Qu’est-ce qu’une balance âgée ?
La balance âgée est un document qui synthétise tous les comptes clients et fournisseurs non soldés, en les ventilant par date d’ancienneté. Elle permet au directeur financier ou au comptable de mieux suivre la trésorerie de l'entreprise. Les règlements reçus sont mis en regard des factures émises afin de détecter les erreurs de saisie. Les retards de paiement sont immédiatement visibles, ce qui permet des recouvrements réactifs. Enfin, les factures sont payées aux fournisseurs en surveillant l’échéance de règlement prévu.
Bon à savoir : la balance âgée est un document fréquemment exigé pour pouvoir établir un contrat d' affacturage ou d' assurance-crédit. Il peut donc être utile de préparer ce document à l’avance.
Quelle est la différence entre la balance générale et la balance âgée ?
La balance comptable générale est un document non obligatoire qui donne une vision synthétique de l’ensemble des comptes faisant partie du plan comptable de l’entreprise, avec leur solde. En règle générale, cette balance est équilibrée (colonne débits = colonne crédits), ce qui permet de détecter assez vite les soldes anormaux, liés à une erreur d’imputation comptable par exemple. Elle permet également d’étudier les variations des différents postes d’une période à l’autre et de lancer si besoin des actions correctives.
La balance âgée, elle, ne recense que les comptes de tiers (créances clients et dettes fournisseurs). Mais la balance âgée ajoute une précision complémentaire à la balance générale, en mentionnant à côté des montants des créances la date d’exigibilité et l’échéance des factures (en nombre de jours).
Comment éditer une balance âgée ?
La balance âgée se présente sous la forme d’un tableau à deux entrées : balance âgée clients / balance âgée fournisseurs. Les créances clients y sont classées par client et par ancienneté, selon le montant de leur retard de paiement. Les dettes fournisseurs sont classées par date de règlement prévisionnel.
Les éléments suivants doivent apparaître :
- Dénomination du tiers ;
- Numéro de compte ;
- Montant concerné ;
- Ventilation des sommes par date d'échéance.
Dans la balance âgée clients, cette ventilation précise pour chaque client les créances échues et les créances à échoir à moins de 30 jours, moins de 60 jours et plus de 60 jours. Ce qui permet de faire ressortir tous les règlements attendus et leur niveau de retard. Les relances s’en trouvent facilitées.
Dans la balance âgée fournisseurs, cette ventilation présente pour chaque fournisseur les dettes échues et à échoir à moins de 30 jours, moins de 60 jours et plus de 60 jours. Ce qui permet de rendre bien visibles les factures qui restent à payer.
Bon à savoir : de nombreux outils informatiques de facturation ou de comptabilité permettent d’éditer facilement et rapidement la balance âgée. Une condition est d’avoir achevé la saisie des relevés bancaires et d’avoir bien indiqué, lors de la saisie comptable des factures, la date d’échéance à laquelle elles doivent être réglées (et pas leur date d’émission), en prenant en compte les délais de paiement accordés.
Comment interpréter la balance âgée ?
L’interprétation de la balance âgée se fait au travers des deux soldes clients et fournisseurs, qui fournissent des données qualitatives et quantitatives sur les prévisions d’évolution de la trésorerie d’une entreprise.
Au niveau des créances clients non échues, il faut faire attention aux litiges éventuels avec les débiteurs, en pratiquant une relance préventive de ces créances.
Au niveau des factures échues, il faut réaliser le plus tôt possible des relances, d’abord amiables puis éventuellement en lançant un processus de recouvrement par voie judiciaire. Concernant les mauvais payeurs qui ont des factures en souffrance, il est important de se rapprocher du service recouvrement et commercial pour décider d’une stratégie adaptée à chaque client : refus de futurs engagements, annulation des commandes en cours…
Globalement, la balance âgée clients permet à la société d’être alertée sur ses manquements en termes de relance des créances et de sélection financière de ses clients. Une bonne interprétation de la balance âgée est donc un outil de pilotage qui peut orienter le plan de trésorerie et le plan de financement de l’entreprise.
