De technologische vooruitgang, de toenemende hoeveelheid gegevens die bescherming nodig hebben en de sterke toename van het gebruik van sociale media maken bedrijven kwetsbaarder voor  fraudeaanvallen. CEO-fraude en fraude met valse identiteit waarbij fraudeurs zich voordoen als klanten of leveranciers vormen een groeiende bedreiging voor bedrijven. Bij fraude gaat het niet altijd om criminele activiteiten van derden. Ook jouw eigen medewerkers kunnen verantwoordelijk zijn voor fraude. Er zijn elk jaar duizenden gevallen van witteboordencriminaliteit.

Volgens een studie die in 2021 door Allianz Trade France en de DFCG is uitgevoerd, hebben 2 op de 3 bedrijven in 2020 ten minste één poging tot fraude meegemaakt en is bij 1 op de 3 bedrijven ten minste één fraudegeval bewezen. Of de fraude nu binnen of buiten jouw bedrijf wordt gepleegd, de financiële verliezen hebben een grote impact op jouw bedrijf en kunnen vaak in miljoenen euro's oplopen.

Bedrijven zijn te vaak geïnteresseerd in fraude als er al fraude is gepleegd. In dit stadium kunnen alleen reactieve maatregelen worden genomen om de gevolgen te beperken en ervoor te zorgen dat dit specifieke geval zich niet meer kan voordoen, bijvoorbeeld door de fraudeur in kwestie te ontslaan. Voorkomen is beter dan genezen. Fraude moet preventief worden bestreden en alleen een combinatie van preventie- en opsporingsmaatregelen kan voldoende waarborgen dat het frauderisico onder controle is.

1. Wees waakzaam

Als je iets vreemds opmerkt, wees dan voorzichtig. Open geen verdachte links van bedrijven of mensen die je niet kent. Toon hetzelfde wantrouwen tegenover de websites die je bezoekt.

2. Bel even

Als je een verdachte e-mail ontvangt waarin je om informatie over jouw bedrijf wordt gevraagd, bel dan de organisatie in kwestie op om na te gaan of het verzoek gerechtvaardigd is. Jouw financiële instelling zal nooit per e-mail contact met je opnemen om persoonlijke of vertrouwelijke informatie op te vragen.

3. Ken jouw leveranciers

E-mail mag niet jouw enige communicatiemiddel zijn met jouw leveranciers en andere partners of medewerkers. Zorg voor andere vormen van contact met hen. Leer hen goed kennen. Zo kan je een verzoek dat niet past in de gewoonten van een leverancier, sneller identificeren.

4. Wijs betalingslimieten toe

De limieten die worden toegekend aan medewerkers met weinig ervaring moeten lager zijn. Ook al heb je het druk, probeer geen werk te vermijden door jouw medewerkers hogere limieten toe te kennen. Ken passende financiële limieten toe en evalueer deze regelmatig.

5. Pas dubbele goedkeuring toe

Zorg ervoor dat ten minste twee personen de betalingen goedkeuren. Dit tweeledige goedkeuringsmechanisme zal jouw bedrijf beschermen. De controle door een tweede persoon maakt het mogelijk fouten of pogingen tot fraude op te sporen die de bedrijven duur kunnen komen te staan.

6. Controleer jouw bankrekeningen regelmatig

Als je de activiteit van jouw bankrekeningen op de voet volgt, zal elke frauduleuze operatie je onmiddellijk opvallen. Houd er rekening mee dat, zelfs als het beleid van jouw financiële instelling eruit bestaat om elk bedrag dat verband houdt met een ongeoorloofde transactie terug te betalen, het tijd kan kosten om incidenten te melden. Als je fraude vermoedt, meld dit dan onmiddellijk bij jouw bank.

7. Update jouw software

Een verouderde software kan informatie niet voldoende beschermen. Installeer een antivirussoftware en werk deze regelmatig bij, maak back-ups en doe een beroep op externe technologie-experts.

8. Maak jouw werknemers bewust

Zorg ervoor dat jouw medewerkers de huidige bedreigingen en de tactieken van fraudeurs kennen. Bied hen opleidingen aan over de technieken en het beleid in verband met de fraudebestrijdingscampagne. Herinner de medewerkers regelmatig aan het belang van waakzaamheid. Deze herinneringen zijn een zeer doeltreffend middel om fraude te voorkomen.

9. Voorzie een procedure die in geval van fraude moet worden gevolgd

Zorg voor een te volgen procedure en deel die mee aan alle medewerkers. In geval van fraude worden paniekreacties vermeden en kunnen uw medewerkers rustig, zonder overhaasting en volgens de vastgestelde procedure handelen.

Het is helaas niet mogelijk het risico van fraude volledig te dekken. Wanneer zich binnen jouw organisatie fraude voordoet, handel dan krachtig: beperk de gevolgen van de fraude, doe een beroep op professionals, documenteer alles en licht jouw fraudeverzekeraar in.

Informeer de autoriteiten

Je moet eerst de autoriteiten op de hoogte brengen dat je het slachtoffer bent geworden van fraude. Aangifte doen bij de politie is noodzakelijk om een schadevergoedingsprocedure op te starten. Bovendien kunnen zij je begeleiden in de te volgen procedure in geval van fraude.

Breng jouw IT-afdeling op de hoogte

Jouw IT-team kan een aanval op jouw systemen misschien neutraliseren, vooral als je hen onmiddellijk op de hoogte brengt. Zelfs als er enige schade is aangericht doordat een medewerker op een schadelijke link heeft geklikt, kan jouw technische team de gevolgen van de aanval voor de rest van het bedrijf beperken. Blokkeer direct de toegangen van de medewerker bij wie de fraude heeft plaatsgevonden.

fraude-voorkomen

Doe een beroep op professionals

Laat de fraude vaststellen door een deskundige. Hoe eerder je dat doet, hoe meer je jouw verliezen beperkt. Als er daadwerkelijk sprake is van fraude en deze snel wordt opgespoord, kan je voorkomen dat het bewijsmateriaal wordt vernietigd. Een expert helpt je ook bij het opstellen van een schadedossier voor jouw fraudeverzekeraar.

Documenteer alles

Verzamel alle documenten om de fraude te bewijzen. Dit papierwerk helpt de expert om de bron van de fraude op te sporen en alle stappen van het proces op een rijtje te zetten. Documenteer in detail alles wat je weet over de vermoedelijke daders en over het fraude-incident, inclusief mogelijks de politie-interventie.

Informeer jouw fraudeverzekeraar

Indien je een fraudeverzekering heeft, breng dan jouw verzekeraar op de hoogte, zodat hij tijdig een correct schadedossier kan openen. Jouw verzekeraar zal ook een deskundige aanstellen die gespecialiseerd is in fraude. Als de dader strafrechtelijk wordt vervolgd, moet een advocaat de nodige stappen ondernemen.

Of de fraude nu binnen of buiten jouw bedrijf wordt gepleegd, financiële verliezen hebben meestal een grote impact op het bedrijf. Met onze fraudeverzekering bescherm je jouw bedrijf tegen financiële verliezen door interne fraude en externe fraude.

Daarnaast bieden wij je de meest uitgebreide fraudeverzekering op de markt. De verzekering beschermt jouw vermogen en dekt verliezen veroorzaakt door fraude: niet alleen financiële verliezen, maar ook schade aan systemen en schade aan de reputatie van jouw bedrijf.

Neem contact op met ons team voor een oplossing op maat. Onze experts helpen je graag verder.