Interne fraude: vertrouwen heeft zijn grenzen!

De meeste fraude wordt gepleegd door eigen werknemers. Veel ondernemers weigeren dat te geloven. ”Ik ken mijn werknemers, ik heb ze zelf allemaal aangenomen. Het zijn geen criminelen!”, is een veelgehoord geluid. Volgens ons jaarlijkse fraudeonderzoek in Benelux had vorig jaar 59% van de bedrijven te maken met fraude(pogingen) door eigen medewerkers. Wie zijn die interne fraudeurs? Hoe herken je ze?

Medewerkers die hun werkgever oplichten kom je in alle lagen van het bedrijf tegen. Het kan iedereen zijn. Wel komen mannelijke overtreders nog steeds vaker voor (64% vs 20%). Wat opvalt is dat het vaak mannen zijn die minder dan vijf jaar in dienst zijn. Deze veelplegers zijn meestal mannen tussen de 35 en 45 jaar oud. Maar pas op: de grootste fraudeschades worden vaak veroorzaakt door juist mannelijke daders tussen de 40 en midden 50. Ze zijn goed opgeleid, bekleden hogere managementposities en vaak werken ze al minstens tien jaar bij het bedrijf.

De veelplegers zijn jonger, vaak laag opgeleid en staan lager in de hiërarchie van de organisatie. Ze begaan in aantal de meeste misdaden, maar meestal gaat het om kleinere bedragen en de fraude wordt vaak al snel ontdekt.

De oudere, hoger opgeleide fraudeur met vaak leidinggevende taken, kent de bedrijfssystemen en mechanismen door en door. Omdat ze vaak lang in dienst zijn genieten ze bij collega's en superieuren groot vertrouwen. Dat verschaft hen allerlei vrijheden, waaronder toegang tot vertrouwelijke systemen en informatie. Alles bij elkaar een ideale omgeving om hun werkgever gedurende een lange periode op te lichten zonder argwaan te wekken. Ondertussen zijn ze vriendelijk en beleefd tegen iedereen. Als blijkt dat ze fraude hebben gepleegd slaat dat meestal in als een bom. Het zijn de personen van wie je dat het laatst zou verwachten.

In zijn onderzoek naar dadertypes ontdekte Noll dat hebzucht een veelvoorkomend motief is, naast chronisch geldgebrek. “Ook angst voor sociale uitsluiting kan een aanleiding zijn voor misdrijven. Denk aan bijvoorbeeld aan fraudeurs die door hun levensstandaard een gebrek aan erkenning door ouders of echtgenoten willen opvullen. Een ander veelvoorkomend motief is wraak, bijvoorbeeld als een werknemer voelt dat hij of zij een promotie heeft misgelopen.”

Veel fraudezaken worden niet gemeld. Bedrijven handelen het zelf af en willen negatieve aandacht voorkomen. Uit ons jaarlijkse fraudeonderzoek blijkt dat één op de vier bedrijven fraude intern afhandelt. Ook zien we dat bedrijven steeds meer maatregelen nemen om fraude te voorkomen.

Meest genoemde maatregelen zijn fraudebewustzijn van medewerkers vergroten, extra controle vanuit de administratieve organisatie en screening van medewerkers. Ook wordt two factor authenticatie en het vierogenprincipe steeds vaker toegepast. Een meerderheid van de bedrijven ziet fraude als een toenemend risico. 64% zegt frauderisico-analyses uit te voeren en bijna 30% zegt meer te gaan investeren om het frauderisico te beperken. Deze bedrijven steken vooral meer geld in beveiligingsaudits van hun IT-systeem en in trainingen om fraudebewustzijn van medewerkers te vergroten. Ook hebben steeds meer bedrijven een noodplan (een draaiboek mocht fraude aan het licht zou komen).

Voor werkgevers is het belangrijk dat medewerkers verdacht gedrag van een collega durven te melden. Dat vraagt om een open bedrijfscultuur: maak interne fraude bespreekbaar tijdens vergaderingen en laat het als onderwerp terugkomen bij functioneringsgesprekken. Betrek medewerkers bij de bedrijfsvoering. Zo zullen ze zich verantwoordelijker voelen voor wat er intern gebeurt en elkaar aanspreken op afwijkend gedrag.

Verder moeten de controles binnen een bedrijf effectief zijn, maar niet zo streng dat er een cultuur van wantrouwen ontstaat, zo waarschuwt Noll. “Als werknemers zich niet vertrouwd voelen, lijdt het bedrijf op een andere manier schade en dat is net zo onwenselijk.”