L’encours fournisseur regroupe l’ensemble des dettes d’une entreprise auprès de ses différents fournisseurs. Concrètement, dès que l’entreprise passe commande à crédit auprès de l’un de ses fournisseurs et que ce dernier remplit ses obligations, un encours négatif est créé. Il s’inscrit donc au passif de l’entreprise. Seul le paiement de cette créance peut équilibrer la balance du compte.
L’encours fournisseur ne renseigne pas sur le détail des dettes, mais sur le niveau d’endettement de l’entreprise auprès de ses fournisseurs à l’instant T. Il totalise la somme globale à régler, exprimé par ses factures en attente de paiement.
C’est une notion essentielle en comptabilité, car le montant de l’encours fournisseur renseigne sur la situation des créances dues par la société.
Bon à savoir : Pour calculer son encours fournisseur, il faut partir du total de la dette fournisseurs et enlever les avances et acomptes versés au moment de la commande.
L’encours fournisseur se compose des comptes des fournisseurs d’un côté, et des charges à payer de l’autre côté.
Ils correspondent aux montants dus aux fournisseurs en contrepartie des biens ou des services livrés. Les biens et les services reçus, assortis de leurs coûts d’acquisition, doivent être détaillés sur la facture envoyée par le fournisseur.
Elles correspondent aux obligations liées à des biens ou des services reçus, mais qui n’ont pas encore fait l’objet d’une facture par le fournisseur. Cela peut arriver en fin d’exercice comptable, lorsque les rémunérations dues aux salariés ne sont pas encore exigibles puisque la date de clôture est antérieure à la date de la paie.
Concrètement, dès que l’entreprise passe commande à crédit auprès de l’un de ses fournisseurs et que ce dernier remplit ses obligations, un encours négatif est créé. Il s’inscrit donc au passif de l’entreprise. Seul le paiement de cette créance peut équilibrer la balance du compte. Logiquement, plus l’encours est élevé, plus l’entreprise est endettée.
Avoir des dettes et payer en différé est monnaie courante pour une entreprise. Mais si l’endettement de l’entreprise augmente de façon croissante, cela peut nuire au bon développement, voire à la survie de l’entreprise.
L’intelligence artificielle permet d’améliorer le suivi des dates clés de paiement de ses factures clients et fournisseurs, sans erreur, par le biais de logiciels de contract management. Parfois, grâce à l’IA, il est même possible d’automatiser les process de gestion des encours.
Bon à savoir : La dette fournisseurs à un instant T doit être présentée et gérée selon les dates d’échéance de règlements.
C’est au service comptable qu’il incombe de surveiller que l’encours fournisseur n’est pas trop grand, et surtout qu’il ne dépasse pas l’encours client.
En effet, bien gérer sa trésorerie est clé pour maintenir son besoin en fonds de roulement à un niveau acceptable. Le suivi des encours et des ratios de rotation sont des actions essentielles à réaliser dans le cadre de la gestion comptable.
Le taux de rotation du crédit fournisseurs notamment exprime le temps moyen mis par l’entreprise pour régler ses dettes fournisseurs. Un délai moyen de paiement court est évidemment apprécié des fournisseurs. Néanmoins, payer ses fournisseurs trop vite peut entraîner des difficultés de trésorerie. Le mieux est donc de respecter les délais prévus et de payer ses fournisseurs à la date d’échéance, ce qui permet normalement d’avoir le temps suffisant pour encaisser des ventes auprès de ses clients et regonfler sa trésorerie, pour régler plus tranquillement ses encours fournisseur.
Afin d’éviter qu’un impayé ou qu’un client défaillant vienne mettre à mal cet ajustement temporel, Il vaut mieux être couvert par une assurance-crédit. Ainsi, c’est l’assureur qui se chargera d’effectuer le recouvrement et d’indemniser l’entreprise, lui permettant de régler ses fournisseurs dans les temps convenus et d’éviter des indemnités ou pénalités de retard.
