Des procédures de contrôle interne pour la gestion des comptes débiteurs robustes sont essentielles pour améliorer la trésorerie, garantir la fiabilité des informations financières et lutter contre les risques de fraude, d'erreur et de perte d'actifs. Les bons outils et des données claires peuvent vous aider à normaliser la création des factures, à gérer et à déclarer les comptes débiteurs, ainsi qu'à collecter et à enregistrer les paiements des factures.
Dans cet article, nous vous présentons quelques-unes des méthodes de contrôle des comptes débiteurs les plus courantes, une liste de contrôle complète des comptes débiteurs et des ressources supplémentaires pour atténuer les risques liés aux comptes débiteurs.
Qu'est-ce que la gestion des comptes clients ?
La gestion des comptes débiteurs (parfois nommé la gestion des comptes clients) désigne le processus de supervision et de traitement des fonds dus à une entreprise par ses clients. Les principaux objectifs sont d'assurer le paiement rapide des factures en souffrance, de réduire les pertes sur créances irrécouvrables, d'améliorer les relations avec les clients et de maintenir une situation financière saine.
Séparation des tâches pour la comptabilité clients
La séparation des tâches liées à la gestion des comptes clients est une méthode de contrôle interne importante. En répartissant ces tâches entre différents employés, vous pouvez augmenter le niveau surveillance et réduire les possibilités de fraude. La séparation des tâches en matière de gestion des comptes clients signifie qu'aucune personne n'est seule responsable de plus d'une des quatre fonctions principales de la gestion des comptes clients :
- La gestion des comptes débiteurs
- L'autorisation d'utiliser les reçus des comptes débiteurs
- L'enregistrement des comptes débiteurs
- La production de rapports sur les comptes débiteurs
Check-list concernant le contrôle interne des comptes débiteurs
Des politiques et des procédures bien définies, précisant qui doit assumer quelles responsabilités en matière de comptes débiteurs et comment ces responsabilités doivent être assumées, sont essentielles à l'établissement d'un contrôle interne solide des comptes débiteurs:
Réception d'un bon de commande du client
Le contrôle interne des comptes débiteurs commence souvent par la réception du bon de commande. Lorsque vous recevez le bon de commande d'un client, la meilleure pratique consiste à l'examiner pour :
- Vérifier que les prix et les conditions sont conformes au bon de commande et à la politique de l'entreprise ;
- S'assurer que la commande est autorisée par la personne appropriée;
- Examiner la cote de crédit du client avant de lui accorder un crédit commercial ;
- Vérifier le solde du compte courant par rapport aux limites de solde ; et
- Créer, autoriser et émettre la commande client.
Préparer la facture de vente
La facture de vente détaille les services ou les biens fournis au client, le montant dû et la date d'échéance du paiement. Le contrôle minutieux de ce processus comprend:
- La préparation de la facture numérotée sur un modèle de marque de l'entreprise;
- Vérifier la concordance entre les informations de la facture et celles de la commande ;
- Vérifier l'exactitude des calculs de la facture ;
- Vérifier que l'adresse du client et la personne à contacter sont correctes.
- Émettre la facture au client dans les délais.
Enregistrer le journal des ventes
Le journal des ventes fournit une vue claire de chaque transaction commerciale, détaillant les achats des clients, le crédit accordé et le paiement reçu. Un contrôle interne rigoureux des créances inclut les étapes suivantes du journal des ventes:
- L'utilisation d'une copie de la facture pour enregistrer rapidement chaque transaction dans le journal des ventes;
- Vérifier l'exactitude des écritures en les comparant aux factures ;
- Classer les copies de factures par numéro de facture ; et
- Comptabiliser les totaux du journal des ventes dans le compte de contrôle des comptes clients du grand livre.
Comptabiliser le grand livre des comptes clients
Le grand livre des comptes débiteurs est un registre de toutes les ventes à crédit effectuées par une entreprise. Comme le grand livre enregistre tous les montants des factures des clients, il fournit un aperçu clair du montant des fonds impayés. La gestion du grand livre des comptes clients est une tâche distincte du recouvrement des factures.
Les procédures de contrôle interne recommandées pour le grand livre des comptes clients sont les suivantes
- L'utilisation d'une copie de la facture afin de l'enregistrer rapidement dans le grand livre des comptes débiteurs dès qu'une facture est émise
- Examiner les écritures de journal par rapport aux factures pour s'assurer de leur exactitude ;
- Classer les copies de factures impayées par date de facturation ;
- Effectuer des contrôles aléatoires de l'activité commerciale des clients afin d'identifier toute tendance inhabituelle ;
- Examiner régulièrement les soldes créditeurs de chaque client ;
- Créer un rapport sur l'ancienneté des comptes débiteurs ;
- Examiner les soldes et signaler les comptes importants et en souffrance ;
- Enregistrer les escomptes de règlement ; et
- Reconcilier le grand livre des comptes débiteurs avec le compte de contrôle des comptes débiteurs dans le grand livre général.
Atténuer le risque lié aux comptes débiteurs externes
Les contrôles internes du flux de travail de la gestion des comptes clients sont essentiels pour éviter les erreurs qui peuvent nuire à votre situation financière. Pour plus de sécurité, l'assurance-crédit peut vous aider à mieux gérer les risques commerciaux qui échappent à votre contrôle, tels qu'une interruption du flux de trésorerie due à des retards de paiement ou au non-paiement de factures. Découvrez comment fonctionne l'assurance-crédit et comment elle peut contribuer à une gestion prudente des comptes clients. Téléchargez gratuitement notre guide de l'assurance-crédit.
