Mesmo empresas lucrativas e bem-sucedidas podem ser enfraquecidas diante de pagamentos atrasados ou insolvência de um cliente. Há muito a fazer para proteger seu negócio: escolher os clientes certos para negociar, implementar processos para garantir que as faturas sejam pagas em dia, integrar a gestão do fluxo de caixa em todas as suas decisões de investimento ou contratar um seguro de crédito.

Mas tudo começa com ter um demonstrativo de fluxo de caixa atualizado e criar uma previsão de fluxo de caixa. Vamos ver como calcular o fluxo de caixa e como fazer uma projeção de fluxo de caixa.

Ficar sem dinheiro é a principal razão pela qual pequenas empresas vão à falência. Um fornecimento regular de dinheiro é vital para qualquer organização, para que ela possa pagar salários e contas, além de investir em crescimento. Mesmo empresas que conseguem fazer muitas vendas podem se tornar insolventes se o fluxo de caixa for interrompido, por exemplo, no caso de notas fiscais não pagas.

Por isso, acompanhar seu fluxo de caixa a cada mês é essencial. Ao analisar o que aconteceu no mês anterior e criar uma previsão de fluxo de caixa para os próximos meses, você poderá detectar tendências, antecipar quando seu negócio pode precisar de mais dinheiro e prevenir problemas de fluxo de caixa. Outra vantagem de uma previsão de fluxo de caixa também pode ajudar você a definir o melhor momento para investir, como comprar um novo software caro ou uma máquina.

Calcular o fluxo de caixa é simplesmente uma questão de comparar o dinheiro que entra com o dinheiro que está saindo ao longo de um período (por exemplo, nos últimos três meses). A fórmula do fluxo de caixa líquido é: Dinheiro Recebido – Dinheiro Gasto = Fluxo de Caixa Líquido.

O dinheiro recebido corresponde à sua receita proveniente de faturas liquidadas, enquanto o dinheiro gasto corresponde às responsabilidades do seu negócio (custos como contas a pagar, juros a pagar, rendas de impostos a pagar, notas a pagar ou salários/salários a pagar).

Desde que o primeiro número seja maior que o segundo, você tem fluxo de caixa positivo, ou seja, tem dinheiro no banco. Se seu fluxo de caixa for negativo, significa que você termina o período com menos dinheiro do que no início.

Para entender melhor quanto dinheiro está disponível para você gastar, você pode usar a seguinte fórmula de fluxo de caixa livre:

Lucro líquido + Depreciação/Amortização – Variação do capital de giro – Despesas de capital = Fluxo de Caixa Livre

Para ajudar você a usar essa fórmula, aqui estão algumas definições comuns de gestão de fluxo de caixa:

• O 'lucro líquido' é obtido ao retirar a receita das vendas e subtrair a esse valor o custo das mercadorias vendidas, vendas, despesas gerais, administrativas e operacionais, juros, impostos e outras despesas.
• 'Depreciação/Amortização' são como despesas programadas usadas para reduzir o valor de carga ou de mercado de alguns ativos.
• 'Variação no capital de giro' significa a diferença entre ativos circulantes (como dinheiro, contas não pagas dos clientes, estoques de matérias-primas ou produtos acabados) e passivos correntes (como contas a pagar).
• 'Despesas de capital' são os fundos que você usou para adquirir, atualizar e manter ativos físicos, como propriedades, edifícios, tecnologia ou equipamentos.

Depois que você entende como calcular o fluxo de caixa, fica mais fácil entender como prever fluxos de caixa futuros.

Uma projeção de fluxo de caixa usa valores estimados para dar uma ideia do que está por vir nas próximas semanas e meses.

Existem vários métodos para prever o fluxo de caixa. Aqui está um método, que é muito simples:

• Escolha um prazo – por exemplo, seis meses no futuro – e estime o valor das suas transações nesse período.
• Liste o dinheiro que você receberia: comece com uma previsão de vendas (especialmente faturas recorrentes, que você pode prever com certa certeza) e adicione outros fluxos como investimentos, subsídios, vendas de ativos e reembolsos de impostos
• Separadamente, liste o dinheiro que você gastaria: custos fixos futuros, incluindo salários, aluguel, hardware, software e impostos.
• Use a fórmula de Fluxo de Caixa Líquido (Fluxo de Caixa Líquido) (veja acima) para determinar se você terá um fluxo de caixa positivo ou negativo durante o período selecionado: Dinheiro Recebido – Dinheiro Gasto = Fluxo de Caixa Líquido

'Vendas pagas' é o valor em dinheiro recebido em um determinado mês por bens/serviços fornecidos durante esse mês. A nota "75%" indica que apenas três quartos do dinheiro devido por vendas feitas em qualquer mês serão recebidos nesse mês.

'Cobranças de vendas a crédito' referem-se ao valor em dinheiro recebido durante um determinado mês para bens/serviços fornecidos nos meses anteriores.

Graças à sua previsão de fluxo de caixa, você pode ver se terá fluxo de caixa positivo ou negativo nos próximos meses. Em caso de fluxo de caixa negativo, você pode tomar as medidas adequadas para evitar problemas de fluxo de caixa.

Apesar das suas previsões e da previsão do fluxo de caixa, ainda podem ocorrer circunstâncias imprevistas. Você nunca deve esperar para se meter em apuros para proteger seu negócio. A boa notícia é que existem várias opções a considerar, desde melhorar seus processos de gestão de fluxo de caixa, até manter uma reserva para dias difíceis ou recorrer ao seguro de crédito.