Contrôle et gestion du crédit client

Qu'est la gestion du crédit client ?

La gestion du crédit est définie comme le plan d'action de votre entreprise pour se éviter les retards de paiement ou les défaillances de vos clients. Un plan de gestion du crédit efficace repose sur un processus continu et proactif d'identification des risques, d'évaluation de leur potentiel de perte et de protection stratégique contre les risques inhérents à l'extension de crédits. La mise en place d'un plan de gestion du crédit permet de protéger la trésorerie de votre entreprise, d'optimiser les performances et de réduire la possibilité qu'un défaut de paiement ait un impact négatif sur votre entreprise.

Pourquoi la gestion et le contrôle du crédit sont-ils importants ? 

Les retards de paiement et les situations de défaut de paiement se produisent à une fréquence alarmante - il est essentiel pour la santé financière de votre entreprise de les minimiser. Les clients qui ne paient pas leurs factures ou qui traînent les pieds pour payer peuvent directement mettre en péril la survie de votre entreprise, d'où l'importance de disposer d'un système de gestion du crédit.

De nombreuses entreprises estiment qu'il est difficile d'évaluer et de suivre correctement la solvabilité des nouveaux clients. Et lorsqu'elles traitent avec des clients étrangers, la gestion du risque client devient encore plus complexe, car il peut être difficile d'interpréter les informations utilisées par les pays étrangers pour mesurer la solvabilité et de s'y fier.

Il est indispensable de relever ce défi : Une faillite sur cinq parmi les petites et moyennes entreprises est due à des clients qui ne règlent pas leurs factures. Et bien que les moyennes et grandes entreprises soient mieux équipées pour absorber une perte de créances irrécouvrables, les impayés peuvent toujours détruire leurs bénéfices et gâcher leurs plans de croissance.

En appliquant des procédures de gestion du crédit efficaces, vous pouvez aider votre entreprise à générer les revenus auxquels elle a droit et à assurer sa continuité à long terme.

Meilleures pratiques en matière de gestion du crédit

Il n'y a pas deux entreprises identiques. C'est pourquoi votre entreprise a besoin d'un plan de gestion du crédit adapté à ses besoins, à son secteur d'activité et à ses clients. Cela dit, les experts s'accordent à dire que les meilleures pratiques en matière de gestion du risque de crédit comprennent l'optimisation de la gestion des contrats et du recouvrement des créances, l'identification et l'analyse du risque de défaut de paiement des nouveaux clients et la création d'un plan proactif d'atténuation du risque de crédit.

La gestion du crédit commence par la gestion des contrats

En ce qui concerne les contrats, assurez-vous d'indiquer par écrit les conditions de livraison et de paiement, et discutez également des clauses de l'accord. C'est là que vous pouvez indiquer si certaines conditions s'appliquent et si vous n'acceptez pas d'autres conditions. Pour commencer, vous pouvez consulter votre association professionnelle pour connaître les conditions généralement utilisées dans votre secteur d'activité. Au moment de conclure le contrat, nous vous conseillons également de demander à un avocat d'examiner les conditions. Il peut également être judicieux d'être franc avec vos clients et de leur faire savoir, dans votre contrat et dans votre facturation, que vous êtes assuré pour le crédit. Vous leur indiquerez ainsi clairement que les conséquences sont plus lourdes en cas de retard ou de défaut de paiement. 

Vérifiez également que la personne qui signe chaque reçu dispose de l'autorité nécessaire et demandez à ce que le reçu porte une étampe de l'entreprise.

Gestion du crédit et recouvrement des créances

Lors du recouvrement des créances, veillez à ce que toutes les données essentielles figurent sur votre facture afin de ne pas retarder le paiement. Voici un récapitulatif des informations de base à inclure :

• Le nom, l'adresse et le numéro de téléphone de votre entreprise, ainsi que le nom d'une personne de contact.
• Le nom et l'adresse exacts de votre client, ainsi que le nom de la personne à contacter.
• La nature et la quantité des biens ou des services.
• Le prix dans la devise appropriée.
• Le délai de paiement convenu.
• Votre numéro de compte bancaire.
• Imprimez également vos conditions au verso de la facture.

Si le paiement n'a pas encore été reçu, l'appel aux clients juste avant ou à la date d'échéance de la facture peut être effectué par le service comptable ou le service commercial, en fonction de la relation avec chaque client. Cet appel confirme la livraison des produits et la réception de la facture. Outre le fait qu'elle facilite le processus de paiement, cette étape constitue également un bon service à la clientèle qui permet de s'assurer que tout va bien. Cette étape permet également d'éviter les retards de paiement si votre client n'est pas satisfait de la livraison - pendant que vous avez encore le temps de rectifier le problème. Vous pouvez même envisager d'offrir à votre client une petite réduction s'il paie à la date prévue.

