas competitivas para seus potenciais clientes enquanto seu fluxo de caixa é protegido. 

Por exemplo, o seguro de crédito é uma solução completa para controle de crédito terceirizado. Ela cobre suas contas a receber vencidas em até 12 meses contra riscos comerciais e políticos inesperados (falência de clientes, mudanças nas regulamentações de importação e exportação, etc.) para que seu fluxo de caixa esteja protegido e você ainda evita dívidas incobráveis. Ele inclui a avaliação dos clientes, informações financeiras sobre seus clientes e potenciais clientes, cobrança de dívidas e compensação em caso de inadimplência.

Outro benefício do controle de crédito terceirizado é para comunicações com clientes estrangeiros atrasados, quando idiomas locais, diferenças horárias, culturas e costumes estão envolvidos. De fato, terceirizar o controle de crédito para uma seguradora global de risco garante que seu controle internacional de crédito seja realizado por representantes locais que conhecem e compartilham a língua e a cultura do seu cliente. Isso pode reduzir significativamente mal-entendidos e tornar o processo de controle de crédito mais eficiente.

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