En kunde har ikke betalt fakturaen sin. Har det skjedd en feil? Er det en forglemmelse? Er det riktig å gi dem litt ekstra tid?
Det å glemme å betale en faktura kan skje den beste, men hvis det først skjer, bør du reagere kjapt for å minne kunden på å betale.
Hvis det bare var en feil, får du pengene med det samme. Hvis du ikke får pengene og kunden ikke reagerer, kan det være et tegn på at kunden har økonomiske problemer.
Da gjelder det å handle proaktivt, uten tvil.
Ubetalte fakturaer kan være alvorlig for bedriften din, dersom situasjonen ikke håndteres riktig. Det kan påvirke bedriftens likviditet, omsetning og kredittvurdering, og kan i verste fall gi bedriften din et dårlig omdømme.
Hvis ikke betalingsfristen overholdes, kan du eventuelt begynne med å ringe. Det er mer personlig enn å sende en e-post. Det kan jo hende at det er en god grunn til at kunden har oversett fakturaen din eller ventet med å betale den. Kanskje det er snakk om en reklamasjon, for eksempel.
Les også: Hva gjør jeg når kundene ikke betaler?
Vis kunden at du følger opp
Hvis du blir avspist med et «ja, det skal vi nok ordne», bør du gi kunden en liten uke til, før du så sender en purring. Husk å gjøre kunden oppmerksom på at fakturaen fortsatt ikke er betalt, til tross for påminnelsen du ga over telefon. Det gir kunden en følelse av at du holder nøye øye med betalingen – og det er nettopp det som er meningen.
I praksis viser det seg at kundens betalingsadferd bare blir dårligere hvis man ikke følger opp betaling av fakturaer nøye. Da kan siste utvei bli å sende fakturaen til inkasso. Du bør derfor ikke nøle med å ta saken i egne hender.
“I de fleste tilfeller er det en grunn til at regningen ikke har blitt betalt. Kanskje den ikke har kommet frem til riktig person, eller det kan ha oppstått en situasjon som har forsinket betalingen. En påminnelse, enten per telefon eller på e-post, kan i mange tilfeller oppklare situasjonen raskt. Hvis man holder tonen vennlig vil mange bedrifter anse det som god service at man tar kontakt for å avklare situasjonen. Mange bedrifter nøler for lenge med å ta kontakt, og da går de kanskje plutselig rett til å sende en formell purring sent i prosessen. Det er ikke konstruktivt for det videre samarbeidet med kunden, dersom det viser seg at det er en naturlig forklaring på at regningen ikke ble betalt i første omgang. Om regningen ikke blir betalt etter at bedriften har fått en påminnelse, bør man selvsagt sende en purring med én gang,” sier Heikki Näreaho, Key Account Manager i Allianz Trade.