Les risques liés aux comptes clients freinent-ils votre entreprise ?

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Comment élaborer une procédure stratégique de gestion du crédit pour les retards de paiement ?

Ce ne sont pas tous les clients qui paient leurs factures dans les délais convenus ; assurez-vous donc d'avoir une politique de gestion du crédit efficace pour les paiements en retard. En cas de retard de paiement, appelez le client et rappelez-lui par écrit que vous attendez son paiement dans un délai raisonnable, par exemple une semaine.

Si le paiement n'est toujours pas effectué, vous pouvez envoyer un avertissement, puis une mise en demeure écrite. Cette dernière demande généralement le paiement dans les deux jours ouvrables et indique une date précise à laquelle l'argent doit être reçu avant le début de la procédure judiciaire. Compte tenu des coûts associés aux retards de paiement, envisagez également d'ajouter des frais pour  des coûts de recouvrement et des intérêts.

Si vous concluez un accord sur un calendrier de paiement tardif, mettez les termes de l'accord par écrit et indiquez clairement ce qui suit :

• Le montant total dû.
• Les périodes de paiement.
• Les dates précises auxquelles les paiements doivent être reçus.
• Votre numéro de compte bancaire et autres informations d'acheminement, si les paiements sont effectués par virement ou transfert électronique.

Avec un système de gestion du crédit, vous devez également suivre les progrès du client. Se conforme-t-il aux règles ? Est-il possible qu'il soit au bord de la faillite ? Informez également votre agence de cote de crédit. Les retards de paiement de votre client peuvent avoir des répercussions sur votre propre solvabilité, ce qui souligne l'importance de mettre en place une procédure de contrôle du crédit. Le fait d'être assuré en matière de crédit signifie que votre transporteur s'occupera du suivi et du recouvrement des paiements en retard, ce qui, en plus de vous faire économiser du temps et des efforts, peut également contribuer à préserver vos relations avec le client en vous évitant des discussions litigieuses.

Commencez le processus de gestion du crédit en recherchant la solvabilité des clients

Nous conseillons d'effectuer des recherches sur les nouveaux clients dès le début de la conversation afin d'en savoir le plus possible sur l'entreprise avec laquelle vous faites affaire. Envisagez diverses sources d'information pour votre analyse de crédit client, telles que la chambre de commerce locale et les agences d'évaluation du crédit, les références bancaires et commerciales, le document 10K de l'entreprise, etc. Même les clients existants doivent faire l'objet d'un examen périodique. Le fait d'être proactif pendant la phase de recherche joue un rôle important dans le processus de gestion du crédit.

Bien entendu, les données de référence pour comprendre la situation financière de vos clients sont leurs états financiers audités. Certains clients privés peuvent être disposés à les partager avec vous sur demande, mais beaucoup ne le feront pas. Si vous avez un assureur-crédit, vos chances d'avoir un accès indirect à ces états financiers augmentent - les clients respectent le pouvoir de marché d'un assureur et ils proposent généralement des accords de confidentialité pour les rassurer sur le fait que les détails ne seront pas partagés avec le client final. Découvrez la santé financière de vos clients dès aujourd'hui !

Documenter et évaluer votre processus de gestion du crédit

Communiquez votre processus de gestion du crédit aux autres services de l'entreprise afin de vous assurer que les tâches et les responsabilités des personnes travaillant dans d'autres services sont claires pour tout le monde. Dans certains cas, ils peuvent jouer un rôle clé dans le recouvrement des factures. Fixez également des limites claires aux actions requises de la part des autres départements et responsabilisez les personnes concernées. Évaluez périodiquement dans quelle mesure votre processus de gestion du crédit répond aux besoins de l'organisation.

Veillez à examiner chaque client à une fréquence qui corresponde au risque perçu que présente l'acheteur en question et à son potentiel de défaillance. Veillez à ne pas avoir de préjugés en raison de vos relations personnelles. Ce n'est pas parce que vous avez de bonnes relations avec un client qu'il ne risque pas de se retrouver en défaut de paiement.

Fixer des objectifs ambitieux en matière de gestion du crédit client

La valeur d'une politique efficace de gestion du crédit est parfois sous-estimée : Bien menée, elle permet d'éviter les risques inutiles, de créer des opportunités d'amélioration et de libérer le fonds de roulement de votre entreprise pour des investissements essentiels. Il est donc logique de fixer des objectifs et des actions ambitieux, de mesurer périodiquement vos performances et d'apporter des changements si nécessaire.

