Frauderisico’s liggen altijd op de loer: voorkomen is beter dan genezen

Er gaat haast geen dag voorbij of er verschijnen mediaberichten over fraude. Van gokverslaafde en stelende boekhouders tot geraffineerde CEO’s en CFO’s die de buitenwereld een te rooskleurig beeld schetsen van de onderneming waarvan zij weten dat die spoedig ten onder zal gaan. Van ‘klein bier’ en geringe schade tot grootschalige fraudes die juist een megaschade tot gevolg hebben. Van een individueel slachtoffer tot soms wel duizenden gedupeerden. In het privédomein, zakelijk of bij de overheid.

Vroeg of laat krijgen we allemaal wel een keer met fraude te maken. Omdat we niet scherp of goedgelovig zijn en in een oplichtingstruc trappen. Omdat we onzorgvuldig zijn met data of met wachtwoorden. Omdat we medewerkers en derden vertrouwen geven, ook als zij dat makkelijk en vrijwel ongemerkt kunnen beschamen. Omdat we ons onvoldoende willen of kunnen verdedigen gegeven de kosten die daarmee gemoeid gaan. Omdat we ons onvoldoende wapenen tegen de frauderisico’s waaraan we blootstaan.

Binnen het bedrijfsleven is het onderwerp fraude niet altijd even populair. Het treffen van preventieve maatregelen kost tijd en geld. Noodzakelijke procedures inzake een robuuste administratieve organisatie en interne beheersing kosten veel tijd en geld. De kosten van interne en externe (accountants)controle lopen steeds maar weer op. Compliance-officers worden door de commerciële medewerkers – de ‘dealmakers’ – vaak als lastig - als ‘dealbreakers’ - ervaren’. Aandacht besteden aan een onderwerp als fraude, gaat in de gedachten van velen ten koste van tijd en aandacht voor andere belangrijke zaken: de business, cliënten, werknemers, innovatie, ondernemerschap. Bovendien vergen zaken als privacywetgeving, fiscale regelingen en duurzaamheid ook al zoveel aandacht.

Juist in dat laatste onderwerp schuilt mijn waarschuwing: een duurzame onderneming is een onderneming die continu aandacht heeft voor de frauderisico’s waaraan deze blootstaat. Juist ter bescherming van de business, cliënten, werknemers en de bestendiging van innovatie en ondernemerschap. Immers: fraude veroorzaakt schade waardoor de winst wordt verminderd of waardoor verliezen ontstaan. Fraude kan daardoor de continuïteit van de onderneming in gevaar brengen en daar is – behoudens de fraudeur(s) – niemand bij gebaat. Het is daarom een plicht van bedrijven, bestuurders en risicomanagers om continu alert te zijn en het onderwerp fraude voldoende aandacht te geven.

Fraude dient daarom periodiek terug te keren op de agenda van bestuurders en risicomanagers. De administratieve organisatie en interne beheersing mogen niet statisch zijn. Fraudeurs weten altijd weer gaten te vinden in binnen de onderneming gehanteerde procedures. Aanpassingen en verbeteringen zijn dan ook gewenst en noodzakelijk. Net als toezicht op de naleving van procedures, bijvoorbeeld met proefkopers en inventarisaties op onverwachte momenten. Maar ook door binnen de onderneming open te zijn over ontdekte fraude en de vervolgens getroffen sancties. Moffel fraude – bijvoorbeeld uit schaamte dat het kon gebeuren – niet weg, maar wees er open over. Om collega’s en medewerkers te waarschuwen. Om hen alert te maken.

Instrumenten zoals de ‘fraudedriehoek’ – waarin de punten betrekking hebben op de aspecten druk, gelegenheid en rationalisatie – en frauderisicoanalyses kunnen bij de gesprekken over frauderisico’s behulpzaam zijn. Net als het betrekken van derden – bijvoorbeeld een fraudedeskundige, forensisch onderzoeker, advocaat of een fraudeverzekeraar – die met een frisse blik vaak weer andere fraudemogelijkheden en -risico’s kunnen benoemen die intern over het hoofd worden gezien.

In de zojuist genoemde verklaringen schuilt niet alleen risico’s maar ook kansen: digitalisering schept meer mogelijkheden om pogingen tot fraude vroegtijdig te ontdekken, digitalisering kan ook worden ingezet om echt en nep te onderscheiden, fraudespecialisten kunnen en moeten gebruik maken van de technologische middelen, tegen hacking en oplichting kunnen preventieve maatregelen, beveiliging en aanscherping van procedures worden ingezet.

Fraudepreventie is noodzakelijk, maar kost ook aandacht, tijd en geld. Zie het als een investering om erger te voorkomen. Anders gezegd: door fraudepreventie maak je het frauderisico inzichtelijk en beheersbaar en wordt de kans op schade drastisch verminderd. Dat lijkt ons een heldere business case. Bovendien: Je wilt toch niet het lijdend voorwerp zijn in een volgend mediabericht over fraude?

Meer weten over fraudepreventie? Ontdek onze fraudeverzekering of neem contact op met onze fraudespecialisten. Wij helpen je graag verder.