Comment recouvrer les paiements en retard et maintenir de bonnes relations avec les clients

Vous est-il déjà arrivé d'être confronté à un retard de paiement et de ne pas savoir comment gérer cette situation délicate et de maintenir une bonne relation avec vos clients ?

Même les meilleurs clients et entreprises peuvent devenir des mauvais payeurs pour toute une série de raisons, qui peuvent être indépendantes de leur volonté. Cette situation peut créer un conflit entre les clients et les fournisseurs, ce qui peut nuire à la relation commerciale et même causer un défaut de paiement.

Pour éviter que les retards de paiement ne se transforment pas en défaut de paiement, ce qui peut déboucher sur des procédures longues et coûteuses ainsi que sur la rupture des relations, vous devez:

1. Éviter d'aggraver la situation.
2. Maintenir une communication ouverte avec les clients.
3. Comprendre le point de vue du client.
4. Faire appel à un intermédiaire, comme Allianz Trade au Canada.

Étape 1 : Éviter d'aggraver la demande de paiement en retard

Restez calme. Ne mettez pas trop de pression sur votre client. Bien que vos inquiétudes soient tout à fait compréhensibles, il n'est généralement pas constructif de pousser vos clients à bout (surtout si les choses ne sont pas totalement sous leur contrôle), et cela pourrait entraîner un conflit.

Ne harcelez pas votre client. Le harcèlement consiste à appeler un client tous les matins pendant 60 jours d'affilée et à lui crier dessus. La persévérance consiste à appeler le client tous les sept à dix jours et à lui proposer des solutions pour commencer à rembourser sa dette.

N'abusez pas d'un lien émotionnel. Les paiements en retard sont plus fréquents pour les fournisseurs et les clients qui se connaissent, car le client peut en profiter. Soyez très prudent lorsque vous menacez des procédures judiciaires, car cela peut nuire à une relation à long terme.

Étape 2 : Maintenir une communication ouverte avec les clients

Le manque de communication entre le client et le fournisseur est souvent à l'origine des tensions liées aux paiements. Pour les clients, la raison la plus courante d'un retard de paiement est un problème de trésorerie, et ils adoptent souvent une position isolée à cet égard, car ils éprouvent un sentiment de honte. Les clients peuvent éviter les appels ou les rappels, pas toujours par choix délibéré, car ils ne veulent pas partager leurs problèmes de trésorerie ou les trouvent difficiles à gérer. Souvent, ils n'ont pas d'autre moyen de régler une facture conformément aux conditions initiales, et vous devez communiquer avec votre client à ce sujet.

Veillez à tout documenter. Chaque fois que vous parlez à un client au téléphone, poursuivez la conversation en envoyant un courrier électronique reprenant les détails de ce que vous avez convenu. Certifiez et copiez toutes les lettres que vous envoyez par la poste et conservez les courriers électroniques. 

Étape 3 : Comprendre le point de vue du client

Les problèmes de trésorerie, et donc les retards de paiement, peuvent être liés à toute une série de problèmes, allant des problèmes de gestion aux conditions du marché, en passant par les retards de paiement de la part d'un client. Il peut y avoir un différend légitime sur la commande, mais il n'est pas légitime de retarder le paiement intégral sans en informer le fournisseur. Pour trouver une solution aux retards de paiement, il faut en comprendre la cause profonde.

En savoir plus sur la gestion stratégique du crédit client pour les retards de paiement.

Étape 4 : Faire appel à un intermédiaire

Un intermédiaire tiers n'a pas d'attachement émotionnel à la situation, il peut donc agir calmement et de manière neutre pour trouver une solution plus rapidement. Non seulement vous gagnerez du temps et obtiendrez peut-être de meilleurs résultats, mais vous éviterez ainsi des problèmes juridiques.

Laissez Allianz Trade au Canada vous aider à entretenir de bonnes relations avec vos clients

Un intermédiaire comme Allianz Trade au Canada peut faire preuve d'ouverture et écouter le client pour identifier la source du problème. Les agents de recouvrement expliquent qu'ils sont là pour trouver une solution, qu'ils expliquent la position du fournisseur et qu'ils n'ont pas l'intention d'agir en tant que banque du client. Les clients comprennent ces arguments et ne font pas les mêmes promesses à un intermédiaire qu'à un fournisseur qu'ils connaissent, surtout lorsque l'intermédiaire a la taille d'Allianz Trade.

Le tiers est là pour trouver une solution amiable avec une préférence pour la négociation à l'amiable, ce qui est bénéfique à la fois pour l'encaissement et pour le maintien de la relation commerciale. Il est là pour trouver des solutions gagnant-gagnant ; par exemple, les litiges peuvent être enregistrés et rapportés au fournisseur et les problèmes de trésorerie peuvent être planifiés dans des proportions raisonnables.

Les retards de paiement des clients ne doivent pas nécessairement signifier la fin de vos finances ou de votre relation. Ces quelques étapes simples peuvent vous aider à trouver une solution de paiement et à maintenir une bonne relation avec vos clients.