Voici quelques exemples d'objectifs que vous pouvez fixer pour la gestion stratégique du crédit :

• Identifier le délai moyen de recouvrement des créances dans votre secteur d'activité.
• Réduire le nombre de jours d'impayés (nombre moyen de jours pendant lesquels les factures restent impayées) à un nombre de jours X au cours d'une période donnée (les résultats de l'objectif ci-dessus peuvent vous aider à déterminer un point de référence raisonnable).
• Réduisez le nombre de créances irrécouvrables et la dépréciation annuelle.
• Comparez vos résultats avec ceux de vos homologues du secteur.
• Maintenir une saine diversification du portefeuille d'acheteurs.

Améliorez sans cesse vos procédures de contrôle du crédit client

En mettant en œuvre ces conseils et pratiques, gardez à l'esprit que la gestion du crédit n'est pas un projet ponctuel. Il s'agit d'un processus sur lequel vous devez travailler tout au long de l'année. En y parvenant, vous pouvez accélérer le paiement des factures et contribuer à optimiser le fonds de roulement de votre entreprise. Cela crée des fonds que votre entreprise peut investir dans l'avenir et prouve la valeur d'une gestion efficace du crédit pour l'ensemble de l'organisation.

Les erreurs courantes à éviter en matière de politique de contrôle du crédit

De nombreuses entreprises partent du principe que leurs clients agissent de bonne foi et paient leurs factures dès qu'elles sont reçues. Malheureusement, des études montrent que jusqu'à un tiers des entreprises paient leurs factures en retard. Bien qu'une partie de la responsabilité incombe au client, il se peut que votre entreprise commette les erreurs suivantes, qui peuvent être corrigées et qui affectent votre capacité à facturer et à percevoir les paiements.

Utiliser la même stratégie pour tous les clients

Chaque entreprise a ses propres procédures, politiques et particularités en matière de paiement. Lorsque vous commencez à travailler avec un nouveau client :

• Fixez des conditions de paiement claires et prenez le temps de comprendre comment ses procédures s'alignent sur vos attentes.
• Assurez-vous de disposer d'un accord écrit et signé qui clarifie toutes les attentes. Il sera ainsi plus difficile pour un client d'invoquer la confusion ou l'incompréhension comme excuse pour ne pas payer.
• Renseignez-vous sur les informations spécifiques à inclure ou les procédures à suivre lors de la facturation.
• Sachez à qui vous adresser en cas de retard de paiement ou d'autres problèmes.

Facturation inefficace

Si vous voulez recevoir des paiements rapidement, vous devez facturer rapidement. Idéalement, les factures devraient arriver immédiatement après la livraison, au moment où le client est le plus enclin à payer. En veillant à ce que les factures soient complètes et adressées aux bonnes parties, il sera plus difficile de les ignorer.

Gestion des paiements passifs ou antagonistes

La gestion des retards de paiement des clients peut être un exercice d'équilibre. Si vous êtes trop passif et que vous laissez passer les clients, vous perdez des revenus, vous créez un mauvais précédent et vous les encouragez à vous ignorer. Par ailleurs, le fait de facturer des frais et des intérêts de retard, d'interrompre les livraisons, d'envoyer des agents de recouvrement ou de menacer de poursuites judiciaires peut rebuter les clients et vous faire perdre leur clientèle.

Lorsque vous percevez des paiements, faites preuve d'assurance tout en restant poli. Soyez prêt à décrocher le téléphone et incluez votre équipe de vente et vos gestionnaires de comptes dans le processus. Lorsque le client paie, envoyez-lui toujours un message de remerciement pour accuser réception et maintenir une bonne relation.

Allianz Trade au Canada: Un partenaire de confiance pour la gestion du crédit client

Même une stratégie bien définie ne peut couvrir tous les risques. L'assurance-crédit peut vous aider. Allianz Trade permet à votre entreprise d'accéder aux informations les plus précises sur les clients, les prospects, les secteurs d'activité et les pays. Notre équipe d'experts assure un suivi actif de tous les comptes, une structure et une discipline pour la prise de décision en matière de crédit, des ressources pour le recouvrement et le paiement lorsque vos clients assurés ne paient pas. L'assurance-crédit élimine les incertitudes du processus de crédit de votre entreprise et vous donne la confiance nécessaire pour développer votre activité en toute sécurité, dans votre pays ou à l'étranger.

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